Neues bAV-Vertragsverwaltungssystem

Das neue Verwaltungssystem erklärt in 30 Sekunden

Die Allianz stellt ihr Verwaltungssystem für die betriebliche Altersversorgung (bAV) um, mit der Absicht, die Daten zukunftsorientiert zu verwalten.
Das neue Allianz Business System (ABS) ist für die aktuellen und zukünftigen Anforderungen einer professionellen bAV-Verwaltung bestens ausgerüstet und wird sukzessive das Altsystem ablösen.
In einem ersten Schritt werden alle Neuanmeldungen zum Gruppenver-trag im neuen System policiert.
Der zweite Schritt ist die Übernahme der bereits bestehenden Versicherungen in das neue System.

So profitieren Kunden, Vermittler und Verwaltung

Höhere Flexibilität

Steuerung von Policen- und Inkasso-Unterlagen an unterschiedliche Adressen
Verarbeitung externer Kundenmerkmale wie z. B. Personalnummern in Inkassolisten
Modulare, spartenübergreifend verwendbare Komponenten (z. B. Briefschreibung, Datenschutzanforderungen)

Effizienz

Höhere Dunkelverarbeitungsquoten sorgen für Effizienz und Fehlerfreiheit
Bessere Architektur ermöglicht vollautomatische Vorgänge (Bestandslisten z. B. direkt im Excel-Format)
Die Unterstützungskasse APM wird nur noch in ABS verwaltet.

Optimierte Steuerung

Arbeitnehmer behält seine Einzelvertragsnummer über die gesamte Vertragslaufzeit (kein Wechsel der Versicherungsnummern bei Übernahme auf einen neuen Arbeitgeber oder privater Fortführung)
Bessere Unterstützung von Vertriebsaktionen durch optimiertes bAV-Datenmodell

Kundenorientierte
Vertragsgestaltung

Komplexe bAV-Verträge erstmals optisch und technisch in der Struktur des Arbeitgebers
Gruppen- und Unterverträge strukturieren große Kundenbeziehung

Weitere Vorteile

Digitale Kommunikation & Services

Schnellere Kundenkorrespondenz wie E-Mail statt Brief
Hohes Potenzial für weiteren Ausbau digitaler Kundenservices (z. B. das bAV-Portal der Allianz FirmenOnline)

Zusätzliche Struktur: Unterverträge

Kollektivverträge können in Unterverträge (Firmeneinheiten) aufgeteilt werden, um Kundenbeziehungen zu strukturieren, Transparenz zu schaffen und Sonderlösungen abzuschaffen.

Vollständiges Redesign Tarifierungsgruppen

BR-Baustein kann wählbar/verpflichtend sein (damit weniger Tarifierungsgruppen erforderlich)
Wertelisten / Wertebereiche verfügbar, um die vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden exakt abbilden zu können

Anzeige umfangreicherer Abrechnungsdetails

mit Historie bis zu 18 Monaten in FirmenOnline erübrigt viele Rückfragen bei den Fachberatungen

Verbesserte Datenführung

Hinterlegung individueller Vereinbarungen (z. B. Summengrenzen, Höchstaufnahmealter)

Unser Vorgehen zum Umstieg auf ABS in der bAV

¹Gilt grundsätzlich für GV mit Neugeschäft in den letzten 2 Jahren.

Aufbau der Vertragsnummern der Gruppenverträge im neuen System

Neugeschäftsumsteuerung – Unser Vorgehen zu Neuanmeldungen in ABS

Beispiel für einen Arbeitgeber
(gilt grundsätzlich für Bestands-Gruppenverträge mit Neugeschäft in den letzten 2 Jahren)

Kundenorientiertes Vorgehen bei der Übernahme der Versicherungen aus dem Altsystem

Nach der Umsteuerung des Neugeschäfts werden die Versicherungen aus dem alten System nach ABS überführt. Ein reibungsloser Übergang für Kunden und Vermittler hat oberste Priorität. Dazu gehören:

Startphase

Prüfung GV und Information Vermittler.

Ankündigung der Übernahme aus dem Altsystem und Überführung nach ABS:

Wir informieren Sie als Vermittler, wenn der GV für eine Bestandsüberführung geprüft wird.
Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Arbeitgeber (mit Vermittlerkopie) etwa drei Wochen vor der Übernahme ein separates Informationsschreiben.

Überführungsphase

Ein typischer GV wird 1-2x aufgegriffen. Grundsätzlich wird der Zyklus durchlaufen bis alle aktiven Risiken migriert sind.

Gruppenvertrag im Altsystem wird in ABS überführt:

Alle technisch übertragbaren Versicherungen werden übertragen.
Der Arbeitgeber wird im Anschluss über die Übernahme informiert.

Aussteuerungen bei der technischen Übernahme:

Sofern bei der technischen Übernahme Versicherungen nicht übertragen werden konnten, werden diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgegriffen.
Dazu informieren wir separat.

Zielphase

Übernahme des GV abgeschlossen.

Abschluss der Übernahme:

Der Arbeitgeber wird abschließend informiert, wenn alle aktiven Versicherungen des GV übertragen wurden.
Wir empfehlen, die Übergangszeit auf die neuen Versicherungsnummern beim Kunden so kurz wie möglich zu halten.

Anmerkung Einzel-bAV (ohne Gruppenvertrag):

Es erfolgt keine Vorabinformation an Vermittler oder Arbeitgeber, sondern erst mit der ersten Renteninformation/Standmitteilung nach der Übernahme nach ABS (analog private Versicherungen).

Unsere Empfehlungen für Sie bei der Neugeschäftsumsteuerung

Alle vereinbarten Vertragsgrundlagen mit Ihrem Kunden bleiben unverändert.
Wir benötigen keine Unterschrift.
Es werden keine Nachträge zum Gruppenvertrag erstellt.
Alle Vertriebssysteme und Kundenportale werden auf die Verarbeitung von Gruppenverträgen im neuen System angepasst.
Setzen Sie weitere Dritt-Systeme ein? Haben Sie besondere organisatorische Abläufe oder Prozesse? Dann prüfen Sie bitte, ob Anpassungen notwendig sind.

Auswirkungen für unsere Kunden

Zwei Verwaltungssysteme, aber mit klar getrennten Funktionen:

In einem mehrmonatigen Übergangszeitraum werden Neugeschäft und Bestand in zwei unterschiedlichen Verwaltungssystemen geführt.
und haben jeweils eigene Gruppenvertragsnummern.

Das bedeutet für ...

Beitragszahlung:

Wie gewohnt ist im Verwendungszweck die Ordnungsnummer (bei bestehenden Versicherungen die heutige Nummer und für neue Versicherungen die ABS-Vertragsnummer) anzugeben.

Bitte achten Sie hierbei auf das Format der Ordnungsnummer XY-1234567890.

Briefversand:

Die Ausgabe (z. B. von Dokumenten) erfolgt je nach System – ohne systemübergreifende Synchronisierung oder Paketierung.

Datenänderungen:

Abmeldungen und andere Änderungen und Anpassungen an einzelnen Versicherungen erfolgen in dem System, in dem die Versicherung geführt wird.

Häufige Fragen

Allgemeines

Wie erkenne ich, welche Versicherungen zu einem Gruppenvertrag (GV) gehören?

Die Information steckt im ABS nicht mehr in der Versicherungsnummer. Wir geben die zugehörige Gruppen- bzw. Untervertragsnummer stets in Briefen und Listen an oder stellen sie über digitale Schnittstellen bereit.

Welches Format hat die Vertragsnummer?

Im ABS haben wir ein einheitliches Format:

Bitte beachten Sie, dass die Vertragsnummern in technischen Schnittstellen wie dem GDV-Datensatz nur ohne Minus als Trennzeichen geliefert werden können.

Im Altsystem gibt es vier unterschiedliche Formate in verschiedenen Schreibweisen:

Was ist bei der Beitragszahlung zu beachten?

Das Bezahlverfahren bleibt unverändert. Wie bisher ist im Verwendungszweck die jeweilige Vertragsnummer incl. Trennzeichen (Minus) anzugeben.

Wenn der Arbeitgeber mit uns eine Einzelbeitragszahlung per Überweisung pro versicherte Person vereinbart hat, dann gibt er im Verwendungszweck bitte die jeweilige Vertragsnummer der Versicherung an. Hierbei ist bitte auf die vollständige Vorgabe der Versicherungsnummer incl. Minus als Trennzeichen (zwei Buchstaben-zehn Ziffern, siehe auch nachstehende Bilder oder oben unter Format der Vertragsnummer) zu achten.

Wenn der Arbeitgeber mehrere Gruppenvertragsnummern hat, ist bitte je Gruppenvertragsnummer zu summieren und zu überweisen.

Werden Gruppenverträge mit Vertragsaggregation beim Übergang nach ABS auf ein anderes Bezahlverfahren umgestellt?

Beim Übergang nach ABS ändert sich das Bezahlverfahren nicht. Eine Umstellung auf Einzelzahlerverfahren ist unabhängig von ABS stets empfehlenswert - im Idealfall mit SEPA-Lastschrift.

Was ändert sich für Arbeitnehmer:innen?

Für Arbeitnehmer:innen ändert sich zunächst nichts. Während der mehrmonatigen Übergangszeit bleibt alles beim Alten und es gibt keine Veränderungen bei den bAV-Versicherungen im bisherigen System. Erst nach der Umstellung auf das neue System erhält die Versicherung eine neue Versicherungsnummer. Daher ist es momentan nicht erforderlich, die Arbeitnehmer:innen darüber zu informieren.

Wie sieht die neue Vertragsstruktur aus?

ABS bietet die Möglichkeit, die Unternehmensstruktur genauer abzubilden durch:

Die erforderliche Vertragsstruktur hat unsere Verwaltung bereits angelegt.

Wie ist der Standardversand von Unterlagen im ABS?

Es werden grundsätzlich die Versandwege des Gruppenvertrags aus dem Altsystem übernommen.

Neugeschäftsumsteuerung

Wie erfolgt die Neuanmeldung von Arbeitnehmer:innen im ABS?

Bitte geben Sie stets die neue Gruppen- bzw. sofern vorhanden Untervertragsnummer an. Alle Anmeldewege sind wie bisher verfügbar.

Kann die dreistufige Kommunikation verkürzt werden?

Ja, auf Wunsch des Vermittlers / Arbeitgebers kann mit Rücksprache der zuständigen Neuantragsgruppe eine Sofortaktivierung erfolgen. Dies ist insbesondere ratsam, wenn neue Produkte abgeschlossen werden sollen, die es nur im ABS gibt.

Übergangsphase

Wieso ist ein technischer Vertragswechsel zwischen Altsystem und ABS z. B. bei Versicherungsnehmerwechsel nicht möglich?

Die Verwaltungssysteme sind nicht miteinander kompatibel. Das ABS ist deutlich leistungsfähiger und kundenorientierter. Das alte System ist am Ende seines Lebenszyklus.

Eine Übernahme einer bAV, die bereits in ABS verwaltet wird, bleibt nach der Übernahme in ABS. Bei Bedarf wird für den aufnehmenden Arbeitgeber ein Gruppenvertrag in ABS angelegt. In diesem Fall startet dann die oben beschrieben Einführung in vier Schritten.

Kann der Zeitpunkt der Neugeschäftsumstellung oder Übernahme für mehrere Gruppenverträge zusammengefasst werden?

Die Umstellung oder Übernahme erfolgt je Gruppenvertrag (GV) unabhängig von weiteren GV. Hintergrund sind die zahlreichen Varianten z. B. an Durchführungswegen oder Produkten.

Bestandsüberführung bzw. Kundenwunsch: Welche Versicherungsnummer ist anzugeben?

Bei einer Änderung zum Gruppenvertrag (GV) oder Untervertrag (UV) geben Sie bitte die entsprechende GV- bzw. UV-Nummer, bei einer Änderung zur Einzelversicherung die Einzelversicherungsnummer an.

Bestandsüberführung (Übernahme)

Wieso erhalten Vermittler und AG keine Vorabinformation (bei Einzel bAV ohne Gruppenvertrag) bzgl. der Übernahme nach ABS?

Bei Einzelversicherungen ist die Praxis im Privatgeschäft und in der bAV: Der Kunde wird mit jedem Schreiben, welches aus ABS heraus versendet wird, in der neu gestalteten Betreffzeile über den Versicherungsnummernwechsel informiert. Dies geschieht über einen Zeitraum von einem Jahr ab Übernahme.

Wie kann ein Kunde die neue Versicherungsnummer in sein Personalsystem maschinell einspielen?

Vgl. Sie hierzu bitte unser Merkblatt sowie zur Generierung einer entsprechen Bestandsliste in FirmenOnline.

Spezialfragen Maklervertrieb

BIPRO/GDV: Welche Auswirkungen hat die neue Datenführung auf GDV/BIPRO Lieferungen? Welche Handlungsempfehlungen gibt es?

Siehe Hierzu:

FAQ-ABS-KV

Wie ist der Prozess bei der Änderung der Nummern vorgesehen (Bestandsüberführung) bzw. gibt es Seitens Allianz Unterstützung (insbesondere für Makler bei der Nutzung von Drittsystemen – z. B. E-Vorsorge)

Weder vor noch zur Übernahme ist eine Änderung der Versicherungsnummer erforderlich. Arbeitgeber und Vermittler können in ihren Systemen nach der Bestandsüberführung gemäß ihren individuellen Zeitplänen die Versicherungsnummern umstellen. Unsere Empfehlung ist, dies zeitnah nach der Bestandsüberführung zu tun.

Die neuen Versicherungsnummern stehen digital über FirmenOnline oder im Maklerportal-Bestandsmanagement (Log-In erforderlich) zur Verfügung. Zu einer konkreten Bestandsüberführung kann alternativ eine Excel-Liste per Email an migrationsliste@allianz.de angefragt werden.