Ihre Ansprechpartner
Allgemeine Informationen zum Arbeitgeber-Portal
Im Arbeitgeber-Portal lassen sich Verträge der betrieblichen Vorsorge einfach und effizient online verwalten und das bei voller Transparenz in allen Vorgängen und Prozessen.
Zielgruppe Arbeitgeber-Portal:
Das Arbeitgeber-Portal bietet sich deshalb insbesondere für Firmenkunden an, die einen größeren Bestand an Verträgen verwalten müssen.
Somit können Firmenkunden, die entweder einen Gruppenvertrag mit mindestens 10 Risiken in der bAV, einen Gruppenvertrag in der bKV oder einen Gruppenvertrag Zeitwertkonten mit Garantie abgeschlossen haben, einen Zugang zum FirmenOnline-Arbeitgeber-Portal beantragen.
Arbeitgeber, die nur bAV-Einzelrisiken oder bAV-Verbands- / Rahmenverträge in ihrem Bestand haben, können FirmenOnline nicht nutzen.
Basisschulung für das Arbeitgeber-Portal in der bAV:
In dieser Schulung zeigen wir Ihnen die praktische Anwendung des Arbeitgeberportals – von der Freischaltung, über die Neuanmeldung bis hin zu den Bestandsservices.
Onlineschulung von 09.2020 (Achtung lange Ladezeit)
Die Anmeldung im Portal erfolgt über Zugangskennung (IZN) und Passwort. Anstelle der Zugangskennung kann später auch ein eigener Benutzername vergeben werden.
Wurde das Passwort vergessen, kann auf der Login-Seite ein neues Passwort angefordert werden. Der Anwender erhält dann eine Mail mit einem Link, über welchen er sich ein neues Passwort vergeben kann. Damit ist der Kunde bereits in wenigen Minuten wieder in der Lage, sich in FirmenOnline anzumelden.
Auch vergessene Zugangsdaten (Benutzername oder die Zugangskennung) können über die Login-Seite neu beantragt werden.
Wer darf Berechtigungen zur Nutzung von FirmenOnline erteilen?
Berechtigungen zur Nutzung von FirmenOnline kann nur der Firmenkunde erteilen.
Besonderheit bei Maklern: Ein Makler kann sich selbst für FirmenOnline berechtigen, sofern er über eine Maklervollmacht verfügt. Dazu reicht er uns den Freischaltungsantrag in Verbindung mit der ein. Er kann mit der Ergänzungsvereinbarung für Makler jedoch keine „firmeneigenen Mitarbeiter“ des Versicherungsnehmers berechtigen. Hierfür wird die Zustimmung des Firmenkunden benötigt.
Wer kann berechtigt werden?
Mögliche Berechtigte sind z. B. HR-Mitarbeiter bzw. Personaler, Vermittler, Steuerberater oder Allianz-Spezialisten.
Wie erfolgt die Vergabe und Löschung von Berechtigungen?
Berechtigungen auf bAV- und bKV-Verträge für den FirmenAdmin und die Vermittler werden im Rahmen der digitalen Freischaltung unterhttps://www.firmenonline.de/freischaltung.html vergeben. Wenn im Nachgang weitere firmeninterne Mitarbeiter freigeschaltet werden sollen, können diese im Admin-Bereich durch den FirmenAdmin oder einen Admin freigeschaltet werden. Im Admin-Bereich können Berechtigungen auch geändert oder gelöscht werden.
Folgende Berechtigungen stehen zur Verfügung:
- Bestand lesen
- Bestand ändern
- Berechnen (nur für bAV-Verträge möglich)
- Mitarbeiter anmelden
- Abrechnung lesen
Durch die Einführung des sog. FirmenAdministrators (FirmenAdmin) wird es übergangsweise zwei Freischaltungsanträge zur Freischaltung von Nutzern und Verträgen geben:
In dieser Präsentation erfahren Sie, wann Sie welchen Freischaltungsantrag für eine Freischaltung verwenden müssen. Weitere Informationen zum FirmenAdmin und dem damit verbundenen Freischaltungsprozess erhalten Sie in der Rubrik „FirmenAdmin“ (insbesondere im Webinar) weiter unten.
Ablauf einer Freischaltung über den Freischaltungsantrag:
- Unter https://www.firmenonline.de/freischaltung.html der passende Antrag zur Freischaltung befüllt. Für den Versand der Zugangskennung kann direkt im Freischaltungsantrag gewählt werden, ob diese per Brief oder per SMS verschickt werden sollen. Am Ende des Prozesses muss der Freischaltungsantrag von einer zeichnungsberechtigten Person1 unterschrieben werden. Die Unterschrift kann digital erfolgen. Möglich ist:
· Einfache elektronische Signatur (eingescannte Signatur)
· Fortgeschrittene Signatur (biometrisch)
· Qualifizierte Signatur durch Drittanbieter (Adobe Sign/ DocuSign) - Der unterschriebene Antrag wird per E-Mail an kontakt@firmenonline.de oder per Post an die (im Freischaltungsantrag) aufgedruckte Adresse versendet.
- Nach Eingang und erfolgreicher Prüfung des Freischaltungsantrags im Service-Center und im Betriebsgebiet wird der Versand der Zugangsdaten an die Nutzer veranlasst. Die Zugangskennung wird, je nach Auswahl im Freischaltungsantrag, per Brief oder SMS verschickt. Parallel zur Zugangskennung erhält der Anwender eine E-Mail mit einem Link zur Passwort-Vergabe. Nach Erhalt der Zugangsdaten kann er sich in FirmenOnline einloggen.
Achtung: Beim Login in das Arbeitgeber-Portal ist es möglich, dass noch nicht alle angegebenen Gruppenverträge sichtbar sind. Das bedeutet, dass die fehlenden Gruppenverträge und Personengruppen noch im Betriebsgebiet angelegt werden müssen oder in Prüfung sind. - Sobald der eingereichte Freischaltungsantrag vollständig bearbeitet wurde, erhalten der angegebene Ansprechpartner und alle Nutzer eine Abschlussmail. (Beispielmail: an Ansprechpartner, an Nutzer).
(1) Eine "Zeichnungberechtigte Person" (Prokurist / Geschäftsführung / Vorstand) ist für die im Freischaltungsantrag genannten Firmen (Versicherungsnehmer) beauftragt und bevollmächtigt, Erklärungen im Namen und mit Wirkung gegenüber dem Versicherungsunternehmen abzugeben. Der Nutzer sendet den unterschriebenen Antrag per E-Mail an kontakt@firmenonline.de.
Tipp: Falls Sie einen Freischaltungsantrag (vorab) ausfüllen möchten, können Sie mithilfe der nachstehenden Checklisten sehen, welche Angaben im Antrag erforderlich sind.
- Checkliste „Freischaltungsantrag für den FirmenAdmin und weiterer Personen“
- Checkliste „Freischaltungsantrag für Vermittler“
Ablauf der Freischaltung eines neuen bAV-Gruppenvertrags über die Antragsformulare GV210/GV200:
Bei Abschluss eines neuen bAV-Gruppenvertrags kann FirmenOnline mit vereinbart werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Kombinierte und zeitgleiche Beantragung über die Antragsformulare GV210/GV2001
- Der Freischaltungsantrag wird direkt über den im GV210/2001 hinterlegten Link aufgerufen und generiert. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall im Freischaltprozess lediglich „neuer Vertrag“ angeklickt werden darf!
- Die erzeugte Antrags-ID, welche auf dem Freischaltungsantrag zu finden ist, muss im GV210/2001 angegeben werden.
- Nachdem beide Dokumente vollständig ausgefüllt wurden, können sie über das LSZ an das Betriebsgebiet weitergeleitet werden. Ein Versand des Freischaltungsantrages an das Service-Center ( kontakt@firmenonline.de) ist in diesem Fall nicht nötig.
- Nach Eingang und erfolgreicher Prüfung des GV210/2001 und des Freischaltungsantrags im Betriebsgebiet werden der Freischaltungsantrag und die neue Gruppenvertragsnummer an das Service-Center weitergeleitet.
- Das Service-Center schaltet den Gruppenvertrag frei und veranlasst den Versand der Zugangsdaten an die Nutzer. Der Anwender erhält dann eine E-Mail mit einem Link zur Passwort-Vergabe. Parallel dazu erhält er seine Zugangskennung per Post oder SMS (je nachdem welche Versandoption gewählt wurde). Nach Erhalt der Zugangsdaten ist ein Login in das Arbeitgeber-Portal möglich.
- Sobald der eingereichte Freischaltungsantrag vollständig bearbeitet wurde, erhalten der angegebene Ansprechpartner und alle Nutzer eine Abschlussmail. (Beispielmail: an Ansprechpartner , an Nutzer )
Möglichkeit 2: Versand des Einrichtungslinks für FirmenOnline an zwei Ansprechpartner
- Im GV210/GV2001 wird jeweils der Ansprechpartner des Unternehmens sowie der Vermittler mit Name und E-Mail-Adresse eingetragen.
- Die im GV200/210-Antrag genannte Person erhält eine E-Mail von Betrieb mit Link zur digitalen Freischaltung. (Beispielmails: an Vermittler , an Versicherungsnehmer )
- Das GV210/GV2001 wird an das Betriebsgebiet weitergeleitet.
- Die weiteren Schritte erfolgen analog der Freischaltung eines bestehenden Gruppenvertrags (siehe oben).
Besonderer Hinweis zur Ergänzungsvereinbarung für Makler:
Sofern eine Maklervollmacht vorliegt, kann der Freischaltungsantrag für Vermittler auch vom Maklerhaus unterzeichnet werden. Bitte reichen Sie hierfür sowohl den Freischaltungsantrag für Vermittler als auch die für Makler im Service Center ein (an kontakt@firmenonline.de).
Bitte beachten Sie, dass über die Maklervollmacht ausschließlich Mitarbeiter des Maklerhauses freigeschaltet werden können.
Eine Freischaltung von firmeneigenen Mitarbeitern oder anderen Dienstleistern (z.B. Steuerberater) des Firmenkunden darf nur durch den Firmenkunden beantragt werden.
Mit der Einführung des sogenannten FirmenAdministrators (FirmenAdmin) können firmeninterne Mitarbeiter direkt im Portal freigeschaltet und die Vertragsrechte von Nutzern verwaltet werden – und das ganz einfach und volldigital im Admin-Bereich des Arbeitgeber-Portals. Detailliertere Informationen zum FirmenAdmin und zur Nutzung im Arbeitgeber-Portal erhalten Sie in dieser Präsentation.
Webinar: Einführung des FirmenAdmins
In diesem Webinar zur Einführung des FirmenAdmins erfahren Sie mehr über das Konzept des FirmenAdmins. Außerdem wird über eine Live-Demo aufgezeigt, welche Möglichkeiten der Administrations-Bereich im Arbeitgeber-Portal bietet und wie der aktuelle Freischaltungsprozess aussieht.
(Hinweis: Die Vorstellung des FirmenAdmins beginnt bei ca. 10:40 min.)
Das FirmenOnline-Arbeitgeber-Portal steht in den Portalausprägungen Allianz (Hinweis: für bKV-Verträge immer Allianz als Ausprägung wählen), MetallRente, Presse, KlinikRente und Chemie zur Verfügung.
Nutzer, die eine bAV-Lösung über MetallRente, Presse, Klinikrente oder Chemie abgeschlossen haben, müssen sich auf der Login-Seite unter der jeweiligen Portalausprägung anmelden, um ihre Verträge sehen zu können.
Nutzer, die eine bAV-Lösung über MetallRente, Presse, Klinikrente oder Chemie abgeschlossen haben, müssen sich auf der Login-Seite unter der jeweiligen Portalausprägung anmelden, um ihre Verträge sehen zu können.
Im Auftragsbuch kann jeder Nutzer die abgesendeten Aufträge zu den berechtigten Gruppenverträgen aus den letzten 60 Monaten einsehen. Die Anzeige orientiert sich dabei an den Berechtigungen des Nutzers. Hat der Nutzer z. B. nur das Recht, Neuanmeldungen durchzuführen, werden im Auftragsbuch nur Aufträge zu Neuanmeldungen angezeigt. Hat der Nutzer zusätzlich das Recht, den Bestand zu verwalten, so sieht er im Auftragungsbuch auch Aufträge zu Bestandsänderungen.
Die Account-Verwaltung des Arbeitgeber-Portals besteht aus den Reitern:
- Eigene Vertragsrechte
- Persönliche Daten
- Nutzer & Verträge
- Letzte Änderungen
Eigene Vertragsrechte
Über den Reiter „Eigene Vertragsrechte“ kann der Nutzer alle freigeschalteten Verträge inklusive der dazugehörigen Vertragsrechte einsehen.
Persönliche Daten
Hier kann jeder Nutzer seine persönlichen Daten einsehen und ändern, wie zum Beispiel Benutzername, Mail-Adresse oder Postanschrift der Firma. Die Änderungen müssen aus Sicherheitsgründen mit Eingabe des Passworts bestätigt werden. Außerdem hat der Nutzer hier die Möglichkeit, sein Passwort zu ändern oder seinen Account zu löschen.
Nutzer & Verträge und Letzte Änderungen
Die beiden Reiter bilden den Admin-Bereich und sind nur sichtbar für Nutzer die zum FirmenAdmin oder Admin berechtigt wurden. Weitere Informationen zum Admin-Bereich finden Sie unter der Rubrik „Freischaltung“
FirmenOnline erfüllt die hohen Standards der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Selbstverständlich verschlüsseln wir unsere Kommunikation sowohl zwischen den Endgeräten der Nutzer, als auch innerhalb unserer internen Systemumgebung.
Insbesondere für die oben genannten Vorgänge setzen wir eine Transport-Layer-Verschlüsselung (TLS) ein, die mit dem Standard TLS1.2 industrieweit genormt ist. Diese Verschlüsselung kommt zu jedem Zeitpunkt bei der Nutzung unserer Arbeitgeber-Portale zum Einsatz.
Darüber hinaus wird durch unser zentrales Autorisierungs- und Authentifizierungssystem sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer auf unsere FirmenOnline-Plattform und damit auf die für die jeweiligen Geschäftsvorfälle notwendigen Daten zugreifen können.
Über den Anmeldeprozess wird die Identität des Benutzers sichergestellt. Dies geschieht durch die Authentifizierung mittels Benutzerkennung und Passwort.
Selbstverständlich verschlüsseln wir unsere Kommunikation sowohl zwischen den Endgeräten der Nutzer, als auch innerhalb unserer internen Systemumgebung.
Insbesondere für die oben genannten Vorgänge setzen wir eine Transport-Layer-Verschlüsselung (TLS) ein, die mit dem Standard TLS1.2 industrieweit genormt ist. Diese Verschlüsselung kommt zu jedem Zeitpunkt bei der Nutzung unserer Arbeitgeber-Portale zum Einsatz.
Darüber hinaus wird durch unser zentrales Autorisierungs- und Authentifizierungssystem sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer auf unsere FirmenOnline-Plattform und damit auf die für die jeweiligen Geschäftsvorfälle notwendigen Daten zugreifen können.
Über den Anmeldeprozess wird die Identität des Benutzers sichergestellt. Dies geschieht durch die Authentifizierung mittels Benutzerkennung und Passwort.
Informationen zum Arbeitgeber-Portal in der bAV
Erfahren Sie hier, welche Funktionen das Arbeitgeber-Portal für bAV-Verträge bietet.
Folgende Services stehen zur Verfügung.
Allgemeine Services:
- Bestandsübersicht der freigeschalten Einzelverträge und Gruppenverträge (alle Durchführungswege und Zeitwertkonten).
- Such- und Filterfunktion im Bestand in der Bestandsübersicht für Einzelverträge.
- Konfigurations- und Exportmöglichkeit der Bestandsübersicht.
- Leistungsdaten (z. B. Erlebensfall- und Todesfallleistungen inkl. Überschussbeteiligung) und Anlassdokumentation (Änderungen am Vertrag) der Einzelverträge (ACHTUNG: derzeit ausschließlich für Leben-Verträge im Altsystem (Versicherungsdatenbank) verfügbar).
Bestandsänderungsservices für Einzelverträge:
- Personendaten ändern.
- Personalnummer ändern.
- Mitarbeiter abmelden. Siehe hierzu auch weitere Informationen im Foliensatz FirmenOnline 2.0 – Mitarbeiter abmelden.
- Beitrag ändern (nur bei aktiven Verträgen mit laufendem Beitrag).
- Beitragszahlung wieder aufnehmen (nur bei beitragsfreien Verträgen).
- Einmalig zuzahlen.
- Variabler Einmalbeitrag (nur sofern es sich um einen Tarif mit VarEB Zahlung handelt).
- Sonstiger Auftrag.
Bestandsänderungsservices für Gruppenverträge:
- Sonstiger Auftrag.
- Standmitteilungen: Verteilung bestätigen.
Listenmeldungen können für die Auftragsarten
- Einmalige Zuzahlung,
- Beitragsänderung (Erhöhung/Freistellung/Reduzierung),
- Personalnummeränderung,
- und Variabler Einmalbeitrag (auch für die Beitragsmeldung zu Zeitkontenverträgen)
übermittelt werden.
Für die o.g. Auftragsarten stehen Excel-Vorlagen zur Verfügung, die dann als CSV-Datei gespeichert und eingelesen werden können.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die von uns zur Verfügung gestellte Vorlage verwenden. Aktivieren Sie die Inhalte und Makros in der Vorlage. Generieren Sie die CSV-Datei, indem Sie den in der Vorlage vorhandenen Button "Speichern im CSV-Format" verwenden.
Derzeit ist noch keine Listenmeldung für Verträge im neuen Verwaltungssystem ABS möglich.
Die Funktion „Vertragsimport“ steht zur Einführung bereits freigeschalteten Nutzern in FirmenOnline zur Beantragung zur Verfügung. Besteht noch kein Zugang zu FirmenOnline, muss dieser wie üblich vorab eingerichtet werden.
Was die neue Funktion „Vertragsimport“ bietet:
- Basisdaten-Uploadfunktion für Verträge weiterer Versicherer
- Ansicht von Verträgen weiterer Anbieter in der Bestandsübersicht – alles auf einen Blick
- Aktualisierung durch erneuten Upload
Wie die neue Funktion freigeschaltet wird, sehen Sie in diesem Video.
Der Vertragsimport kann über einen neuen Button im Menüpunkt „Bestandsübersicht“ beantragt werden. Benötigt wird ein Datenschutzvertrag und die Freischaltung der berechtigten Personen. Beide Dokumente werden nach Eingabe weniger Daten im Portal erzeugt und müssen dann – wie auch der Freischaltantrag - ausgedruckt, unterschrieben, abgestempelt und per Mail (kontakt@firmenonline.de) oder Papier (Allianz Deutschland AG, FirmenOnline, 10900 Berlin) an FirmenOnline geschickt werden.
Der Datenschutzvertrag muss mit dem Versicherungsnehmer (Arbeitgeber) der Verträge bei weiteren Versicherern geschlossen werden.
Nutzer der Funktion „Vertragsimport“ erhalten nach der Freischaltung eine sogenannte Vertragsgruppe. Diese Vertragsgruppe bildet den Rahmen für alle Verträge weiterer Versicherer - ähnlich wie bei einem Gruppenvertrag. Nur so können diese Verträge in der Bestandsübersicht angezeigt und Berechtigungen für deren Verwaltung vergeben werden.. Unter der Vertragsgruppe können dann die Vertragsdaten weiterer Versicherer in die Bestandsübersicht importiert werden.
Bei der Beantragung legt der Arbeitgeber fest, wer die Funktion Vertragsimport nutzen kann. Hierbei kann unterschieden werden, wer Daten importieren und wer diese nur einsehen kann.
Wie für alle anderen Funktionalitäten auch, kann der Arbeitgeber auch den Vermittler für diese Funktion berechtigen.
Folgende Berechtigungen sind in der Vertragsgruppe möglich:
- Lesen: Mit dieser Berechtigung können importierte Vertragsdaten eingesehen werden.
- Ändern: Mit dem Recht „Daten ändern“ steht zusätzlich die Funktion „Verträge importieren“ zur Verfügung.
Wie der Vertragsimport funktioniert, sehen Sie in diesem Erklärvideo.
Nach erfolgreicher Freischaltung steht in der Bestandsübersicht ein neuer Button „Verträge weiterer Versicherer“ mit der Aktion „Verträge importieren zur Verfügung“
Der Vertragsimport erfolgt dabei ganz einfach mit Hilfe einer Excel-Vorlage , die der Arbeitgeber befüllen muss. Der einfachste Weg dafür ist die Erstellung eins Abzugs aus dem Personalabrechnungssystem mit allen Mitarbeitern, die eine betriebliche Altersvorsorge bei einem weiteren Versicherer haben, Diese Informationen können dann in die Excel-Vorlage übernommen und dann importiert werden.
Für die Aktualisierung der Vertragsdaten ist es erforderlich, dass die bereits importierte Excel-Datei durch eine aktualisierte Excel-Datei ersetzt wird. Dies kann wiederum über die Funktion „Verträge importieren“ vorgenommen werden.
Einen Schulungsfoliensatz finden Sie hier .
Ausführliche Erläuterungen finden Sie in der Aufzeichnung unserer Onlineschulung.
Welche Vorteile bieten die FirmenOnline Services?
- Vertragsänderungen für Verträge weiterer Versicherer mit wenigen Klicks
- Automatische Ergänzung und Aktualisierung der importierten Daten
- Verwaltung des kompletten bAV-Bestandes über eine Plattform
- Bessere Identifikation von Neugeschäftsmöglichkeiten durch die bAV-Gesamtsicht des Unternehmens
- Wettbewerbsvorteile
- Schriftwechsel zum Versicherer läuft über Caldera, wird digitalisiert und zum Download bereit gestellt
Wer kann die neuen FirmenOnline Services nutzen?
Die FirmenOnline Services für VwV können von bereits freigeschalteten Nutzern im Portal direkt beantragt werden. Um die Services nutzen zu können, muss zwingend auch die erste Stufe „Vertragsimport“ aktiviert und genutzt werden.
Wie wird die neue Funktion gebucht und freigeschaltet?
Der Arbeitgeber importiert die Verträge weiterer Versicherer per Excel eigenständig und kostenfrei in die FirmenOnline Bestandsübersicht (Vertragsimport).
Erläuterungen finden Sie in diesem Erklärvideo
.
Nach dem Vertragsimport finden Sie dann die Aktion „FirmenOnline Services verwalten“ in der Bestandsübersicht, über die Sie das Buchungsportal aufrufen können.
Im Buchungsportal, das ausschließlich über FirmenOnline erreicht werden kann, werden alle relevanten Buchungsdaten erfasst und die erforderlichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und unserem Kooperationspartner, der Caldera Service GmbH, vollständig digital getroffen. Muster zu den Vereinbarungen finden Sie hier:
Ergänzungsvereinbarung Einführungsphase
Den Vertrags- und Datenservice dürfen wir als Allianz Leben nicht selbst übernehmen. Daher wird die Caldera Service GmbH eingesetzt.
Wichtiger Hinweis:
Die Buchung kann nur von einer zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens vorgenommen werden.
Welche Kosten entstehen für die FirmenOnline Services?
Die Vergütung beträgt pauschal 2,50 EUR pro Vertrag und Monat zzgl. MwSt und wird von der Caldera Service GmbH in Rechnung gestellt. Die Vergütung fällt ausschließlich für Verträge weiterer Versicherer an, Allianz Verträge bleiben natürlich kostenfrei.
Die Vereinbarung ist monatlich kündbar. Eine Pausierung ist möglich: im gewünschten Zeitraum fallen dann keine Kosten an und die Funktionalität wird inaktiv gestellt.
Wie funktioniert der Vertrags- und Datenservice?
Die Caldera Service GmbH übernimmt und überwacht die Umsetzung der Änderungsaufträge des Nutzers. Zusätzlich reichert sie die Vertragsdaten um weitere Informationen an, die sie bei den anderen Versicherern anfragt. (z.B. garantierten Leistungen, Tarife etc.)
Welche verkaufsunterstützenden Maßnahmen stehen zur Verfügung?
Vermittler- und Vermarktungsfoliensatz
Spezialistenfoliensatz
und der Podcast mit Axel-Robert Müller zu Verträgen weiterer Versicherer.
Einzelanmeldung
Mit der Einzelanmeldung können Sie
- für einzelne Arbeitnehmer einen Vorschlag erstellen und
- einzelne Arbeitnehmer neu anmelden.
Bei der Einzelanmeldung werden dem Nutzer in der Vertragsauswahl alle Verträge und Personengruppen zur Auswahl angezeigt. Die Anzahl der angezeigten Verträge / Personengruppen ist dabei nicht begrenzt. Damit liegen der Vorschlagserstellung und Anmeldung immer die firmenspezifisch vereinbarten Tarife und Konditionen zugrunde.
Die Neuanmeldung wird stetig erweitert. Seit Mai 2020 haben Sie die Möglichkeit SBV und EBV-Versorgungen über FONL anzumelden. Sie können sowohl unter Vorgabe des Beitrags, als auch der garantierten Berufsunfähigkeitsrente, tarifieren.
Praxistipp für den gleichzeitigen Abschluss von Altersvorsorge und EBV:
Aktuell ist die gleichzeitige Neuanmeldung des Referenzvertrags (z. B. Altersvorsorgevertrag) und einer EBV nicht möglich, da bei der EBV die Versicherungsnummer des Referenzvertrags angegeben werden muss, welche im Normalfall erst am nächsten Tag zur Verfügung steht (die Angabe der Antragsnummer ist nicht möglich). Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor: Führen Sie zunächst die Neuanmeldung des Referenzvertrags (z. B. Altersvorsorgevertrags) durch und am Folgetag die Neuanmeldung der EBV mit der dann verfügbaren Versicherungsnummer. Diese Problematik löst sich mit dem Übergang des Neugeschäfts auf ABS auf.
Am 08.07.2020 haben wir eine InvestFlex Lösung mit den gängigsten Fonds eingeführt. Das Vorsorgekonzept InvestFlex als „Light“-Variante, sprich mit einer reduzierten Fondspalette (inkl. einiger InvestFlex Green Fonds), verfügbar. Können zu einem Vertrag mit InvestFlex über FirmenOnline keine Neuanmeldungen durchgeführt werden, wird dies in der Vertragsauswahl angezeigt. Über die Listenanmeldung können bis auf Weiteres keine Neuanmeldungen mit dem Vorsorgekonzept InvestFlex vorgenommen werden. Details zur InvestFlex Light Lösung finden Sie in der Übersicht Was beinhaltet die InvestFlex Light Lösung?.
Seit 10.08.2020 stehen auch der Allianz Pensionsfonds und der MetallRente Pensionsfonds für Tarifierung und Neuanmeldung in der Einzelanmeldung zur Verfügung. Damit deckt FirmenOnline im Neugeschäft nun alle fünf Durchführungswege ab.
Neben dem Allianz und MetallRenten Pensionsfonds, steht neu ab 01.01. 2021 nun auch die KlinikRente im Metall Pensionsfonds für Tarifierung und Neuanmeldung in der Einzelanmeldung zur Verfügung.
Die umgesetzten Tarife und Funktionalitäten im Neugeschäft finden Sie in der Übersicht Neugeschäft (VersDB).
Derzeit wird an der Anbindung von ABS an das Neugeschäft gearbeitet. Den aktuellen Stand finden Sie in der Übersicht Neugeschäft (ABS) .
Listenanmeldung:
Möchten Sie eine größere Anzahl von Arbeitnehmern über FirmenOnline neu anmelden? Dann können Sie an Stelle von Einzelanmeldungen ab sofort auch die Listenanmeldung verwenden. Sie sparen dadurch Zeit und arbeiten noch effizienter.
Und so funktioniert die Listenanmeldung:
- Sie sammeln ganz komfortabel alle Neuanmeldungen in einer Excel-Datei.
- Hierfür erhalten Sie eine Vorlage im Portal.
- Sie laden die ausgefüllte Liste in FirmenOnline.
- FirmenOnline prüft die Excel-Datei auf Konsistenz.
- und verarbeitet alle Neuanmeldungen automatisch.
- Während des Anmeldevorgangs können Sie wie gewohnt weiterarbeiten.
Weitere Details zur Listenanmeldung finden Sie im Leitfaden , der auch in FirmenOnline bei den „Vorlagen und Informationen“ der Listenanmeldung hinterlegt ist.
Hinweis: Die Listenanmeldung wird sukzessive weiterentwickelt. Welche Personengruppen mit der Listenanmeldung verarbeitet werden können, entnehmen Sie bitte der Vertragsauswahl, die auch bei den „Vorlagen und Informationen“ der FONL-Listenanmeldung hinterlegt ist.
Bei der Dunkelverarbeitung handelt es sich um einen Service, der nicht Bestandteil von FirmenOnline ist, sondern direkt in den Backend-Systemen (Versicherungsdatenbank bzw. ABS) umgesetzt werden muss. Ein Vorgang kann nur dann dunkel verarbeitet werden, wenn ein automatisierter Verarbeitungsprozess in der Datenbank vorhanden ist und keine Besonderheiten vorliegen, die händisch von der vertragsführenden Stelle bearbeitet werden müssen.
Folgende Services können in der Versicherungsdatenbank in Dunkelverarbeitung erledigt werden:
- Neuanmeldung
- Listenmeldung variabler Einmalbeitrag
Alle anderen Vorgänge können derzeit noch nicht in Dunkelverarbeitung erfolgen. In diesen Fällen werden die getätigten Eingaben entsprechend strukturiert und korrekt kategorisiert und per Mail zur weiteren Bearbeitung an die vertragsführenden Stellen weitergeleitet.
Im Vergleich zu einer formlosen Mitteilung durch den Arbeitgeber oder Vermittler an das Betriebsgebiet, ist die Meldung über FirmenOnline trotzdem der schnellere Weg, weil
- über das Ausfüllen der Schablonen die zu diesem Zeitpunkt notwendigen Daten vollständig erfasst werden können und damit Verzögerungen durch Rückfragen vermieden werden.
- und der Vorgang aufgrund der korrekten Kategorisierung direkt in die richtige Stelle im Betrieb geroutet werden kann.
Mit der Migration auf ABS sollen sukzessive auch alle Bestandsservices als Dunkelverarbeitungsservices zur Verfügung gestellt werden.
Im Bereich Abrechnung können Leben Verträge mit allen Abrechnungsmodellen/Verfahren angezeigt werden:
- Einzelzahler-Verfahren.
- Vertragsabrechnung/-aggregation.
- Vertragseinheitliche Lastschrift.
- Inkassodatenträger; IDT-Verfahren.
Grundsätzlich ist die Anzeige in FirmenOnline abhängig von dem zugrundeliegenden Abrechnungsmodell.
Dabei stehen für Verträge im Altsytem (Versicherungsdatenbank) folgende Informationen bis maximal 6 Monate rückwirkend zur Verfügung:
- Saldo der Abrechnung.
- Fällige Beiträge als Saldo.
- Download der Fälligkeitsliste als csv-Datei (enthält die Spalten: Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Personalnummer, Betrag, Fälligkeit von, Fälligkeit bis).
- Saldo aus Änderungen.
- Download der Änderungsliste als csv-Datei (enthält die Spalten: Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Personalnummer, Bewegungsgrund, Termin. Hinweis: Spalte „Beitrag“ ist NICHT verfügbar.
Für Verträge im neuen Verwaltungssystem ABS stehen folgende Informationen bis maximal 18 Monate rückwirkend zur Verfügung:
- Saldo der Abrechnung.
- Belastung/Gutschriften zum Vertrag.
- Sowie weitere Abrechnungsdetails, die eingeblendet werden können.
- Fällige Beiträge als Saldo.
- Download der Fälligkeitsliste als csv-Datei (enthält die Spalten: ID, Versicherungsnummer, versicherte Person, Geburtsdatum, Personalnummer, Einzelvertragsnummer, Kundenmerkmal Einzelvertrag, SAP-Nummer, Versorgungsnummer, APS-Kennzeichnung, PSV-Registriernummer, Abrechnungsposten, Abrechnungszeitraum, Fälligkeit, Belastung in EUR, Guthaben in EUR).
- Saldo aus Änderungen.
- Download der Änderungsliste als csv-Datei (enthält die Spalten: Grundgruppe, ID, Versicherungsnr., bisherige Versicherungsnr., Versicherte Person, Geburtsdatum, Personalnummer, Einzelvertragsnummer, Kundenmerkmal Einzelvertrag, SAP-Nummer, Versorgungsnummer, APS-Kennzeichnung, Bewegungsgrund, Bewegungstermin, garantiertes Kapital in EUR, jährliche Rente in EUR, Zahlweise, Beitrag gem. Zahlweise in EUR, Überschussanteil gem. Zahlweise in EUR, Kapitalertragsteuer gem. Zahlweise in EUR, Solidaritätszuschlag gem. Zahlweise in EUR, Abrechnungsposten, Abrechnungszeitraum, Fälligkeit, Belastung in EUR, Guthaben in EUR).
PDF-Dokumente und Kontensichten stehen generell nicht zur Verfügung.
Was ist das FirmenOnline Postfach?
Dabei handelt sich um ein digitales Postfach im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal, in dem in der Basisstufe Standmitteilungen für bAV- und Zeitwertkonten-Gruppenverträge bereitgestellt werden. Weitere Ausbaustufen sind angedacht, aber noch nicht konkret eingeplant.
Das FirmenOnline Postfach wurde zum GoLive im Mai 2022 im Arbeitgeber-Portal für alle FirmenOnline-Nutzer eingerichtet. Die digitalen Standmitteilungen erhalten aber nur bereits für FirmenOnline freigeschaltete Gruppenverträge, die im nachfolgenden Kapitel konkreter beschrieben sind.
Wichtiger Hinweis: Gruppenverträge, die erst nach GoLive für FirmenOnline freigeschaltet werden, erhalten frühestens im Jahr 2023 die Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt!
Ausführliche Informationen finden Sie in diesem Schulungsfoliensatz sowie im Webinar.
In diesem Webinar erfahren Sie überwiegend über eine Live-Demo:
- Wo das FirmenOnline Postfach im Arbeitgeber-Portal eingebunden ist.
- Wie die digitalen Standmitteilungen im FirmenOnline Postfach eingestellt werden.
- Wie die digitalen Standmitteilungen zur weiteren Verarbeitung heruntergeladen werden.
- Wie die Verteilhilfe zur Verteilung an die Arbeitnehmer genutzt werden kann.
- Wie die digitale Bestätigung der Verteilung vorgenommen werden kann.
Welche rechtliche Aspekte sind zu beachten?
Das FirmenOnline Postfach bietet eine rechtssichere, digitale Zustellung der Dokumente. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente vollständig herunterlädt. Tut er dies trotz Erinnerung nicht, erfolgt wie gewohnt der Versand in Papierform.
Speziell für die bAV-Standmitteilungen gilt, dass diese nicht nur vollständig heruntergeladen werden müssen, sondern auch an die Arbeitnehmer zu verteilen sind. Diese Verteilung muss gegenüber der Allianz Lebensversicherungs-AG bestätigt werden. Bleibt diese Bestätigung aus, erfolgen mehrfache Erinnerungen.
Hat der Arbeitgeber Anspruch auf Dokumente in Papierform?
Nein, der Arbeitgeber hat nur einen Anspruch auf Dokumente in Textform, d.h. auch digitale Formate, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind zulässig.
Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Dokumente in Papierform?
Der Arbeitnehmer kann auf ausdrücklichen Wunsch speziell die Standmitteilung in Papierform von der Allianz Lebensversicherungs-AG einfordern. Dies gilt auch dann, wenn ihm sein Arbeitgeber diese bereits elektronisch zur Verfügung gestellt hat.
Welche Standmitteilungen werden digital über das FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt?
Ab 2022 werden Standmitteilungen im FirmenOnline Postfach unter folgender Voraussetzungen zur Verfügung gestellt:
- Der Gruppenvertrag wird in FirmenOnline verwaltet.
- Es handelt sich um einen aktiven bAV- / Zeitwertkonten-Gruppenvertrag (Allianz Leben, MetallRente, KlinikRente, Versorgungswerk der Presse und Chemie Verbandsrahmenvertrag).
- Es handelt sich um einen VersDB-Vertrag. Bei ABS-Verträgen ist dies noch nicht möglich.
- Der Versand der Standmitteilungen erfolgt bisher im Paket postalisch oder per FileExchange.
- Der Versand der Standmitteilungen erfolgt nicht direkt an die Arbeitnehmer / versicherten Personen.
Folgende Informationsschreiben könnten ebenfalls als „Standmitteilung“ bezeichnet werden. Da sie allerdings aus einem anderen Prozess stammen, werden sie nicht im FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt:
- Die Versorgungsbescheinigungen für Rentner und Anwärter aus der Unterstützungskasse.
- Die Nachträge zur Erhöhung der garantierten Leistungen für IndexSelect Versicherungen.
- Die versicherungstechnischen Nachträge (Anpassungs-Nachträge) für Zuwachsversicherungen.
- Die Standmitteilung innerhalb des Zulageninformationsschreibens (ZULINF) für Riesterversicherungen.
Enthält der bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen, für die der Arbeitgeber bzw. der Vermittler die Standmitteilungen bisher ebenfalls in Papierform erhält, so werden auch diese dem Arbeitgeber bzw. Vermittler digital in das FirmenOnline Postfach eingestellt.
Wichtige Hinweise:
- Sofern der Arbeitnehmer „Meine Allianz“ nutzt, erhält er über diesen Weg ebenfalls seine Standmitteilung. Wenn er dort „Papierverzicht“ oder „E-Mail statt Brief“ vereinbart hat, wird die Standmitteilung kein weiteres Mal über das FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber erhält in diesen Fällen wie bisher einen entsprechenden Hinweis dazu auf der Sammelliste.
- Bei der digitalen Zustellung der Standmitteilungen über das FirmenOnline Postfach handelt es sich zwar um einen neuen Versandweg, aber alle gewohnten Prozesse – wie bspw. der Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung der Verteilung usw. – bleiben unverändert. Details zum allgemeinen Erinnerungsprozess finden sich am Ende dieses Kapitels.
- Werden die digital in das FirmenOnline Postfach eingestellten Standmitteilungen nicht abgerufen, erfolgt kein Paketversand in Papierform. Ist eine Umstellung auf Papierversand an den Arbeitgeber gewünscht, kann diese über das Betriebsgebiet veranlasst werden.
Gut zu wissen: Alle Gruppenverträge mit Paketversand, die für die digitalen Standmitteilungen über das neue FirmenOnline Postfach vorgesehen sind, finden Sie im Aktionsportal AktionenOnline (ABV) bzw. ACA (Makler). Details hierzu sind unter „Wie unterstützen wir den Vertrieb?“ zu finden.
Gruppenverträge, die erst jetzt für FirmenOnline freigeschaltet werden, können frühestens für die digitalen Standmitteilungen 2023 berücksichtigt werden!
Wichtig: Die Einstellung der Standmitteilungen mit bisherigem Paketversand erfolgt im sog. „Opting out“, d.h. die Standmitteilungen werden automatisch digital zur Verfügung gestellt, außer der Adressat widerspricht.
Wie funktioniert das Opting-out-Verfahren?
- Ende Februar / Anfang März 2022 erhielten alle Adressaten (Arbeitgeber / Vermittler) des bisherigen Postpakets ein Kundenanschreiben , in dem sie über das neue FirmenOnline Postfach und die automatische, digitale Einstellung der Standmitteilung informiert werden.
- Der Adressat hatte bis Anfang April 2022 Zeit für den Einspruch über das Opting-Out-Verfahren, sofern er das FirmenOnline Postfach nicht nutzen möchte. Der Einspruch konnte per E-Mail erfolgen ( firmenonline.dokumente@allianz.de ).
- Erfolgte kein Widerspruch: Umstellung auf digitales Postfach.
- Erfolgte ein Widerspruch: Bisheriger Versandweg bleibt bestehen.
Ausnahme FileExchange:
Nutzte die Firma bisher die digitale Zustellung der Standmitteilungen per FileExchange, erfolgte die Information bzgl. des neuen FirmenOnline Postfach individuell entweder
1. bis zum eigentlichen Zustellungstermins über FileExchange:
- Betrieb identifizierte potenzielle Kunden und Vermittler (z.B. mit großem Potenzial, von besonderer Bedeutung, häufiger Kontakt etc. ).
- Betrieb kontaktierte dann den zuständigen Spezialisten mit der Bitte, diese Kunden/Vermittler anzusprechen (d.h., Betrieb spricht die Kunden/Vermittler nicht direkt an sondern den Spezialisten , sodass es nicht zur Doppelansprache kommen kann).
- Nach eigenem Ermessen konnte der Vertrieb auch selbst weitere Kunden ansprechen.
- Vertrieb meldete an Betrieb, wenn ein Kunde/Makler der Übermittlung ins FirmenOnline-Postfach zugestimmt hat.
- Betrieb nahm dann direkt die Kennzeichnung am entsprechenden Gruppenvertrag vor.
Hintergrund:
Damit hatte der Vertrieb die Entscheidungshoheit, welche Kunden konkret angesprochen wurden und hatte auch jederzeit den Überblick. Wichtig war in jedem Fall, dass Vertrieb eine Meldung an Betrieb abgab, sofern sich der Kunde/Vermittler für das FirmenOnline Postfach entschieden hat, damit die entsprechende Umstellung des Gruppenvertrages auf das FirmenOnline-Postfach vorgenommen werden konnte.
Oder
2. zum eigentlichen Zustellungstermin über FileExchange:
- Zum Zeitpunkt der Zustellung per FileExchange wurde aufgrund der unter Punkt 1 dargestellten Vorgehensweise bereits ein Teil der in der Liste vermerkten Gruppenverträge auf das FirmenOnline Fach umgestellt.
- Bei den verbleibenden Gruppenverträgen tritt dann der jährlich wiederkehrende FileExchange-angehängte Prozess in Kraft.
- Hier muss der Kundenberater in Betrieb zwingend Kontakt mit dem Kunden aufnehmen, um ihm die Standmitteilungen per FileExchange zur Verfügung zu stellen.
- Betrieb kontaktiert daher den Kunden per Mail und informiert ihn mit angehängtem Kundenanschreiben über die Umstellung auf das FirmenOnline-Postfach ab 2023.
- Im zusätzlich erforderlichen Anruf beim Kunden/Vermittler zur Übermittlung des Passworts für FileExchange kann die Umstellung ab dem Folgejahr auch nochmals bei Bedarf angesprochen werden.
Hintergrund:
Ziel soll es sein, möglichst alle FileExchange-Nutzer auf das FirmenOnline-Postfach umzustellen. In allen Fällen der Kundenansprache sollte der Sprech die Information über die automatische Umstellung von FileExchange auf das FirmenOnline Postfach sein und nicht die Auswahl zwischen beiden Optionen. Nur in begründeten Einzelfällen sollte FileExchange beibehalten werden. Der Kunde sollte aber darauf hingewiesen werden, dass dieser Weg perspektivisch ausläuft. Der Briefinhalt kann auch als Formulierungshilfe für die Kundenansprache verwendet werden.
Wie erfolgte die Umsetung in den Aktionsportalen?
Der Vermittler konnte im Aktionsportal AktionenOnline (ABV) bzw. ACA (Makler) ab Mitte Februar (KW7) eine Bestandsliste der in seinem Kundenbestand betroffenen Gruppenverträge einsehen.
Der Vermittler konnte dann bei Bedarf seinen Firmenkunden persönlich vorab informieren.
Wie erfolgte die Information und Einstellung der digitalen Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach?
- Der FirmenOnline-Nutzer wurde per E-Mail informiert, dass digitale Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt wurden und nun abrufbar sind.
- Die Standmitteilungen können dann heruntergeladen und gespeichert werden.
- Wenn der Arbeitgeber die Standmitteilung den Arbeitnehmern weiterleiten möchte, kann er dies mit einer „Verteilhilfe“ tun, die mit dem Download zur Verfügung gestellt wird. Informationen dazu finden Sie im Absatz „Postfach: „Verteilhilfe“ für die Weiterleitung der Standmitteilungen an Arbeitnehmer“.
- Nach Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer kann die verpflichtende Bestätigung, dass der Arbeitgeber die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen hat, digital mit einem Klick abgegeben werden.
- Erfolgt die Bestätigung der Verteilung nicht, wird der Arbeitgeber mehrmals erinnert. (Details zum Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung siehe weiter unten)
Sobald die Standmitteilungen im Postfach eingestellt sind, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, direkt im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal einen individuellen Aufbau des Dateinamens der einzelnen Standmitteilungen vorzugeben. Die Standmitteilungen werden dann mit dem geänderten Aufbau des Dateinamens neu erzeugt.
Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung der Verteilung durch den Arbeitgeber:
- Der Ablauf des Erinnerungsprozesses ist unverändert wie aus der Vergangenheit gewohnt und vollkommen unabhängig vom Versandweg. Das bedeutet: Egal ob die Standmitteilungen digital über das FirmenOnline Postfach oder per Papierversand im Paket an den Arbeitgeber zugestellt werden, der Ablauf bei Nicht-Bestätigung ist identisch.
- Der Prozess in der Übersicht (PDF):
1. Erste Erinnerung (Arbeitgeber, 2 Monate nach Zustellung): Die erste Erinnerung erfolgt zwei Monate nach Paketversand der Standmitteilungen an den Arbeitgeber.
2. Zweite Erinnerung (Vermittler, 2 Monate + 3 Wochen nach Zustellung): Nach weiteren drei Wochen ohne Bestätigung erfolgt eine Information an den Vermittler, dass die Bestätigung der Verteilung noch aussteht. Es wird zudem darauf hingewiesen, dass eine Umstellung auf kostenpflichtigen Direktversand vorgenommen wird, sofern die Bestätigung nicht kurzfristig erfolgt.
3. Umstellung (2 Monate + 6 Wochen nach Zustellung): Erfolgt auch auf die zweite Erinnerung keine Bestätigung, wird nach weiteren drei Wochen eine Umstellung auf den Versandweg „Direktversand an die versicherte Person mit Portoübernahme durch den Arbeitgeber“ vorgenommen. Im Rahmen einer Nachholaktion für das aktuelle Jahr werden die Gewinnberichte dann direkt an die versicherten Personen versandt und dem Arbeitgeber eine Portorechnung zugestellt. Dieser Versandweg ist dann auch für künftige Aktionen eingetragen.
Ausführliche Informationen finden Sie in diesem Schulungsfoliensatz sowie im Webinar.
Für die unkomplizierte digitale Verteilung der Standmittlungen unterstützen wir die FirmenOnline-Nutzer mit einer Verteilhilfe. Der Ablauf ist dabei ganz einfach:
- Download der Verteilhilfe aus dem FirmenOnline Arbeitgeber-Portal. (Hinweis für Nutzer von Allianz-Hardware, wie Allianz-Notebooks, AVC usw.: Die Datei muss vor dem 2. Schritt signiert werden, Informationen dazu finden Sie in dieser Anleitung).
- Befüllung der Vorlage mit Empfängerinformationen (Personalnummer, Name und E-Mailadresse der Arbeitnehmer ).
- Zuordnung der E-Mailadressen zu den entsprechenden Standmitteilungsdokumenten per Mausklick.
- Änderung des Mustertextes bei Bedarf.
- Verschlüsselter Versand der Standmitteilungen per Outlook-Serienmail mit einem Klick.
Die Arbeitnehmer erhalten so ihre Standmitteilungen per E-Mail.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in dieser Anleitung für die Verteilhilfe sowie weiter unten in unserem Erklärvideo.
Im Anschluss an die Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer muss noch die Bestätigung erfolgen, dass der Arbeitgeber die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen hat (Anleitung siehe Erklärvideo bzw. Schulungsfoliensatz).
Bitte beachten Sie bzgl. der Verteilhilfe folgende wichtige Hinweise:
- Das Netzwerk / die Firewall des Arbeitgebers muss den Download sowie die Ausführung von Makros erlauben.
- Es wird nur Microsoft Outlook für den Versand der E-Mails unterstützt.
- Bei Versand an private E-Mailadressen der Arbeitnehmer wird keine Verschlüsselung unterstützt.
- Für die Verteilhilfe können wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keinen Support anbieten.
Ausführliche Informationen finden Sie außerdem in diesem Schulungsfoliensatz sowie im Webinar.
Informationen zum Arbeitgeber-Portal in der bKV
Erfahren Sie hier, welche Funktionen das Arbeitgeber-Portal für bKV-Verträge bietet.
Folgende Services stehen für bKV-Verträge zur Verfügung:
- Bestandsübersicht,
- Such- und Filterfunktion im Bestand,
- Konfigurations- und Exportmöglichkeit der Bestandsübersicht,
- Detailansicht für Einzelverträge,
- Abmeldung,
- Ruhendstellung/Beitragsbefreiung,
- Aktivierung,
- und sonstiger Auftrag.
Bei der Dunkelverarbeitung handelt es sich um einen Service, der nicht Bestandteil von FirmenOnline ist, sondern direkt in den Backend-Systemen (Versicherungsdatenbank bzw. ABS) umgesetzt werden muss. Ein Vorgang kann nur dann dunkel verarbeitet werden, wenn ein solcher automatisierter Verarbeitungsprozess in der Datenbank vorhanden ist und keine Besonderheiten vorliegen, die händisch von der vertragsführenden Stelle bearbeitet werden müssen.
Folgender Service kann in der Versicherungsdatenbank in Dunkelverarbeitung erledigt werden:
- Abmeldung
Alle anderen Vorgänge können derzeit noch nicht in Dunkelverarbeitung erfolgen. In diesen Fällen wird mit den Eingabedaten in FirmenOnline eine E-Mail erzeugt, die an die vertragsführenden Stellen weitergeleitet wird.
Es sollen sukzessive alle relevanten Bestandsservices als Dunkelverarbeitungsservices zur Verfügung gestellt werden.
Informationen zur bAV-Beratung
Die „FirmenOnline bAV-Beratung“ ist ein Tool in FirmenOnline zur Beratung von Arbeitnehmern für eine Direktversicherung durch den Vermittler. Damit ist die bAV-Beratung die erste Anwendung ausschließlich für Sie als Vermittler innerhalb von FirmenOnline, d.h. Kunden, die FirmenOnline nutzen, haben keinen Zugriff auf dieses Tool.
Vorteil
Die bAV-Beratung unterstützt den gesamten Beratungsprozess: von der Vorbereitung des Gesprächs über die Beratung selber bis zum Abschluss des bAV-Vertrags mit dem Arbeitnehmer. Alle Phasen einer qualitativ hochwertigen Beratung sind in einer durchgängigen Anwendung integriert.
Die FirmenOnline bAV-Beratung ist
- einfach und effektiv: Durch einen End2End-Prozess ohne Medienbrüche, der durch Sie als Vermittler intuitiv bedienbar ist.
- schnell und effizient: Über einen durchgängig digitalen Prozess, mit dem Sie ortsunabhängig Beratungen durchführen können.
- individuell und flexibel: Den Beratungsprozess können Sie individuell und bedarfsgerecht konfigurieren und eigene Dokumente oder Tools integrieren.
Zielgruppe
Die FirmenOnline bAV-Beratung bietet sich grundsätzlich für alle Vermittler an. Voraussetzungen sind:
- Ihr Firmenkunde nutzt FirmenOnline.
- Sie als Vermittler verfügen über einen Zugang und sind für die Gruppenverträge freigeschaltet.
Tipp: Ihr Firmenkunde oder Sie haben noch keinen FirmenOnline-Zugriff? Dann lassen Sie sich jetzt für FirmenOnline freischalten. Informieren Sie sich hier unter dem Reiter Arbeitgeberportal beim Stichwort Freischaltung. Oder beantragen Sie die Freischaltung direkt über https://firmenonline.de/freischaltung-login/.
Mehr Informationen erhalten Sie hier:
Modellhafte Darstellung der Beratungsstrecke in Folien
Webinar: Einführung der bAV-Beratung
In diesem Webinar zur Einführung in die bAV-Beratung erfahren Sie, was die bAV-Beratung ist und wo die Vorteile im Beratungsprozess liegen. Außerdem wird über eine ausführliche Live-Demo u. a. aufgezeigt wie
- die Beratung vorbereitet wird
- Arbeitnehmer angelegt werden
- die Standardberatung aussieht
- die Beratung individualisiert wird
- über die Neuanmeldung der Vertrag direkt abgeschlossen werden kann
- Sie Dokumente an den Arbeitnehmer verschicken können
So funktioniert die bAV-Beratung
Zum Einstieg in die bAV-Beratung melden Sie sich wie gewohnt im Arbeitgeber-Portal an. Die Anmeldung bzw. der Einstieg in FirmenOnline ist nur möglich, wenn Sie Firmenkunden haben, die FirmenOnline nutzen und auch Sie für die jeweiligen Gruppenverträge berechtigt wurden.
Die bAV-Beratung können Sie anschließend unter dem Navigationspunkt „Beratung“ aufrufen.
Sichtbarkeit des Bereichs „bAV-Beratung“
Der Navigationspunkt „Beratung“ wird nur Ihnen als Vermittler angezeigt. Für den Firmenkunden ist dieser Navi- gationspunkt nicht sichtbar.
Der Zugriff auf den Bereich „Beratung“ wird über Ihre Rolle als Vermittler gesteuert. Sollte der Navigationspunkt bei Ihnen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie in der Account-Verwaltung unter „Persönliche Daten“, welche Rolle für Sie hinterlegt ist. Für den Fall, dass die Rolle weder Versicherungsvertreter noch Versicherungsmakler lautet, lassen Sie die Rolle über das Service-Center in Halle korrigieren.
Die Vorbereitung der digitalen bAV-Beratung umfasst maximal zwei Schritte:
- Die Konfiguration Ihres Beratungsprozesses, soweit Sie nicht den als Standard hinterlegten Beratungsablauf nutzen möchten.
- Die Anlage Ihrer Beratung und der zu beratenden Arbeitnehmer.
Dabei spielt die Reihenfolge keine Rolle: Sie können wahlweise zuerst die Beratung (z. Bsp. für die Muster GmbH) samt deren Arbeitnehmer anlegen und dann die Konfiguration des Beratungsablaufs vornehmen oder umgekehrt.