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Bestandsverwaltung
Allgemeine Services
Schulung der Bestandsservices
In dieser Schulung geben wir Ihnen einen Überblick über das Thema Bestandsservices.
Folgende allgemeine Services stehen zur Verfügung
- Bestandsübersicht der freigeschalteten Einzelverträge und Gruppenverträge (alle Durchführungswege und Zeitwertkonten),
- Such- und Filterfunktion im Bestand in der Bestandsübersicht für Einzelverträge,
- Konfigurations- und Exportmöglichkeit der Bestandsübersicht und
- Leistungsdaten (z. B. Erlebensfall- und Todesfallleistungen inkl. Überschussbeteiligung) und Anlassdokumentation (Änderungen am Vertrag) der Einzelverträge,
- Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Bestandsliste mit den bisherigen und neuen Einzelvertragsnummern sowie den entsprechenden ABS-Verträgen.
Nützliche Hinweise:
Anzeige der Vorvertragsnummer für Einzel- und Gruppenverträge
Mit der Migration von Verträgen von der Versicherungsdatenbank (VersDB) nach ABS ändert sich die Vertragsnummer für den Gruppenvertrag und für jeden dazugehörigen Einzelvertrag. Ab sofort wird in FirmenOnline in der Vertragsübersicht der Gruppenverträge die jeweilige „Vorvertragsnummer“ angezeigt. Damit ist für den Nutzer sofort ersichtlich, welche alte Vertragsnummer zu welcher neuen Vertragsnummer gehört.
Sprechende Tarifbezeichnung in der Einzelvertragsübersicht
In der Einzelvertragsübersicht wurde bisher lediglich die Spalte „Tarif“ mit den Tarifkürzeln angezeigt. Nun wurde eine neue Spalte „Tarifbezeichnung“ aufgenommen, in der die Tarifbeschreibung aufgeführt wird.
Absprung zur ServiceABS Anlassdokumentation auf Gruppenvertragsebene
Bisher können Sie von einem Einzelvertrag zu den Leistungsdaten bzw. zur Anlassdokumentation abspringen, um detaillierte Vertragsinformationen und Dokumente einsehen zu können. Nun können Sie auch für einen Gruppenvertrag von der Gruppenvertragsübersicht per Klick auf das Optionsmenü mit den drei Punkten „zur Anlassdokumentation“ abspringen. In der Service ABS Anlassdokumentation finden Sie die nicht-sensible Ausgangspost auf Gruppenvertragsebene.
Listenmeldungen
Listenmeldungen können aktuell für folgende Auftragsarten an Betrieb übermittelt werden:
- Einmalig zuzahlen (VersDB & ABS)
- Variabler Einmalbeitrag (VersDB)
- Beitrag ändern (VersDB)
- Personalnummer ändern (VersDB & ABS)
Die Listenmeldungen sind über Firmenonline -> Bestand -> Reiter Einzelverträge -> Optionen durchführbar. Die Excel-Vorlagen dafür sind direkt im Prozess hinterlegt.
Wichtig:
- Verwenden Sie nur die von uns zur Verfügung gestellten Vorlagen.
- Aktivieren Sie die Inhalte und Makros in der Vorlage. Generieren Sie die CSV-Datei, indem Sie den in der Vorlage vorhandenen Button "Speichern im CSV-Format" verwenden.
- Beim Import werden die Datensätze geprüft. Datensätze, bei denen die Prüfung ein Problem feststellt, werden an der Oberfläche mit dem Prüfergebnis angezeigt.
Ab sofort: Weitere Excelvorlagen für die Listenmeldung verfügbar:
Für die Listenmeldung stehen Ihnen ab sofort folgende fünf neuen Excel-Vorlagen zur Verfügung:
- Beiträge ändern
- Beitragsfrei stellen
- Beitragszahlung wieder aufnehmen (Wiederinkraftsetzung)
- Personendaten ändern (Adress-/Namensänderung)
- Variable Beiträge melden (Einmalbeitrag)
Diese Listen können Sie für VersDB- und ABS-Verträge nutzen.
Diese Listen können unter Bestand > Vorsorge-Verträge im Reiter Gruppenverträge am gewünschten Bestandsvertrag unter „Sonstiger Auftrag und Listenmeldungen“ übermittelt werden.
Wichtig:
- Verwenden Sie die Liste ab >10 identischen Vorgängen zu einem Gruppenvertrag. Bei weniger als 10 Vorgängen gehen Sie bitte über die Einzelmeldung.
- Nutzen Sie für jeden Anlass und Gruppenvertrag nur eine Excel-Liste. Eine Verarbeitung einer Liste mit unterschiedlichen Gruppenverträgen und/oder Anlässen ist nicht möglich.
- Nutzen Sie aktuell schon Listen für Bestandsänderungen (z. B. per API, BIPRO u.ä.), so nutzen Sie diese bitte unverändert weiter.
Bei diesen Listen gilt das Service-Level-Agreement von 3 Arbeitstagen. Beachten Sie bitte, dass dieses bei Übermittlung durch DKS nicht gilt.
Nachfolgend finden Sie die 5 neuen Listen einschließlich Ausfüllanleitung zum Download. Die befüllte Liste können Sie dann in FONL unter Gruppenverträge - Sonstiger Auftrag und Listenmeldungen hochladen und versenden.
Neue Excel-Vorlagen zur Listenmeldung mit Anleitungen
Wischen um mehr anzuzeigen
| Beiträge ändern | zur Liste | zur Ausfüllanleitung |
| Beitragsfrei stellen | zur Liste | zur Ausfüllanleitung |
| Beitragszahlung wieder aufnehmen (Wiederinkraftsetzung) | zur Liste | zur Ausfüllanleitung |
| Personendaten ändern (Adress-/Namensänderung) | zur Liste | zur Ausfüllanleitung |
| variable Beiträge melden | zur Liste | zur Ausfüllanleitung |
| Neue Excel-Vorlagen über sonstiger Auftrag & Listenmeldungen | zur Anleitung | |
Anleitungen zu bereits bestehenden Listenmeldungen
Wischen um mehr anzuzeigen
| Personalnummer ändern - einmalig zuzahlen | zur Anleitung |
| Variabler Einmalbeitrag und Beitragsänderung | zur Anleitung |
Häufige Fragen
Die Dunkelverarbeitung erfolgt nicht in FirmenOnline, sondern im Backend-System (VersDB oder ABS). Ein Vorgang wird nur dann dunkel verarbeitet, wenn ein automatisierter Verarbeitungsprozess im Backend vorhanden ist und keine Besonderheiten vorliegen.
Für ABS-Verträge erfolgt eine Dunkelverarbeitung, sobald der jeweils erforderliche Service von ABS verfügbar ist. Das ist abhängig von der ABS Planung.
Bei Vorgängen, bei denen ein Nachweis eingereicht werden muss oder eine Unterschrift erforderlich ist, wird nach wie vor die vertragsführende Stelle abschließend prüfen müssen, auch wenn die sonstige Verarbeitung komplett automatisiert abläuft.
Alle Transaktionen sind in der Auftragsübersicht in FirmenOnline vorhanden und können vom Vermittler eingesehen werden, sofern er auch für FirmenOnline und den jeweiligen Gruppenvertrag, bei welchem eine Änderung auf Risikenebene durchgeführt wurde, berechtigt ist.
Listenmeldungen können ausschließlich im CSV-Format eingereicht werden. Nutzen Sie für die Listenmeldungen die Vorlagen, die im FirmenOnline Portal zur Verfügung gestellt werden.
Der Nutzer kann über die Funktion „Bestandsübersicht konfigurieren“ selbst entscheiden welche Spalten angezeigt werden sollen und welche nicht.
Nein. Die vorgegebenen Spalten inkl. Überschriften dienen dazu, dass die korrekte Befüllung der jeweiligen Inhalte geprüft und fehlerhaft angegebene Daten zur Korrektur anzeigt werden können. Das führt zu einer besseren Datenqualität und damit zu weniger Aufwand in der Nachbearbeitung für den Sachbearbeiter. Verwenden Sie einfach die von uns zur Verfügung gestellten Vorlagen.
Tarifierungsgruppen ist die neue Bezeichnung für Personengruppen. Die Umstellung der Bezeichnung erfolgt sukzessive.
Mehr Informationen dazu erhalten Sie im Fachrundschreiben.