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bAV-Beratung
Informationen zur bAV-Beratung
Die „FirmenOnline bAV-Beratung“ ist ein Tool in FirmenOnline zur Beratung von Arbeitnehmern für eine Direktversicherung durch den Vermittler. Damit ist die bAV-Beratung eine Anwendung ausschließlich für Sie als Vermittler innerhalb von FirmenOnline, d.h. Kunden, die FirmenOnline nutzen, haben keinen Zugriff auf dieses Tool.
Vorteil
Die bAV-Beratung unterstützt den gesamten Beratungsprozess: von der Vorbereitung des Gesprächs über die Beratung selber bis zum Abschluss des bAV-Vertrags mit dem Arbeitnehmer. Alle Phasen einer qualitativ hochwertigen Beratung sind in einer durchgängigen Anwendung integriert.
Die FirmenOnline bAV-Beratung ist
- einfach und effektiv: Durch einen End2End-Prozess ohne Medienbrüche, der durch Sie als Vermittler intuitiv bedienbar ist.
- schnell und effizient: Über einen durchgängig digitalen Prozess, mit dem Sie ortsunabhängig Beratungen durchführen können.
- individuell und flexibel: Den Beratungsprozess können Sie individuell und bedarfsgerecht konfigurieren und eigene Dokumente oder Tools integrieren.
Zielgruppe
Die FirmenOnline bAV-Beratung bietet sich grundsätzlich für alle Vermittler an. Weitere Informationen finden Sie in diesem Foliensatz.
So funktioniert die bAV-Beratung
Sie haben zwei Möglichkeiten in die bAV-Beratung einzusteigen
- über den Navigationspunkt Beratung in FirmenOnline und
- über den Absprung aus AMIS Online oder AMIS.NOW
Mit einem Absprung aus AMIS werden die persönlichen Daten des Arbeitnehmers übertragen.
Mit dem Aufruf bzw. Einstieg in die Beratung landen Sie direkt auf der Arbeitnehmerliste.
Auf der Seite oben rechts finden Sie die Toolbar. Darüber erhalten Sie die Möglichkeit
- Arbeitnehmer einzeln anzulegen oder
- über eine Liste zu importieren.
Im Falle des Listenimports, können Sie sich
- für den Datenimport eine Excel-Vorlage herunterladen
- die Excel-Datei mit den Mitarbeiterdaten hochladen und
- die Excel-Datei über die Schaltfläche ‚Datei prüfen‘ auf Fehler und Auffälligkeiten überprüfen lassen.
Über den Reiter Beratungen können Sie sich für jede Firma einen (oder auch mehrere) Beratertage anlegen. Über den Aufruf der jeweiligen Beratung können Sie zu dieser Beratung die dazugehörigen Arbeitnehmer anlegen. Auch indem Sie den Arbeitnehmer einzeln eingeben, oder über eine Liste importieren. Im Falle dass die Arbeitnehmer schon angelegt sind, haben Sie die Möglichkeit diese, aus der Arbeitnehmerliste, der jeweiligen Beratung zuzuweisen.
Bei der Anlage eines einzelnen Arbeitnehmers und beim Import einer Arbeitnehmerliste ist verpflichtend die Bestätigung des Vermittlers erforderlich, dass
- die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Datenverarbeitung vorliegt und
- der Interessent schriftlich über die Verwendung seiner Daten informiert ist.
Die Arbeitnehmer werden in der Arbeitnehmer-Liste als Interessenten angelegt und müssen aus datenschutzrechtlichen Gründen nach 90 Tagen, soweit sich am Status nichts geändert hat, wieder gelöscht werden.
Die Personendaten des Arbeitnehmers werden aufgebaut durch
- die Eingaben bei der Anlage der Arbeitnehmer
- den Absprung aus AMIS und Übertragung der Daten
- die Auswahl eines Gruppenvertrages und der Tarifierungsgruppe
Die Personendaten können über den Editiermodus jederzeit ergänzt und geändert werden.
Wurde ein Gruppenvertrag und eine Tarifierungsgruppe ausgewählt, sind die entsprechenden Felder befüllt mit den Vorgaben des Gruppenvertrages und der Tarifierungsgruppe. Diese Felder sind grau unterlegt und können nicht geändert werden.
Hinweis: Änderung von Personendaten in der Beratung in FirmenOnline werden noch nicht nach AMIS zurück geschrieben. Hier ist aktuell noch AMIS das führende System.
Der Beratungsablauf sieht einen Standard vor, über den folgende Beratungsschritte vorgesehen sind:
- bAV-Fördertreppe: Zum Aufzeigen des tatsächlichen Aufwands des Arbeitnehmers für die betriebliche Altersversorgung im jeweiligen Unternehmen. Das Dokument kann im Rahmen der Vorbereitung mit dem individuellen Zuschuss des Arbeitgebers zur bAV befüllt werden.
- bAV-Schnellrechner: Vorteilsdarstellung aufzeigen, Lohn- und Gehaltszettel simulieren.
- Produktsteckbrief Direktversicherung: Wie funktioniert die Betriebsrente mit staatlicher Förderung über die Direktversicherung?
- Angebotsberechnung: Abschluss der Beratung.
Die Standardeinstellung für die Beratung des Arbeitnehmers kann jederzeit bedarfsgerecht angepasst werden.
Dafür rufen Sie einfach den ‚Beratungsplaner‘ auf.
Soweit Sie noch keine eigenen Beratungsabläufe angelegt haben, wird Ihnen dort zunächst der Standard-Beratungsablauf angezeigt. Über das Aktionsmenü können Sie den Standardberatungsablauf duplizieren, umbenennen, oder löschen (lediglich der Standard-Beratungsablauf kann nicht gelöscht werden).
Über den Aufruf des Beratungsablaufes haben Sie vielfältige Möglichkeiten Ihren bedarfsgerechten Beratungsablauf zu konfigurieren:
Anpassung der Beratungs-Reihenfolge
Legen Sie den Ablauf Ihrer Beratung fest, indem Sie die Tools an die von Ihnen gewünschte Stelle ziehen. Die Reihenfolge kann beliebig verändert werden. Lediglich die Angebotsberechnung bildet als fester Baustein immer den Abschluss.
Nicht benötigte Tools können ins Tool-Depot zurückgelegt werden.
bAV-Fördertreppe
Anpassung der Zuschüsse über Klick auf Bearbeiten.
bAV-Schnellrechner
Im Standard ist der bAV-Schnellrechner ohne Ausweis der voraussichtlichen Altersrente im Beratungsprozess vorgesehen. Das heißt, mit dem bAV-Schnellrechner können Sie gezielt die Vorteilsdarstellung der betrieblichen Altersversversorgung aufzeigen.
Wenn Sie die Altersrente mit ausweisen möchten, dann setzen Sie einfach über Klick auf „Bearbeiten“ den Haken, bei der Frage ob eine Berechnung der Altersrente durchgeführt werden soll.
Bei bestimmten Vertragsgestaltungen bzw. Tarifkonstellationen (z. B. Verträge mit Berufsunfähigkeitsrente und Hinterbliebenenrente) ist eine Berechnung der Altersrente über den bAV-Schnellrechner nicht möglich. In diesem Fall wird der bAV-Schnellrechner, auch wenn der Haken gesetzt ist, ohne Ausweis der voraussichtlichen Altersrente in den Beratungsprozess eingebaut.
Die konkrete Tarifberechnung kann im Anschluss über den Absprung in die Neuanmeldung generiert werden.
Wenn Sie den bAV-Schnellrechner in der Beratung nicht nutzen möchten, verschieben Sie diesen ins Tool-Depot.
Lohnzettel
Der bAV-Schnellrechner weist grundsätzlich den beispielhaft aufgebauten Lohnzettel aus. Dieser wird über den Prozess immer mitgeliefert.
Neben diesem beispielhaften Lohnzettel können Sie zusätzlich eine Simulation über eine Lohn- und Gehaltsabrechnung über SAP oder DATEV anstoßen. Wählen Sie dazu über das Auswahlfeld einfach die gewünschte Lohn- und Gehaltsabrechnung aus
Ihr Tool-Depot
Hier werden Ihnen weitere Beratungstools angeboten, die Sie für Ihren Beratungsablauf verwenden können. Außerdem finden Sie dort die Tools, die sie aus der Beratungsreihenfolge ins Depot verschoben haben.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche „Tool hinzufügen“
- eigene Dokumente im PDF-Format hochzuladen (z.B. eigene Beratungsdruckstücke)
- Links einzubauen (z.B. Link auf Renteninfo-Tool oder Druckstücke im Download.Center)
Durch Klick auf „Verwenden“ können Sie Tools aus Ihrem Tool-Depot zu Ihrem Beratungsablauf hinzufügen“ und an einer beliebigen Stelle platzieren.
Tools, die Sie selber hinzugefügt haben, können über das Tool-Depot auch wieder gelöscht werden. Allianz-Tools können nicht gelöscht werden, sondern verbleiben im Tool-Depot, auch wenn sie nicht genutzt werden.
Sie wählen sich aus der Arbeitnehmerliste oder über die Liste Ihrer angelegten Beratungen den zu beratenden Arbeitnehmer aus. Der Start in die Beratung erfolgt über die Seite Personendaten, damit Sie bei Bedarf die vorliegenden Informationen zu diesem Arbeitnehmer nochmal überprüfen, oder im Gespräch mit dem Arbeitnehmer ergänzen können.
Über die Toolbar und Klick auf ‚In die Beratung starten‘, öffnet sich in Abhängigkeit Ihres festgelegten Beratungsablaufes Ihr erstes Beratungstool.
Der letzte Schritt der Beratung, die Angebotsberechnung, führt in die Neuanmeldung von FirmenOnline. Die Daten aus der Beratung werden dorthin übertragen. Die Masken der Neuanmeldung durchlaufen Sie wie gewohnt und können den Arbeitnehmer direkt anmelden.
Braucht der Arbeitnehmer noch Bedenkzeit, werden Sie über den Button „Zurück zur Arbeitnehmerberatung“ in die Beratung zurückgeleitet. Der in der Neuanmeldung erstellte Berechnungsvorschlag wird bei den „Dokumenten“ abgelegt.
Für den Abschluss des Gesprächs können Sie dem Arbeitnehmer die besprochenen Dokumente per Mail zur Verfügung stellen.
Während des Beratungsvorgangs werden Dokumente, die Sie mit dem Arbeitnehmer besprechen, automatisch generiert und in der Toolbar unter „Dokumente“ abgelegt.
Ergänzend dazu können Sie weitere eigen Dokumente hochladen und dort ablegen.
Die Dokumente aus diesem Bereich können dem Arbeitnehmer per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Dabei können Sie mit Setzen des Häkchens auswählen, welche Dokumente Sie an den Arbeitnehmer versenden möchten.
Die Dokumente werden als verschlüsselte zip-Datei versandt. Das Passwort ist achtstellig (das Geburtsdatum des Kunden).
Wer bekommt die Arbeitnehmer-Beratung angezeigt?
Nur Sie als Vermittler bekommen die bAV-Beratung angezeigt.
Mit dem Aufruf von FirmenOnline wird Ihre Rolle geprüft. Lautet diese Versicherungsvertreter oder Versicherungsmakler wird Ihnen zusätzlich der Navigationspunkt „Beratung“ angezeigt.
Für den Firmenkunden ist dieser Navigationspunkt nicht sichtbar.
Der Zugriff auf den Bereich „Beratung“ wird gesteuert über Ihre Rolle als Vermittler. Sollte der Navigationspunkt bei Ihnen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie in der Account-Verwaltung unter „Persönliche Daten“, welche Rolle für Sie hinterlegt ist. Für den Fall, dass die Rolle weder Versicherungsvertreter noch Versicherungsmakler lautet, lassen Sie die Rolle über das Service-Center in Halle korrigieren.
Benötige ich eine Internetverbindung, um die bAV-Beratung nutzen zu können?
Ja. Die bAV-Beratung ist keine Offline-Anwendung.
Wo lande ich, wenn ich erneut in die Beratung abspringe?
Zum Start der Beratung drücken Sie den Button „In die Beratung starten“. Verlassen Sie den festgelegten Beratungsablauf bevor Sie alle Schritte durchlaufen haben, steigen Sie exakt an der Stelle wieder ein, an der Sie abgebrochen haben.
D. h. wenn Sie einen Beratungsablauf mit vier Schritten festgelegt haben und Sie beim dritten Schritt aussteigen, landen Sie wieder auf der Seite, in dem Fall bei Schritt drei, auf der Sie die Beratung verlassen haben. Der Text des Buttons zum erneuten Einstieg ändert sich in diesen Fällen auf „Beratung fortsetzen“.
Kann ich während der Beratung sehen, welche Tarife der Arbeitnehmer abschließen kann?
Welche Vorsorgekonzepte möglich sind, ergibt sich über den Gruppenvertrag und die entsprechende Personengruppe. Erfahren Sie erst im Beratungsgespräch die maßgebenden Informationen, um zu entscheiden in welche Personengruppe und/oder Gruppenvertrag der Arbeitnehmer zugeordnet werden kann, müssten Sie während des Beratungsgespräches in die persönlichen Daten des Arbeitnehmers abspringen. Dort können Sie den entsprechenden Gruppenvertrag und die Personengruppe auswählen, aus der sich dann ergibt welche Vorsorgekonzepte angeboten werden können.
Soweit Sie die Informationen schon vor dem Beratungsgespräch mit dem Arbeitnehmer vorliegen haben, bietet es sich an, diese Einstellungen schon in Vorbereitung auf das Gespräch zu treffen.
Warum zeigt der Schnellrechner keine Altersrente an?
Die Standardeinstellungen des bAV-Schnellrechner sehen grundsätzlich keinen Ausweis der voraussichtlichen Altersrente im Beratungsprozess vor.
Für den Fall, dass die Altersrente aktiv angewählt wurde, wird der bAV-Schnellrechner trotzdem ohne Altersrente ausgewiesen, wenn eine Tarifkonstellation vorliegt, die nicht berechnet werden kann. Das betrifft vor allem Tarife mit einer Berufsunfähigkeits- oder Hinterbliebenenrente.
Eine Altersrente kann in diesen Fällen durch die Angebotsberechnung am Ende der Beratung ermittelt werden.
Weshalb weicht die im Schnellrechner ermittelte Rente manchmal von der Rente der Angebotsberechnung ab?
Wurde ein Gruppenvertrag und eine Personengruppe ausgewählt, rechnet der bAV-Schnellrechner mit den Vorgaben die aus dem Gruppenvertrag und der Personengruppe kommen grundsätzlich exakt.
Manche firmenspezifischen Besonderheiten (z.B. Rentengarantiezeit, Berufsgruppe) stehen dem Schnellrechner nicht zur Verfügung. Hier wird mit Standardvorgaben gerechnet. Dadurch kann die ermittelte Rente (in der Regel geringfügig) abweichen.
Wird kein Gruppenvertrag und Personengruppe ausgewählt rechnet der bAV-Schnellrechner mit Standardvorgaben, die von der Angebotsberechnung abweichen kann.
Eine exakte, verbindliche Berechnung ist in jedem Fall nur über die Angebotsberechnung möglich.
Kann der Lohnzettel auch ausgedruckt werden?
Ja. Beim Aufruf des Lohnzettels einfach den Button zum Drucken anklicken.
Das gilt gleichermaßen auch für die Simulationen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im SAP- oder DATEV-Format.
Was passiert, wenn ich Links im Beratungsprozess aufrufe?
Auch der Produktsteckbrief zur Direktversicherung ist über einen Link eingebunden.
Nach Klick auf den Link öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser, in welchem die Internetseite mit dem Link, oder im Beispiel des Formulars, das Druckstück angezeigt wird.
Wenn Sie mit der Beratung an der Stelle fertig sind, können Sie das Fenster mit dem Link oder Dokument einfach schließen und mit der Beratung durch Klick auf „nächster Schritt“ fortfahren.