Postfach

Es handelt sich um ein digitales Postfach in FirmenOnline, in welchem persönliche als auch vertragsbezogene Nachrichten bereitgestellt werden. Grundsätzlich steht allen FirmenOnline-Nutzern automatisch die Postfach-Funktion zur Verfügung.

Persönliche Nachrichten: 
Hier werden bspw. wichtige Hinweise und allgemeine Neuigkeiten für die Arbeit in und mit FirmenOnline sowie nutzerspezifische Informationen eingestellt.

Gruppenvertragsbezogene Nachrichten: 
In diesem Bereich werden Informationen zu den für den jeweiligen Nutzer freigeschalteten Gruppenverträgen eingestellt.  
Dies sind bspw. allgemeine Informationen zum Gruppenvertrag wie z.B. Zustimmungsaktionen oder auch die digitalen Dokumente (z.B. Standmitteilungen für die bAV-Verträge, Beitragsrechnungen und Sammelpolicen für die bKV-Verträge usw.).

Hinweis: Digitale Dokumente (wie z.B. Standmitteilungen) werden nur ins FirmenOnline Postfach eingestellt, wenn der Gruppenvertrag für FirmenOnline freigeschaltet und die Zustimmung zum digitalen Versand erteilt wurde. Im nachfolgenden Kapitel finden Sie eine nähere Beschreibung.  
 

Ausführliche Informationen finden Sie in dieser  Schulungspräsentation sowie im Webinar.

Dort erfahren Sie überwiegend über eine Live-Demo:

• Wo das Postfach in FirmenOnline eingebunden ist. 
• Wie die digitalen Standmitteilungen im FirmenOnline Postfach eingestellt werden.
• Wie die digitalen Standmitteilungen zur weiteren Verarbeitung heruntergeladen werden.
• Wie die Verteilhilfe zur Verteilung an die Arbeitnehmer genutzt werden kann. 
• Wie die digitale Bestätigung der Verteilung vorgenommen werden kann.

Im FirmenOnline Postfach finden Sie die folgenden bAV-Dokumente:

• Gewinnberichte/Standmitteilungen (VersDB und ABS Verträge) – bereits seit 2022 verfügbar. Alle wichtigen Informationen zu Standmitteilungs-Spezfika finden Sie in einem separaten Kapitel „ Standmitteilungen“. 

• Versicherungstechnische Bestandsänderung (beinhaltet: Anpassungsschreiben, Dynamikanpassungen etc.) (ABS Verträge)  

Welche Dokumente fallen unter die versicherungstechnischen Bestandsänderungen?

• Ablauf der Beitragszahlungsdauer 
• Ablauf Zusatzversicherung 
• Änderung der vereinbarten Beitragserhöhung zu Startpolicen 
• Bestätigungsschreiben zu Ausschluss, Aussetzen, Durchführung, Einschluss oder Storno einer Anpassung 
• Ausgleich einer Beitragslücke mit technischem Beitrag / technischer Leistung 
• Beitragserhöhung zu Startpolicen 
• Beitragsfreistellung 
• Berufswechsel mit technischer Neukalkulation  
• Bestätigungsschreiben Phasenübergang Dienstunfähigkeits-Police 
• Berufsunfähigkeitszusatzversicherung: Ausschluss oder Herabsetzung 
• Berufsunfähigkeitszusatzversicherung: Einschluss 
• Daueränderung  
• Herabsetzung 
• Jahrestagsabrechnung und Informationen zum Indexstichtag bei IndexSelect Verträgen
• Jahrestagsbewegung zu technisch einjährigen Versicherungen
• Raucherstatus wechseln    
• variable Beitragszahlung 
• Teilbeitrag einstellen/beenden 
• Vergünstigung / Tarifbereich ändern 
• Wiederinkraftsetzung  
• Zuzahlung / Sonderzahlung

Eine Bereitstellung weiterer Dokumente wie z.B. Policen/Versorgungsbescheinigungen ist im Laufe 2026 geplant. Eine Umsetzung erfolgt dabei nur auf die in ABS verwalteten Gruppenverträgen. Für die VersDB werden keine weiteren Aufwände in diesem Bereich investiert. 

Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, um digitale Dokumente erhalten zu können?

Unter folgenden Voraussetzungen können im FirmenOnline Postfach Dokumente digitale zur Verfügung gestellt werden: 

• Der Gruppenvertrag wird in FirmenOnline verwaltet.  
• Es wurde die Zustimmung zu einer digitalen Zustellung erteilt.
• Es handelt sich um einen aktiven bAV- / Zeitwertkonten-Gruppenvertrag (Allianz Leben, MetallRente, KlinikRente, Versorgungswerk der Presse und Chemie Verbandsrahmenvertrag). 

Sonderfall Standmitteilungen: Gruppenverträge, die erst nach dem Standmitteilungslauf des aktuellen Jahres für FirmenOnline freigeschaltet werden und digitaler Versand vereinbart haben, können frühestens für die digitalen Standmitteilungen im Folgejahr erhalten.

Information über den Eingang neuer digitaler Dokumente: 

Wenn ein neues Dokument eingestellt wurde, erhalten Sie einmalig eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Nachrichten im Postfach vorliegen.* 
In der Nachricht wird dazu aufgefordert sich einzuloggen, die Nachricht abzurufen und ggf. den Download dieser zu bestätigen. 

* Nachricht wird nur an Nutzer mit den Rollen: Firmenmitarbeiter, Makler und sonstige versendet.

Benachrichtigung zu noch ungelesenen Nachrichten

Zusätzlich informieren wir Sie regelmäßig, sofern noch ungelesene Nachrichten im Postfach vorliegen. Hier kann es sich sowohl um persönliche als auch gruppenvertragsbezogene ungelesene Nachrichten handeln.

Standardmäßig erhalten Sie bei Vorliegen noch ungelesener Nachrichten einmal pro Woche eine Erinnerungsmail. Dieses Intervall können Sie selbst auch auf „monatlich“ oder „nie“ anpassen.

Die einmalige Information über neue Nachrichten im Postfach bleibt von dieser Einstellung unberührt. 

Unter Standmitteilung sind die jährlichen Informationen zur Überschussbeteiligung (auch Gewinnbericht genannt) zu verstehen.

Enthält der bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen, für die der Arbeitgeber bzw. der Vermittler die Standmitteilungen bisher ebenfalls in Papierform erhält, so werden auch diese dem Arbeitgeber bzw. Vermittler digital in das FirmenOnline Postfach eingestellt.    

Folgende Informationsschreiben werden regelmäßig von unseren Kunden ebenfalls als „Standmitteilung“ verstanden. Diese werden allerdings aus einem anderen Prozess erstellt. Daher werden diese nicht unter dem Dokumentenpaket „Standmitteilung“ eingestellt, sondern unter anderen Dokumentenpaketen:

• Die Versorgungsbescheinigungen für Rentner und Anwärter aus der Unterstützungskasse.
• Die Nachträge zur Erhöhung der garantierten Leistungen für IndexSelect Versicherungen.
• Die versicherungstechnischen Nachträge (Anpassungsnachträge) für Zuwachsversicherung*
• Die Standmitteilung innerhalb des Zulageninformationsschreibens (ZULINF) für Riesterversicherungen.

* Sind u.A. Bestandteil der Versandgruppe „Versicherungstechnische Änderungen“ 

Verteilungsbestätigung

Bei der digitalen Zustellung der Standmitteilungen über das FirmenOnline Postfach handelt es sich zwar um einen neuen Versandweg, aber alle gewohnten Prozesse bleiben unverändert.

Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber auch bei Nutzung von FirmenOnline verpflichtet ist, die Standmitteilungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu verteilen.
Wir unterstützen den Arbeitgeber hier mittels der Verteilhilfe (siehe eigener Abschnitt).

Die Bestätigung der Verteilung kann direkt über FirmenOnline abgegeben werden. Erfolgt diese Bestätigung nicht, greift der allgemeine Erinnerungsprozess. Details zum allgemeinen Erinnerungsprozess finden sich am Ende dieses Kapitels. 

Hinweis: Es gibt Verträge/Produkte bei denen eine Bestätigung der Weitergabe nicht erforderlich ist (z.B. Zeitwertkonten, Firmenrückdeckungsversicherungen,...). Dies erkennen Sie daran, dass dem Dokumentenpaket kein PDF zur Bestätigung der Verteilung beiliegt und die Option nach Bestätigung des Downloads nicht angeboten wird. 
 

Gibt es für Arbeitnehmer eine Möglichkeit die Standmitteilungen direkt digital von der Allianz zu erhalten?

Sofern der Arbeitnehmer „Meine Allianz“ nutzt, erhält er über diesen Weg ebenfalls seine Standmitteilung. 

Wenn er dort „Papierverzicht“ bzw. "Dokumente Digital"/„E-Mail statt Brief“ vereinbart hat, wird die Standmitteilung kein weiteres Mal über das FirmenOnline Postfach zur Verfügung gestellt. 

Der Arbeitgeber erhält in diesen Fällen wie bisher einen entsprechenden Hinweis dazu auf der Sammelliste. Die Einzeldokumente für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die „Meine Allianz“ mit Papierverzicht/ESB haben, sind dann auch nicht Bestandteil des Arbeitgeberpaketes und müssen somit vom Arbeitgeber nicht nochmals gesondert verteilt werden. 

Erinnerungsprozess bei Nicht-Bestätigung der Verteilung durch den Arbeitgeber:

Der Ablauf des Erinnerungsprozesses ist unverändert wie aus der Vergangenheit gewohnt und vollkommen unabhängig vom Versandweg. Das bedeutet: Egal ob die Standmitteilungen digital über das FirmenOnline Postfach oder per Papierversand im Paket an den Arbeitgeber zugestellt werden, der Ablauf bei Nicht-Bestätigung ist identisch.
 

Ausführliche Informationen finden Sie in dieser  Schulungspräsentation sowie im Webinar.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Hinweise zum FileXchange? 

Dieser Versandweg wurde Ende 2023 eingestellt. Nachfolgelösung ist das FirmenOnline Postfach.

Im Gegensatz zu anderen Dokumenten, gibt es bei den Standmitteilungen einige Besonderheiten zu beachten:

• Gruppenverträge, die erst nach dem Standmitteilungslauf des aktuellen Jahres für FirmenOnline freigeschaltet werden, erhalten frühestens für das Folgejahr die Standmitteilungen in das FirmenOnline Postfach eingestellt!
• Speziell für die bAV-Standmitteilungen gilt, dass diese nicht nur vollständig heruntergeladen werden müssen, sondern auch an die Arbeitnehmer zu verteilen sind. Diese Verteilung muss gegenüber der Allianz Lebensversicherungs-AG bestätigt werden. Bleibt diese Bestätigung aus, erfolgen mehrfache Erinnerungen. 

Für die unkomplizierte digitale Verteilung der Standmittlungen unterstützen wir die FirmenOnline-Nutzer mit einer Verteilhilfe. Der Ablauf ist dabei ganz einfach: 

1. Download der Verteilhilfe aus dem FirmenOnline Arbeitgeber-Portal. (Hinweis für Nutzer von Allianz-Hardware, wie Allianz-Notebooks, AVC usw.: Die Datei muss vor dem 2. Schritt signiert werden, Informationen dazu finden Sie in dieser Anleitung). 
2. Befüllung der Vorlage mit Empfängerinformationen (Personalnummer, Name und E-Mailadresse der Arbeitnehmer). 
3. Zuordnung der E-Mailadressen zu den entsprechenden Standmitteilungsdokumenten per Mausklick. Änderung des Mustertextes bei Bedarf. 
4. Verschlüsselter Versand der Standmitteilungen per Outlook-Serienmail mit einem Klick.

Die Arbeitnehmer erhalten so ihre Standmitteilungen per E-Mail.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in dieser Anleitung für die Verteilhilfe sowie weiter unten in unserem Erklärvideo. 

Im Anschluss an die Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer muss noch die Bestätigung erfolgen, dass der Arbeitgeber die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen hat (Anleitung siehe Erklärvideo bzw. Schulungsfoliensatz).

Bitte beachten Sie bzgl. der Verteilhilfe folgende wichtige Hinweise: 

1. Das Netzwerk / die Firewall des Arbeitgebers muss den Download sowie die Ausführung von Makros erlauben. 
2. Es wird nur Microsoft Outlook für den Versand der E-Mails unterstützt. 
3. Bei Versand an private E-Mailadressen der Arbeitnehmer wird keine Verschlüsselung unterstützt.
4. Für die Verteilhilfe können wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keinen Support anbieten.

Ausführliche Informationen finden Sie außerdem in dieser  Schulungspräsentation sowie im Webinar.