Ihre Ansprechpartner
Arbeitnehmer-Portal
Informationen zum Arbeitnehmer-Portal
Mit dem Arbeitnehmer-Portal können Sie
o den Arbeitgeber unterstützen, die betriebliche Altersversorgung in seinem Unternehmen bekannt zu machen
o den Arbeitnehmer digital ansprechen und Informationen zur bAV zur Verfügung stellen, die er einfach und überall per Smartphone, Tablet oder Desktop abrufen kann.
Zielgruppe Arbeitnehmer-Portal:
Alle Arbeitnehmer einer Firma, die über die betriebliche Altersversorgung informiert werden sollen: Entweder bei einer bestehenden Versorgung mit eingerichtetem Gruppenvertrag oder auch bereits im Rahmen einer Anbahnung.
Das Arbeitnehmer-Portal kann auch unabhängig vom FirmenOnline - Arbeitgeber-Portal eingesetzt werden.
Ihr Vorteil:
In nur wenigen Minuten können Sie über den Konfigurator ein Arbeitnehmer-Portal erstellen, individuell auf Ihren Firmenkunden zugeschnitten.
o den Arbeitgeber unterstützen, die betriebliche Altersversorgung in seinem Unternehmen bekannt zu machen
o den Arbeitnehmer digital ansprechen und Informationen zur bAV zur Verfügung stellen, die er einfach und überall per Smartphone, Tablet oder Desktop abrufen kann.
Zielgruppe Arbeitnehmer-Portal:
Alle Arbeitnehmer einer Firma, die über die betriebliche Altersversorgung informiert werden sollen: Entweder bei einer bestehenden Versorgung mit eingerichtetem Gruppenvertrag oder auch bereits im Rahmen einer Anbahnung.
Das Arbeitnehmer-Portal kann auch unabhängig vom FirmenOnline - Arbeitgeber-Portal eingesetzt werden.
Ihr Vorteil:
In nur wenigen Minuten können Sie über den Konfigurator ein Arbeitnehmer-Portal erstellen, individuell auf Ihren Firmenkunden zugeschnitten.
Basisschulung:
In dieser Schulung geben wir Ihnen einen Überblick über das Arbeitgeber-Portal.
Das Arbeitnehmer-Portal können Sie über den Konfigurator selbst gestalten und auf jede Firma individuell abstimmen.
Hier finden Sie den Link zum Konfigurator.
Dabei haben Sie folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
- Aufnahme Firmenname und Firmenlogo.
- Angabe von bis zu zwei Beratern im Portal, mit Profilbild und persönlichen Kontaktdaten.
- Einbindung eines Terminierungstools zur Kontaktaufnahme.
- Einbindung des Betriebsrenten-Rechners, der individuell vorbelegt werden kann (die Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge im Portal sind dann entsprechend darauf abgestimmt --> dynamischer Content).
- Individuelle Beschreibung der jeweiligen Betriebsrente im Unternehmen z. B. durch individuellen AG-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen etc., in Abhängigkeit der Anagben zum bAV-Rechner.
- Einbindung verschiedener Beratungstools.
- Erklärvideo zur betrieblichen Altersvorsorge, das durch ein anderes Video ausgetauscht werden kann, z. B. auch ein firmenindividuelles Video mit Ansprache des Geschäftsführers an alle Mitarbeiter (Voraussetzung: Es handelt sich um ein youtube-Video).
- Einbindung eigener oder firmenindividueller Dokumente.
- Einbindung freier weblinks. (Vorteilhaft beim Einbau von zugelassenen Dokumenten aus dem Downloadcenter. Damit müssen Sie nicht selbst die Aktualität der Dokumente überprüfen).
- Vorgegebene Standardtexte, die individuell für jeden Firmenkunden angepasst werden können (damit können Sie z. B. auch fremdsprachige Texte eingeben).
Einstiegseite in den Konfigurator und Editiermöglichkeit der Datenschutz- und Impressumsangaben
Mit dem Ersteinstieg in den Konfigurator müssen zunächst die Nutzungsbedingungen bestätigt werden, bevor ein erstes Arbeitnehmer-Portal angelegt werden kann. Außerdem sind weitere Angaben zum Datenschutzbeauftragten und zum Impressum erforderlich. Dieser Einstieg wurde überarbeitet und insbesondere im Hinblick auf die Datenpflege durch den Vermittler verbessert.
Details zur neuen Seite:
Angabe des Datenschutzbeauftragten
Dieser wird im Arbeitnehmer-Portal in den Datenschutzhinweisen genannt.
Angabe der Impressumsdaten unterscheidet sich in den Vertriebswegen:
ABV
Vorbelegtes Feld mit der URL auf die Impressumsseite der Vertreterhomepage. Kann nicht geändert werden.
APP
Vorbelegtes Feld mit der URL auf die Impressumsseite der Homepage von APP. Kann nicht geändert werden.
Makler
Freies Feld zur Eingabe der URL auf die Impressumsseite der Homepage des Maklers. Kann überschrieben werden. Soll kein Link auf die Homepage gesetzt werden, können die Impressumsdaten manuell vorgegeben werden. Weiteres Eingabefeld zum Hochladen des Maklerlogos.
Nutzungsbedingungen
Die Bestätigung ist erforderlich, um ein Arbeitnehmer-Portal erstellen zu können. Alle Nutzer werden beim Erstaufruf nach der Umstellung über die neue Einstiegseite geleitet, d. h. auch diejenigen die bereits Arbeitnehmer-Portale erstellt haben, damit bestehende Angaben überprüft und noch fehlende Angaben vorgenommen werden können.
Editiermöglichkeit der Angaben
Über die Portalübersicht können ab sofort sowohl die Angaben zum Datenschutzbeauftragten, als auch die Impressumsdaten (nicht bei ABV und APP) angepasst werden.
Vorbelegtes Feld mit der URL auf die Impressumsseite der Vertreterhomepage. Kann nicht geändert werden.
APP
Vorbelegtes Feld mit der URL auf die Impressumsseite der Homepage von APP. Kann nicht geändert werden.
Makler
Freies Feld zur Eingabe der URL auf die Impressumsseite der Homepage des Maklers. Kann überschrieben werden. Soll kein Link auf die Homepage gesetzt werden, können die Impressumsdaten manuell vorgegeben werden. Weiteres Eingabefeld zum Hochladen des Maklerlogos.
Nutzungsbedingungen
Die Bestätigung ist erforderlich, um ein Arbeitnehmer-Portal erstellen zu können. Alle Nutzer werden beim Erstaufruf nach der Umstellung über die neue Einstiegseite geleitet, d. h. auch diejenigen die bereits Arbeitnehmer-Portale erstellt haben, damit bestehende Angaben überprüft und noch fehlende Angaben vorgenommen werden können.
Editiermöglichkeit der Angaben
Über die Portalübersicht können ab sofort sowohl die Angaben zum Datenschutzbeauftragten, als auch die Impressumsdaten (nicht bei ABV und APP) angepasst werden.
Über den Betriebsrentenrechner im Arbeitnehmer-Portal hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, Direktversicherungs-Angebote online zu berechnen und verschiedene Möglichkeiten auszuprobieren. Beispielsweise kann er ein anderes Endalter oder andere Beiträge vorgeben und bekommt so eine erste Indikation.
Eine persönliche Beratung oder auch die Mitteilung des Abschlusswunsches ist durch die einfache Kontaktaufnahme zum Vermittler, per E-Mail oder auch telefonisch möglich.
Einrichtung über den Konfigurator
Der Betriebsrentenrechner wird über den Konfigurator eingerichtet.
In Anlehnung an eine bestehende Versorgung im Unternehmen können Sie eines oder mehrere Vorsorgekonzepte aus den nachfolgenden auswählen:
- Perspektive,
- KomfortDynamik,
- IndexSelect und
- InvestFlex.
Dabei stehen jeweils folgende alternative Ausprägungen zur Verfügung:
- Zusageart: beitragsorientierte Leistungszusage oder bei der Perspektive auch Beitragszusage mit Mindestleistung
- Tarifbereich: Standardtarif (G), soweit über das Vorsorgekonzept zulässig, oder Sondertarif (U)
- Beitragsbefreiung: Ja oder nein. Bei Auswahl der Beitragsbefreiung wird listenmäßige Anmeldung unterstellt und Sondertarif mit Tarifbereich F vorbelegt.
Außerdem können Vermögenswirksame Leistungen vorgegeben und ein Arbeitgeber-Zuschuss eingebaut werden, entweder als pauschale Pflichtweitergabe mit 15 % oder als freiwilliger Arbeitgeberzuschuss: In Form eines nominalen Betrags oder eines Prozentsatzes, oder auch kombiniert.
Der Betriebsrentenrechner im Arbeitnehmer-Portal rechnet im Standard immer mit dem Vorsorgekonzept KomfortDynamik (soweit dieses auch ausgewählt wurde).
Stehen mehrere Vorsorgekonzepte zur Auswahl und im Konfigurator soll nicht die Komfortdynamik vorbelegt sein, kann über die "Schaltfläche Vorbelegung im bAV-Rechner" ein anderes Vorsorgekonzept gewählt werden.
Als Auswahloptionen werden die Vorsorgekonzepte angezeigt, die im Vorfeld angeklickt wurden.
Der Arbeitnehmer kann im Arbeitnehmer-Portal über die Schaltfläche "Berechnung verfeinern" zwischen den Vorsorgekonzepten wechseln und sich alternative Berechnungsergebnisse einholen.
In der Portalübersicht werden alle erstellten Portale aufgeführt.
Für die bestehenden Arbeitnehmer-Portale haben Sie folgende Funktionen:
Arbeitnehmer-Portal bearbeiten
Änderungen oder Korrekturen im bereits angelegten Portal können über das Bearbeitungs-Icon umgesetzt werden.
Arbeitnehmer-Portal duplizieren
Das Duplizieren eines Portals hat zur Folge, dass dieses mit allen dort getätigten Inhalten ‚dupliziert‘ wird und auch unter gleichem Namen, mit der Ergänzung "Duplikat" abgelegt wird.
Änderungen, zum Beispiel ein neuer Name für das Portal und erforderliche Anpassungen für einen weiteren Firmenkunden, können dann über das Bearbeitungs-Icon vorgenommen werden.
Vorschau des Arbeitnehmer-Portals
Zur Überprüfung der inhaltlichen und optischen Darstellung des Arbeitnehmer-Portals.
Weiterleiten des Arbeitnehmer-Portals
Bevor das finale Arbeitnehmer-Portal dem Arbeitgeber zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt werden darf, muss dieser sein Einverständnis erteilen. Aus diesem Grund ist das Icon zum Weiterleiten des Arbeitnehmer-Portals inaktiv, bis über den Button "Zustimmung liegt vor" das Einverständnis bestätigt wurde.
Siehe dazu auch die folgenden Rubriken
- "Sicherheit und Zustimmung des Arbeitgebers" und
- "Weiterleiten des Arbeitnehmer-Portals an den Arbeitgeber".
Löschen des Arbeitnehmer-Portals
Wird das Arbeitnehmer-Portal nicht mehr benötigt, kann dieses durch das Papierkorb-Icon gelöscht werden.
Online / Offline stellen
Über die Schaltfläche am Ende der Zeile kann das Arbeitnehmerportal
- online gestellt werden (grüne Schaltfläche: das Arbeitnehmer-Portals ist im Internet erreichbar)
- online gestellt werden (rote Schaltfläche: das Arbeitnehmerportal ist nicht über das Internet erreichbar)
Sicherheit
Im Arbeitnehmer-Portal werden keine persönlichen Daten vorgehalten oder gespeichert. Der Arbeitnehmer kann sich im Portal anonym bewegen. Aus diesem Grund ist auch ein persönlicher Login des Arbeitnehmers nicht erforderlich.
Zustimmung des Arbeitgebers
Benötigt wird jedoch die die Zustimmung des Arbeitgebers zur Veröffentlichung des Arbeitnehmer-Portals. Zum Schutz des Arbeitnehmer-Portals ist durch den Vermittler bis zum Eingang dieser Zustimmung ein verpflichtendes Passwort zu vergeben. Hierbei handelt sich um ein allgemeines Passwort für den Login ins Arbeitnehmer-Portal, das für alle Nutzer gleich ist. Das Passwort wird über den Konfigurator vorgegeben und kann nach Erhalt der Zustimmung wieder entfernt werden, wenn der Arbeitgeber keinen Passwortschutz möchte.
Mailvorlage
Für die Einholung der Zustimmung des Arbeitgebers können Sie die Mailvorlage nutzen, die nach Erstellung eines Arbeitnehmer-Portals in der Portalübersicht über die Schaltfläche "Zustimmung einholen" aufgerufen werden kann.
Über die Schaltfläche "Zustimmung liegt vor" bestätigen Sie die Vorlage der Zustimmung. Erst dann kann der Passwortschutz wieder entfernt werden.
In der Portalübersicht des Konfigurators können Sie über das Icon mit dem Briefsymbol das Arbeitnehmerportal an den Arbeitgeber weiterleiten.
Sie erhalten darüber
- die Zugangsdaten zum Portal, also den Link und ggf. das Passwort,
- eine E-Mailvorlage für die Kommunikation an den Arbeitgeber,
- eine E-Mailvorlage für den Arbeitgeber zur Mitarbeiterinformation und
- ein Teaser-Bild für den Arbeitgeber zur Einbindung ins Firmenintranet und
- ein gedrucktes Plakat zum bAV-Angebot zur Aushändigung an den Kunden, mit Hinweis auf das Arbeitnehmer-Portal.
- Das Arbeitnehmer-Portal kann ins Firmenintranet eingebunden werden.
- Die Zugangsdaten zum Arbeitnehmerportal können per Mail an die Arbeitnehmer verteilt werden.
- Das Arbeitnehmer-Portal kann im Rahmen der Online-Beratung eingesetzt werden.
Das Arbeitnehmer-Portal ist ohne persönlichen Login frei erreichbar. Der Arbeitnehmer kann sich anonym im Arbeitnehmer-Portal bewegen und es können deshalb auch keine persönlichen Daten gespeichert werden.
Der Vermittler als Ersteller des Portals entscheidet über die Inhalte (ggf. auch über individuelle Texte und externe Links) und erhält im Falle eines Kontaktes die persönlichen Daten durch den Arbeitnehmer übermittelt. Daher muss der Vermittler als Datenschutzbeauftragter in den Datenschutz-Hinweisen des Arbeitnehmer-Portals genannt werden.
Im Arbeitnehmer-Portal werden Cookies gesetzt. Das sind kleine Textdateien, die im Browser auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden und dem Arbeitnehmer-Portal bestimmte Informationen liefern. Cookies werden im Wesentlichen benutzt, um das Nutzerverhalten nachvollziehen zu können. Beim Aufruf des Arbeitnehmer-Portals wird der Arbeitnehmer über die Cookie-Einstellungen informiert. Bevor er sich im Portal weiter bewegen kann, muss er zunächst aktiv den Hinweistext bestätigen.
Konfiguration
Wer kann ein AN-Portal konfigurieren bzw. einrichten?
Die Einrichtung des AN-Portals erfolgt durch den Vermittler oder den betreuenden Spezialisten für die Firma.
Wird im Portal automatisch der Vermittler hinterlegt?
Die Berechtigung zur Erstellung eines AN-Portals wird mit dem Zugriff auf den Konfigurator geprüft. Werden über diesen Weg Vermittlerdaten mitgeliefert, sind die Eingabefelder im Konfigurator entsprechend vorgefüllt. Dies ist in der Regel bei Vermittlern der ABV der Fall, bei Maklern nicht. Fehlende Daten können ergänzt werden.
Im AN-Portal hat der Arbeitnehmer diverse Auswahlmöglichkeiten, wie z. B. verschiedene Vorsorgekonzepte. Ist das AN-Portal diesbezüglich nicht zu umfangreich?
Die Auswahlmöglichkeiten hat lediglich der Vermittler. Er entscheidet bei der Konfiguration des AN-Portals, was er anbieten will. Wenn gewünscht, besteht auch die Möglichkeit, z. B. nur ein Vorsorgekonzept anzubieten.
Welche Vorsorgekonzepte stehen im AN-Portal zur Verfügung?
Das ist abhängig davon welche Vorsorgekonzepte der Vermittler über den Konfigurator auswählt.
Unsere Betriebsrente im Detail: Dort werden alle im Konfigurator ausgewählten Vorsorgekonzepte beschrieben.
Information zur Altersvorsorge: Dort werden alle im Konfigurator ausgewählten Vorsorgekonzepte beschrieben.
bAV-Schnellrechner: Der bAV-Schnellrechner kann ein Vorsorgekonzept rechnen. Welches im Standard voreingestellt sein soll, kann über den Konfigurator gewählt werden. Im AN-Portal kann der Arbeitnehmer über Berechnung verfeinern die anderen Vorsorgekonzepte auswählen.
Kann man verschiedene Beiträge oder Vorsorgekonzepte als Vergleich nebeneinander stellen?
Nein.
Können andere Bilder ausgewählt werden?
Aktuell noch nicht.
Wer prüft eigene Videos des Arbeitgebers?
Die Einstellung von Videos und individueller Dokumente erfolgt durch den Vermittler. Dieser ist für alle Inhalte verantwortlich und muss prüfen, ob alle Vorgaben entsprechend den Nutzungsbedingungen erfüllt sind.
Kann ein AN-Portal auch in einer Fremdsprache, z.B. Englisch, errichtet werden?
Bisher nicht. Allerdings besteht die Möglichkeit, über die Individualisierung der Ansprachetexte einen fremdsprachigen Text selbst einzupflegen. Außerdem können bei der Dokumentenauswahl eigene, fremdsprachige Dokumente eingebaut werden.
bAV-Schnellrechner
Ist im AN-Portal eine Tarifierung möglich?
Ja, über den bAV-Rechner ist für den AN eine Tarifberechnung als Indikation möglich.
Können im bAV-Rechner firmenindividuelle Arbeitgeberzuschüsse hinterlegt werden?
Ja, ein Arbeitgeber-Zuschuss kann eingebaut werden, entweder als
- pauschale Pflichtweitergabe mit 15 % oder
- freiwilliger Arbeitgeberzuschuss: In Form eines nominalen Betrages, eines Prozentsatzes oder auch kombiniert.
Können die Daten im AN-Portal fest eingestellt werden, also z.B. nur BOLZ, keine BZM?
Ja, für den bAV-Rechner kann zwischen folgenden Eingabemöglichkeiten gewählt werden:
- Zusageart: beitragsorientierte Leistungszusage mit der Auswahl des Tarifbereichs: Standardtarif (G), oder Sondertarif (U)
- Beitragszusage mit Mindestleistung: hier gilt generell Tarifbereich Sondertarif (U)
- Beitragsbefreiung: Ja oder nein. Bei Auswahl der Beitragsbefreiung wird listenmäßige Anmeldung unterstellt und Sondertarif mit Tarifbereich F vorbelegt.
Welche Konditionen können im bAV-Rechner voreingestellt werden?
Möglich sind für: Einzel G, St(U) und ST(F), wenn obligatorisch B mitversichert ist.
Warum werden im AN-Portal die Tarife extra eingegeben und nicht die im GV vereinbarten Optionen genutzt?
Zum einen kann das AN-Portal auch ohne bereits bestehenden Gruppenvertrag eingerichtet werden.
Zum anderen ist ein persönlicher Login erforderlich, damit firmenindividuelle Konditionen mit den jeweiligen Personengruppen im Arbeitnehmer-Portal hinterlegt werden können.
Das geschlossene AN-Portal wird in einer Ausbaustufe entwickelt werden.
Welche Variante ist bei Einbindung der vermögenswirksamen Leistungen hinterlegt.
Bei den vermögenswirksamen Leistungen wird eine arbeitgeberfinanzierte Variante unterstellt: der Arbeitgeber bringt den bisherigen Anteil der vermögenswirksamen Leistungen nun in die betriebliche Altersversorgung ein.
Ist geplant, einen Vorteilsrechner (Nettoaufwand für den Arbeitnehmer) zu integrieren?
Dies ist bereits berücksichtigt: Die Vorteilsdarstellung wird im Lohnzettel aufgezeigt, den der Arbeitnehmer im bAV-Rechner aufrufen kann.
Wenn dem Arbeitnehmer nur die Vorteilsdarstellung der betrieblichen Altersversorgung aufgezeigt werden soll, ohne Berechnung einer voraussichtlichen Altersrente kann über den Konfigurator der Vorteilsrechner gewählt werden. Im Arbeitnehmer-Portal wird dann nur die Steuer- und Sozialversicherungsersparnis aufgezeigt und die Berechnung der Altersrente bleibt außer Betracht.
Erhält der Arbeitnehmer im AN-Portal-Rechner einen Hinweis auf nachgelagerte Besteuerung und KVdR-Pflicht?
Ausführungen zur steuerlichen Auswirkungen und auch zur KVdR sind u.a. im Reiter „Informationen“ und in den FAQs enthalten.
Datenschutz
Welche Daten werden über den Arbeitnehmer im Arbeitnehmer-Portal gespeichert?
Das Arbeitnehmer-Portal ist ohne persönlichen login aufrufbar. Der jeweilige Nutzer des Portals ist persönlich nicht bekannt. Der Arbeitnehmer kann sich anonym im Portal bewegen. Es werden weder persönliche Daten vorgehalten noch gespeichert.
Gesetzt werden Cookies, mit deren Hilfe sichergestellt werden soll, dass der Arbeitnehmer das beste Erlebnis auf der Website hat. Der Arbeitnehmer muss dem Einsatz der Cookies beim Einstieg ins AN-Portal zustimmen, oder kann diese auch individuell anpassen.
Welche Mitarbeiterdaten werden vom Arbeitnehmer abgefragt?
Das Arbeitnehmer-Portal ist ohne persönlichen Login aufrufbar. Der jeweilige Nutzer des Portals ist persönlich nicht bekannt. Zur Ermittlung des Beitrages für die betriebliche Altersversorgung und der voraussichtlichen Altersrente einer Direktversicherung ist die Angabe des Geburtsdatums, des Endalters und des Gehaltes erforderlich. Keine dieser Angaben werden im Arbeitnehmerportal gespeichert.
Über ein Kontaktformular kann sich der Arbeitnehmer mit dem Vermittler in Verbindung setzen um ein konkretes Angebot anzufordern. Dort werden persönliche Daten zur Erstellung eines Angebotes abgefragt. Diese werden jedoch nicht im Arbeitnehmer-Portal gespeichert, sondern nur an den Vermittler weitergeleitet. Der Arbeitnehmer wird darauf hingewiesen und muss der Weiterleitung der Daten zustimmen.
Sonstiges
Werden bestehende bAV-Microsites mit der Einführung des AN-Portals abgeschaltet oder in das AN-Portal überführt?
Die bAV-Microsites stehen derzeit noch parallel zur Verfügung stehen.
Wann aus dem AN-Portal heraus direkt ein Abschluss getätigt werden?
Nein, der Arbeitnehmer kann und darf nicht direkt selbst abschließen. Ein Abschluss muss immer über den Arbeitgeber oder den Vermittler laufen. Der AN kann dem Vermittler seinen Abschlusswunsch digital mitteilen, der Vermittler nimmt dann die Anmeldung im AG-Portal vor.
Sobald der persönliche Login ins Arbeitnehmerportal möglich ist, kann der Arbeitnehmer einen konkreten Vorschlag mit den für ihn maßgeblichen firmenindividuellen Konditionen rechnen. Bei Abschlusswunsch wird dann eine Weiterleitung ins AG-Portal erfolgen. Von dort aus kann der AG dann die Anmeldung vornehmen.
Setzt die Nutzung des AN-Portals die Nutzung des AG-Portals voraus? Oder kann das AN-Portal in jedem Fall, unabhängig von der Implementierung des AG-Portals, genutzt werden?
Beide Portale können unabhängig voneinander genutzt werden. Es ist also z. B. auch möglich, nur ein AN-Portal für eine Firma einzurichten.
Gibt es auch für das Arbeitnehmer-Portal ein Demo-Portal?
Nein. Damit ein Portal freigeschaltet werden darf muss dem Arbeitgeber das erstellte Portal vorab zur Prüfung übermittelt und seine Zustimmung eingeholt werden. Der Arbeitgeber kann damit im Vorfeld das erstellte Portal testen.
Ein allgemeines Musterportal, z.B. für einen ersten Gesprächstermin zu diesem Thema, kann mit wenigen Klicks einfach und schnell selbst angelegt und nach Bedarf verwendet werden.