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Postfach
Allgemeines
Was ist das FirmenOnline Postfach?
Es handelt sich um ein digitales Postfach im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal, in welchem gruppenvertragsbezogene Nachrichten, wie bspw. Standmitteilungen für bAV- und Zeitwertkonten-Gruppenverträge sowie persönliche Nachrichten, mit wichtigen Hinweisen für die Arbeit in und mit FirmenOnline, bereitgestellt werden. Das FirmenOnline Postfach wird fortlaufend weiter ausgebaut und um neue Funktionen und Dokumente ergänzt.
Das FirmenOnline Postfach steht allen FirmenOnline-Nutzern automatisch im Arbeitgeber-Portal zur Verfügung. Die digitalen Standmitteilungen erhalten aber nur bereits für FirmenOnline freigeschaltete Gruppenverträge, die im nachfolgenden Kapitel konkreter beschrieben sind.
Wichtiger Hinweis: Gruppenverträge, die erst nach dem Standmitteilungslauf des aktuellen Jahres für FirmenOnline freigeschaltet werden, erhalten frühestens für das Folgejahr die Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt!
Ausführliche Informationen finden Sie in dieser Schulungspräsentation sowie im Webinar.
Dort erfahren Sie überwiegend über eine Live-Demo:
- Wo das FirmenOnline Postfach im Arbeitgeber-Portal eingebunden ist.
- Wie die digitalen Standmitteilungen im FirmenOnline Postfach eingestellt werden.
- Wie die digitalen Standmitteilungen zur weiteren Verarbeitung heruntergeladen werden.
- Wie die Verteilhilfe zur Verteilung an die Arbeitnehmer genutzt werden kann.
- Wie die digitale Bestätigung der Verteilung vorgenommen werden kann.
Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?
Das FirmenOnline Postfach bietet eine rechtssichere, digitale Zustellung der Dokumente. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente vollständig herunterlädt.
Speziell für die bAV-Standmitteilungen gilt, dass diese nicht nur vollständig heruntergeladen werden müssen, sondern auch an die Arbeitnehmer zu verteilen sind. Diese Verteilung muss gegenüber der Allianz Lebensversicherungs-AG bestätigt werden. Bleibt diese Bestätigung aus, erfolgen mehrfache Erinnerungen.
Digitale Standmitteilungen
Welche Standmitteilungen werden digital über das FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt?
Unter folgenden Voraussetzungen werden Standmitteilungen im FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt:
- Der Gruppenvertrag wird in FirmenOnline verwaltet.
- Es wurde die Zustimmung zu einer digitalen Zustellung erteilt.
- Es handelt sich um einen aktiven bAV- / Zeitwertkonten-Gruppenvertrag (Allianz Leben, MetallRente, KlinikRente, Versorgungswerk der Presse und Chemie Verbandsrahmenvertrag).
Folgende Informationsschreiben könnten ebenfalls als „Standmitteilung“ bezeichnet werden. Da sie allerdings aus einem anderen Prozess stammen, werden sie nicht im FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt:
- Die Versorgungsbescheinigungen für Rentner und Anwärter aus der Unterstützungskasse.
- Die Nachträge zur Erhöhung der garantierten Leistungen für IndexSelect Versicherungen.
- Die versicherungstechnischen Nachträge (Anpassungs-Nachträge) für Zuwachsversicherungen.
- Die Standmitteilung innerhalb des Zulageninformationsschreibens (ZULINF) für Riesterversicherungen.
Enthält der bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen, für die der Arbeitgeber bzw. der Vermittler die Standmitteilungen bisher ebenfalls in Papierform erhält, so werden auch diese dem Arbeitgeber bzw. Vermittler digital in das FirmenOnline Postfach eingestellt.
Wichtige Hinweise:
- Sofern der Arbeitnehmer „Meine Allianz“ nutzt, erhält er über diesen Weg ebenfalls seine Standmitteilung. Wenn er dort „Papierverzicht“ oder „E-Mail statt Brief“ vereinbart hat, wird die Standmitteilung kein weiteres Mal über das FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber erhält in diesen Fällen wie bisher einen entsprechenden Hinweis dazu auf der Sammelliste.
- Bei der digitalen Zustellung der Standmitteilungen über das FirmenOnline Postfach handelt es sich zwar um einen neuen Versandweg, aber alle gewohnten Prozesse – wie bspw. der Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung der Verteilung usw. – bleiben unverändert. Details zum allgemeinen Erinnerungsprozess finden sich am Ende dieses Kapitels.
- Werden die digital in das FirmenOnline Postfach eingestellten Standmitteilungen nicht abgerufen, erfolgt kein Paketversand in Papierform. Ist eine Umstellung auf Papierversand an den Arbeitgeber gewünscht, kann diese über das Betriebsgebiet veranlasst werden.
- Nutzer von FirmenOnline, die die Standmitteilungen noch nicht über das FirmenOnline Postfach erhalten, werden in regelmäßigen Abständen über die Möglichkeit zur Umstellung auf das Postfach über die neue Nachrichtenfunktion informiert. Die Zustimmung zur Umstellung kann ganz einfach direkt in der Nachricht erfolgen.
Gruppenverträge, die erst nach dem Standmitteilungslauf des aktuellen Jahres für FirmenOnline freigeschaltet werden, können frühestens für die digitalen Standmitteilungen des Folgejahres berücksichtigt werden!
Wie erfolgte die Information und Einstellung der digitalen Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach?
- Der FirmenOnline-Nutzer wurde per E-Mail informiert, dass digitale Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt wurden und nun abrufbar sind.
- Die Standmitteilungen können dann heruntergeladen und gespeichert werden.
- Wenn der Arbeitgeber die Standmitteilung den Arbeitnehmern weiterleiten möchte, kann er dies mit einer „Verteilhilfe“ tun, die mit dem Download zur Verfügung gestellt wird. Informationen dazu finden Sie im Absatz „Postfach: „Verteilhilfe“ für die Weiterleitung der Standmitteilungen an Arbeitnehmer“.
- Nach Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer kann die verpflichtende Bestätigung, dass der Arbeitgeber die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen hat, digital mit einem Klick abgegeben werden.
- Erfolgt die Bestätigung der Verteilung nicht, wird der Arbeitgeber mehrmals erinnert (Details zum Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung siehe weiter unten).
Sobald die Standmitteilungen im Postfach eingestellt sind, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, direkt im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal einen individuellen Aufbau des Dateinamens der einzelnen Standmitteilungen vorzugeben. Die Standmitteilungen werden dann mit dem geänderten Aufbau des Dateinamens neu erzeugt.
Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung der Verteilung durch den Arbeitgeber:
Der Ablauf des Erinnerungsprozesses ist unverändert wie aus der Vergangenheit gewohnt und vollkommen unabhängig vom Versandweg. Das bedeutet: Egal ob die Standmitteilungen digital über das FirmenOnline Postfach oder per Papierversand im Paket an den Arbeitgeber zugestellt werden, der Ablauf bei Nicht-Bestätigung ist identisch.
Der Prozess in der Übersicht (PDF):
- Erste Erinnerung (Arbeitgeber, 2 Monate nach Zustellung): Die erste Erinnerung erfolgt zwei Monate nach Paketversand der Standmitteilungen an den Arbeitgeber.
- Zweite Erinnerung (Vermittler, 2 Monate + 3 Wochen nach Zustellung): Nach weiteren drei Wochen ohne Bestätigung erfolgt eine Information an den Vermittler, dass die Bestätigung der Verteilung noch aussteht. Es wird zudem darauf hingewiesen, dass eine Umstellung auf kostenpflichtigen Direktversand vorgenommen wird, sofern die Bestätigung nicht kurzfristig erfolgt.
- Umstellung (2 Monate + 6 Wochen nach Zustellung): Erfolgt auch auf die zweite Erinnerung keine Bestätigung, wird nach weiteren drei Wochen eine Umstellung auf den Versandweg „Direktversand an die versicherte Person mit Portoübernahme durch den Arbeitgeber“ vorgenommen. Im Rahmen einer Nachholaktion für das aktuelle Jahr werden die Gewinnberichte dann direkt an die versicherten Personen versandt und dem Arbeitgeber eine Portorechnung zugestellt. Dieser Versandweg ist dann auch für künftige Aktionen eingetragen.
Ausführliche Informationen findenSie in dieser Schulungspräsentation sowie im Webinar.
Wie geht es mit FileXchange weiter?
Dieser Versandweg wird Ende des Jahres eingestellt, d.h. in 2023 wurden letztmalig Standmitteilungen per FileXchange verschickt. In 2024 löst dann das FirmenOnline Postfach die Zustellung über FileXchange ab.
Nutzer von FirmenOnline, die die Standmitteilungen zu ihren Gruppenverträgen derzeit noch per FileXchange bekommen, werden über die neue Nachrichtenfunktion in FirmenOnline über die bereits jetzt bestehende Möglichkeit zur Umstellung informiert. Die Zustimmung zur Umstellung kann direkt in der Nachricht per Klick gegeben werden.
Verteilhilfe
Für die unkomplizierte digitale Verteilung der Standmittlungen unterstützen wir die FirmenOnline-Nutzer mit einer Verteilhilfe. Der Ablauf ist dabei ganz einfach:
- Download der Verteilhilfe aus dem FirmenOnline Arbeitgeber-Portal. (Hinweis für Nutzer von Allianz-Hardware, wie Allianz-Notebooks, AVC usw.: Die Datei muss vor dem 2. Schritt signiert werden, Informationen dazu finden Sie in dieser Anleitung).
- Befüllung der Vorlage mit Empfängerinformationen (Personalnummer, Name und E-Mailadresse der Arbeitnehmer).
- Zuordnung der E-Mailadressen zu den entsprechenden Standmitteilungsdokumenten per Mausklick. Änderung des Mustertextes bei Bedarf.
- Verschlüsselter Versand der Standmitteilungen per Outlook-Serienmail mit einem Klick.
Die Arbeitnehmer erhalten so ihre Standmitteilungen per E-Mail.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in dieserAnleitung für die Verteilhilfe sowie weiter unten in unserem Erklärvideo.
Im Anschluss an die Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer muss noch die Bestätigung erfolgen, dass der Arbeitgeber die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen hat (Anleitung siehe Erklärvideo bzw. Schulungsfoliensatz).
Bitte beachten Sie bzgl. der Verteilhilfe folgende wichtige Hinweise:
- Das Netzwerk / die Firewall des Arbeitgebers muss den Download sowie die Ausführung von Makros erlauben.
- Es wird nur Microsoft Outlook für den Versand der E-Mails unterstützt.
- Bei Versand an private E-Mailadressen der Arbeitnehmer wird keine Verschlüsselung unterstützt.
- Für die Verteilhilfe können wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keinen Support anbieten.
Ausführliche Informationen finden Sie außerdem in dieser Schulungspräsentation sowie im Webinar.
Häufige Fragen
Sofern im bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen geführt werden, für die der Arbeitgeber auch bisher die Standmitteilungen in Papierform erhält, so werden diese dem Arbeitgeber auch digital in das FirmenOnline Postfach eingestellt.
Derzeit werden Standmitteilungen sowie allgemeine, gruppenvertragsbezogene Nachrichten unterstützt. Weiter haben wir einen Bereich mit persönlichen Nachrichten mit wichtigen Hinweisen für die Arbeit mit und in FirmenOnline. Das FirmenOnline Postfach wird kontinuierlich weiterentwickelt und künftig sukzessive um weitere Dokumente erweitert.
Bei der Verteilhilfe handelt es sich um einen ergänzenden Service, für den wir aus datenschutzrechtliche Gründen leider keinen Support anbieten können.
Die Gruppenverträge, bei denen die Arbeitnehmer ihre Standmitteilungen direkt erhalten, können die Standmitteilungen auf Wunsch ebenfalls über das FirmenOnline Postfach an den Arbeitgeber übermittelt werden. Dieser muss dann die Dokumente an seine Belegschaft verteilen und die Verteilung bestätigen..
- bAV- bzw. Zeitwertkonten-Gruppenvertrag wird über FirmenOnline verwaltet.
- Es ist ein aktiver Bestand im Gruppenvertrag vorhanden
- Das FirmenOnline Postfach ist als Versandweg zum jew. Gruppenvertrag hinterlegt
Wenn Standmitteilungen im Paket fehlen liegt das meistens daran, dass die betroffenen Arbeitnehmer im Kundenportal „Meine Allianz“ registriert sind und „Papierverzicht“ vereinbart haben. In diesem Fall wird die Standmitteilung dem Arbeitgeber nicht zur Weiterverteilung zugeschickt (weder auf Papier noch digital). Es kann aber auch daran liegen, dass aus fachlichen Gründen keine Standmitteilung erstellt wurde, z.B. im ersten Jahr der Beitragszahlung. Ob diese Konstellationen vorliegen, können Sie der Arbeitnehmer-Sammelliste entnehmen. Diese finden Sie im heruntergeladenen ZIP-File. Dort befindet sich auch eine PDF-Datei mit der Arbeitgeber-Sammelliste (Dateiname „<7-stellige GV-Nr.>_ArbeitgeberSammelliste.pdf“). Diese hat zu jedem Arbeitnehmer eine Zeile, in der entweder die aktuellen Werte oder ein Hinweis, weswegen keine Standmitteilung für diese VP im Paket enthalten ist, eingetragen ist. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie auch in der PDF-Datei mit dem Arbeitgeber-Anschreiben.
Nein, alle Gruppenverträge die erst jetzt für FirmenOnline freigeschaltet werden, werden frühestens in 2024 die Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt.
Wenn die Übermittlung der Zustimmung in unser System erst dann erfolgt ist, als der Prozess zu Erstellung und Versand der Standmitteilungen bereits angelaufen war, kann es dazu kommen, dass Sie die Unterlagen ein letztes Mal auf Papier erhalten. Ab dem Folgejahr erfolgt die Zusendung dann auf jeden Fall über das FirmenOnline Postfach.
Ja, dies ist ebenfalls möglich. Rufen Sie dazu in FirmenOnline unter „Bestand“ > „Gruppenverträge“ den jeweiligen Gruppenvertrag auf. Klicken Sie dort auf die drei Punkte und bestätigen Sie die Verteilung über das Auswahlfeld „Verteilung bestätigen“. Das gleiche Auswahlfeld steht Ihnen auch hinter den drei Punkten auf der Nachricht mit den Standmitteilungen direkt im Postfach zur Verfügung. Wichtige Voraussetzung für die Bestätigung der Verteilung ist, dass die Nutzer das Recht haben, Änderungen im Bestand vorzunehmen.
Hat ein Nutzer von FirmenOnline lediglich eine Leseberechtigung, kann die Bestätigung der Verteilung nicht durchgeführt werden. Hierfür ist aus rechtlichen Gründen eine Berechtigung zur Durchführung von Änderungen nötig. Sobald diese über den zuständigen (Firmen-)Administrator (siehe 9.) eingerichtet wurde, kann auch die Bestätigung der Verteilung erfolgen.
Nein, es handelt sich bei der digitalen Zustellung der Standmitteilung über das FirmenOnline Postfach lediglich um einen weiteren Versandweg. Das heißt: Egal ob das Standmitteilungspaket dem Arbeitgeber bzw. Vermittler auf Papier oder digital zugestellt wird, die gewohnten Prozesse bleiben unverändert. Dies gilt bspw. auch für den Erinnerungsprozess bei fehlender Bestätigung der Verteilung der Standmitteilungen.
Nein, dies ist nicht der Fall. Ist eine Umstellung auf Papierversand der Standmitteilungspakete an den Arbeitgeber gewünscht, muss dies über das Betriebsgebiet veranlasst werden.