Die „FirmenOnline bAV-Beratung“ ist ein Tool in FirmenOnline zur Beratung von Arbeitnehmern für eine Direktversicherung durch den Vermittler. Damit ist die bAV-Beratung die erste Anwendung ausschließlich für Sie als Vermittler innerhalb von FirmenOnline, d.h. Kunden, die FirmenOnline nutzen, haben keinen Zugriff auf dieses Tool.
Vorteil
Die bAV-Beratung unterstützt den gesamten Beratungsprozess: von der Vorbereitung des Gesprächs über die Beratung selber bis zum Abschluss des bAV-Vertrags mit dem Arbeitnehmer. Alle Phasen einer qualitativ hochwertigen Beratung sind in einer durchgängigen Anwendung integriert.
Die FirmenOnline bAV-Beratung ist
Zielgruppe
Die FirmenOnline bAV-Beratung bietet sich grundsätzlich für alle Vermittler an. Voraussetzungen sind:
Weitere Informationen finden Sie in diesem Vermittlerfoliensatz.
Tipp: Ihr Firmenkunde oder Sie haben noch keinen FirmenOnline-Zugriff? Dann lassen Sie sich jetzt für FirmenOnline freischalten. Informieren Sie sich hier unter dem Reiter Arbeitgeberportal beim Stichwort Freischaltung. Oder beantragen Sie die Freischaltung direkt über https://firmenonline.de/freischaltung-login/.
Zum Einstieg in die bAV-Beratung melden Sie sich wie gewohnt im Arbeitgeber-Portal an. Die Anmeldung bzw. der Einstieg in FirmenOnline ist nur möglich, wenn Sie Firmenkunden haben, die FirmenOnline nutzen und auch Sie für die jeweiligen Gruppenverträge berechtigt wurden.
Die bAV-Beratung können Sie anschließend unter dem Navigationspunkt „Beratung“ aufrufen.
Sichtbarkeit des Bereichs „bAV-Beratung“
Der Navigationspunkt „Beratung“ wird nur Ihnen als Vermittler angezeigt. Für den Firmenkunden ist dieser Navi- gationspunkt nicht sichtbar.
Der Zugriff auf den Bereich „Beratung“ wird über Ihre Rolle als Vermittler gesteuert. Sollte der Navigationspunkt bei Ihnen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie in der Account-Verwaltung unter „Persönliche Daten“, welche Rolle für Sie hinterlegt ist. Für den Fall, dass die Rolle weder Versicherungsvertreter noch Versicherungsmakler lautet, lassen Sie die Rolle über das Service-Center in Halle korrigieren.
Die Vorbereitung der digitalen bAV-Beratung umfasst maximal zwei Schritte:
Dabei spielt die Reihenfolge keine Rolle: Sie können wahlweise zuerst die Beratung (z. Bsp. für die Muster GmbH) samt deren Arbeitnehmer anlegen und dann die Konfiguration des Beratungsablaufs vornehmen oder umgekehrt.
Über den Aufruf eines Beratertages, durch Klick auf den jeweiligen Beratertag auf der Startseite, können Sie den gewünschten Beratertag aufrufen und dort Arbeitnehmer hinzufügen, die dann direkt an diesem Beratertag hinterlegt werden.
Über „Arbeitnehmer zuordnen“ können Sie Arbeitnehmer aus der Gesamtliste der Arbeitnehmer auswählen und diesem Beratertag zuordnen.
Durch Aufruf des Aktionsmenüs beim jeweiligen Arbeitnehmer (über die drei Punkte), können Sie entweder die Zuordnung wieder entfernen. In diesem Fall bleibt der Arbeitnehmer in der Gesamtliste noch enthalten, oder ganz löschen, dann wird der Arbeitnehmer auch aus der Gesamtliste entfernt.
Der Beratungsablauf sieht einen Standard vor, über den folgende Beratungsschritte vorgesehen sind:
Diese Standardeinstellung für die Beratung des Arbeitnehmers kann jederzeit bedarfsgerecht angepasst werden.
Außerdem können weitere, zusätzliche Beratungsabläufe angelegt werden. Dazu klicken Sie einfach auf das Aktionsmenü mit den 3 Punkten, am Ende der Zeile und wählen ‚Duplizieren‘. Sie werden dann aufgefordert einen neuen Namen zu vergeben und der Beratungsablauf wird abgespeichert und kann im Nachgang von Ihnen angepasst werden.
Im Bereich Beratungsablauf können Sie über Klick auf den gewählten Beratungsablauf den Prozess individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Der Bereich besteht aus zwei Abschnitten:
Sie gelangen auf die Seite "Beratungstools wählen", die aus zwei Abschnitten besteht:
Standard-Tools können individuell angepasst oder in das Tool-Cockpit verschoben werden.
bAV-Fördertreppe
Im Standard sind 15% verpflichtender Arbeitgeberzuschuss eingestellt. Über Klick auf „Bearbeiten“ können Sie diesen bedarfsgerecht anpassen. Im Feld „Zusätzliche Informationen“ können Sie ergänzende Hinweise hinterlegen.
bAV-Schnellrechner
Im Standard ist der bAV-Schnellrechner ohne Ausweis der voraussichtlichen Altersrente im Beratungsprozess vorgesehen. Das heißt, mit dem bAV-Schnellrechner können Sie gezielt die Vorteilsdarstellung der betrieblichen Altersversversorgung aufzeigen.
Wenn Sie die Altersrente mit ausweisen möchten, dann setzen Sie einfach über Klick auf „Bearbeiten“ den Haken, bei der Frage ob eine Berechnung der Altersrente durchgeführt werden soll.
Bei bestimmten Vertragsgestaltungen bzw. Tarifkonstellationen (z. B. Verträge mit Berufsunfähigkeitsrente und Hinterbliebenenrente) ist eine Berechnung der Altersrente über den bAV-Schnellrechner nicht möglich. In diesem Fall wird der bAV-Schnellrechner, auch wenn der Haken gesetzt ist, ohne Ausweis der voraussichtlichen Altersrente in den Beratungsprozess eingebaut.
Die konkrete Tarifberechnung kann im Anschluss über den Absprung in die Neuanmeldung generiert werden.
Lohnzettel
Der bAV-Schnellrechner weist grundsätzlich den beispielhaft aufgebauten Lohnzettel aus. Dieser wird über den Prozess immer mitgeliefert.
Neben diesem beispielhaften Lohnzettel können Sie zusätzlich eine Simulation über eine Lohn- und Gehaltsabrechnung über SAP oder DATEV anstoßen. Wählen Sie dazu über das Auswahlfeld einfach die gewünschte Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Im Feld „Zusätzliche Informationen“ können Sie ergänzende Hinweise hinterlegen.
Wenn Sie den bAV-Schnellrechner in der Beratung nicht nutzen möchten, verschieben Sie diesen ins Tool-Depot.
Sie können Ihren Beratungsablauf individuell anpassen und eigene Beratungstools einbinden. Dazu klicken Sie im Bereich „Ihr Tool-Depot“ auf die Schaltfläche "Tool hinzufügen".
Dort haben Sie die Möglichkeit
Für den Fall, dass Sie Dokumente hinzufügen, ist das Dokument standardmäßig bei den Personendaten des jeweiligen Arbeitnehmers in der Rubrik „Persönliche Dokumente“ hinterlegt (für einen evtl. Versand an den Arbeitnehmer). Wenn Sie die Ablage in der Dokumentenübersicht nicht wünschen, entfernen Sie einfach den Haken.
Im Feld "Bezeichnungen" können Sie Ihren eigenen Beratungstools einen passenden Namen geben und im Feld "Zusätzliche Informationen" ergänzende Hinweise hinterlegen.
Zur Anlage von Arbeitnehmern haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Entweder über die Funktion „Arbeitnehmer Hinzufügen“ einen einzelnen Arbeitnehmer oder über „Arbeitnehmerliste importieren“ mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig anzulegen.
Oder Sie rufen eine angelegte Beratung auf und geben die dazugehörigen Arbeitnehmer über die gleichen Funktionen, „Arbeitnehmer Hinzufügen“ oder „Arbeitnehmerliste importieren“ direkt darüber ein (siehe Flap Beratung anlegen).
Anlegen eines einzelnen Arbeitnehmers
Über "Arbeitnehmer hinzufügen" sind im ersten Schritt bei der Anlage des Arbeitnehmers lediglich drei Angaben notwendig: Anrede, Name und Vorname des Arbeitnehmers.
Anlegen mehrerer Arbeitnehmer
Über „Arbeitnehmerliste importieren“, gelangen Sie auf die Seite zum Listen-Upload. Hier können Sie
Datenschutzvereinbarung mit dem Arbeitnehmer
Bei der Anlage eines einzelnen Arbeitnehmers und beim Import einer Arbeitnehmerliste ist verpflichtend die Bestätigung des Vermittlers erforderlich, dass
Soweit Sie als Vermittler diese Bestätigung nicht abgeben können, kann die FirmenOnline bAV-Beratung nicht genutzt werden.
Übersicht der angelegten Arbeitnehmer
Eine Übersicht aller angelegten Arbeitnehmer erhalten Sie auf der Startseite der bAV-Beratung. Dort können Sie weitere Arbeitnehmer ergänzen oder Arbeitnehmer löschen.
Mit der Anlage der Arbeitnehmer erhält dieser den Status „angelegt“. Nach Beendigung eines Beratungsgespräches können Sie den Status anpassen. So erhalten Sie eine Übersicht, in der Sie außerdem filtern können, ob
Mit der Auswahl eines Arbeitnehmers kommen Sie auf die Seite der Personendaten dieses Arbeitnehmers. Diese Seite ist unterteilt in verschiedene Bereiche:
Basisdaten
In diesem Bereich sind die Basisdaten zum jeweiligen Arbeitnehmer aufgeführt. Diese können Sie ergänzen oder anpassen. Zusätzlich haben Sie hier ein Notizfeld, in dem Sie Informationen zum Arbeitnehmer festhalten können.
An dieser Stelle können Sie außerdem den entsprechenden Gruppenvertrag und die zugehörige Personengruppe auswählen.
Bei Klick auf die Bearbeiten-Funktion bekommen Sie die Gruppenverträge angezeigt, für die Sie freigeschaltet sind. Nach Auswahl des Gruppenvertrages kann über das Feld Personengruppe noch die Auswahl der Personengruppe ergänzt werden.
Hinweis: Für eine abschließende Tarifierung ist die Auswahl des Gruppenvertrages und der Personengruppe erforderlich.
Persönliche Daten zur Berechnung
Hier sind ergänzende Daten zum Arbeitnehmer abgelegt, die an den bAV-Schnellrechner oder die Tarifierung weitergegeben werden. Wurde ein Gruppenvertrag und eine Personengruppe ausgewählt, werden die Felder mit den daraus bekannten Daten vorgefüllt.
Über die Bearbeiten-Funktion haben Sie die Möglichkeit die Angaben zu ergänzen oder zu überschreiben. Werte, die über den ausgewählten Gruppenvertrag vorbelegt wurden (z.B. Zusageart), sind dann grau unterlegt und können nicht geändert werden.
Persönliche Dokumente
Im Bereich persönliche Dokumente können Sie Dokumente hochladen, die Sie nach Abschluss der Beratung dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen wollen.
Grundsätzlich abgelegt werden die Dokumente zu den Datenschutzbestimmungen; außerdem die Berechnungen aus dem bAV-Schnellrechner.
Über die Konfiguration des Beratungsprozesses können Sie bei der Verwendung von Dokumenten gleichzeitig bestimmen, ob diese abgelegt werden sollen.
Soweit ein Dokument nicht benötigt wird, können Sie dieses jederzeit löschen.
Danach öffnet sich in Abhängigkeit Ihres festgelegten Beratungsablaufes Ihr erstes Beratungstool. Sobald Sie das erste Beratungstool abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Nächster Schritt“ und es öffnet sich das zweite Beratungstool. So fahren Sie fort, bis Sie alle Beratungstools durchlaufen haben.
Der letzte Schritt in der Beratung - die „Angebotsberechnung“ - führt in die Neuanmeldung von FirmenOnline.
Zum Abschluss der Beratung können Sie
Im letzten Schritt Ihrer Beratung, der Angebotsberechnung, werden Sie in die Neuanmeldung von FirmenOnline übergeleitet. Daten aus der Beratung, der bereits ausgewählte Gruppenvertrag und die Personengruppe werden dorthin übertragen. Die Masken der Neuanmeldung durchlaufen Sie wie gewohnt und können den Arbeitnehmer direkt anmelden.
Über den Button „Zurück zur Arbeitnehmerberatung“ wird der Berechnungsvorschlag erstellt und Sie werden in die Arbeitnehmer-Beratung zurückgeleitet. Der Berechnungsvorschlag wird bei den „Persönlichen Dokumenten“ abgelegt.
Dokumentenversand
Die Dokumente aus diesem Bereich können dem Arbeitnehmer per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Dabei können Sie mit Setzen des Häkchens auswählen, welche Dokumente Sie an den Arbeitnehmer versendet möchten. Die Dokumente werden als verschlüsselte zip-Datei versandt. Das Passwort ist achtstellig (das Geburtsdatum des Kunden).
Um Dokumente schneller aufzufinden, können Sie den Dokumentenfilter nutzen. Dafür wurden die verschiedenen Dokumente klassifiziert in Vorschlagsdaten, bAV-Vorteilsberechnung, Datenschutz und Sonstiges (hierunter verbergen sich im Wesentlichen selber hochgeladene Dokumente).
Über diese „Dokumentenart“ können die Dokumente gefiltert und zielgerichtet gesucht werden.
Wer bekommt die Arbeitnehmer-Beratung angezeigt?
Nur Sie als Vermittler bekommen die bAV-Beratung angezeigt.
Mit dem Aufruf von FirmenOnline wird Ihre Rolle geprüft. Lautet diese Versicherungsvertreter oder Versicherungsmakler wird Ihnen zusätzlich der Navigationspunkt „Beratung“ angezeigt.
Für den Firmenkunden ist dieser Navigationspunkt nicht sichtbar.
Der Zugriff auf den Bereich „Beratung“ wird gesteuert über Ihre Rolle als Vermittler. Sollte der Navigationspunkt bei Ihnen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie in der Account-Verwaltung unter „Persönliche Daten“, welche Rolle für Sie hinterlegt ist. Für den Fall, dass die Rolle weder Versicherungsvertreter noch Versicherungsmakler lautet, lassen Sie die Rolle über das Service-Center in Halle korrigieren.
Ich bin Vermittler, kann die Arbeitnehmer-Beratung aber trotzdem nicht sehen - was kann ich tun?
Der Zugriff auf den Bereich „Beratung“ wird gesteuert über Ihre Rolle als Vermittler. Sollte der Navigationspunkt bei Ihnen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie in der Account-Verwaltung unter „Persönliche Daten“, welche Rolle für Sie hinterlegt ist. Für den Fall, dass die Rolle weder Versicherungsvertreter noch Versicherungsmakler lautet, lassen Sie die Rolle über das Service-Center in Halle korrigieren.
Benötige ich eine Internetverbindung, um die bAV-Beratung nutzen zu können?
Ja. Die bAV-Beratung ist keine Offline-Anwendung.
Wo lande ich, wenn ich erneut in die Beratung abspringe?
Zum Start der Beratung drücken Sie den Button „In die Beratung starten“. Verlassen Sie den festgelegten Beratungsablauf bevor Sie alle Schritte durchlaufen haben, steigen Sie exakt an der Stelle wieder ein, an der Sie abgebrochen haben.
D. h. wenn Sie einen Beratungsablauf mit vier Schritten festgelegt haben und Sie beim dritten Schritt aussteigen, landen Sie wieder auf der Seite, in dem Fall bei Schritt drei, auf der Sie die Beratung verlassen haben. Der Text des Buttons zum erneuten Einstieg ändert sich in diesen Fällen auf „Beratung fortsetzen“.
Kann ich während der Beratung sehen, welche Tarife der Arbeitnehmer abschließen kann?
Welche Vorsorgekonzepte möglich sind, ergibt sich über den Gruppenvertrag und die entsprechende Personengruppe. Erfahren Sie erst im Beratungsgespräch die maßgebenden Informationen, um zu entscheiden in welche Personengruppe und/oder Gruppenvertrag der Arbeitnehmer zugeordnet werden kann, müssten Sie während des Beratungsgespräches in die persönlichen Daten des Arbeitnehmers abspringen. Dort können Sie den entsprechenden Gruppenvertrag und die Personengruppe auswählen, aus der sich dann ergibt welche Vorsorgekonzepte angeboten werden können.
Soweit Sie die Informationen schon vor dem Beratungsgespräch mit dem Arbeitnehmer vorliegen haben, bietet es sich an, diese Einstellungen schon in Vorbereitung auf das Gespräch zu treffen.
Warum zeigt der Schnellrechner keine Altersrente an?
Die Standardeinstellungen des bAV-Schnellrechner sehen grundsätzlich keinen Ausweis der voraussichtlichen Altersrente im Beratungsprozess vor.
Für den Fall, dass die Altersrente aktiv angewählt wurde, wird der bAV-Schnellrechner trotzdem ohne Altersrente ausgewiesen, wenn eine Tarifkonstellation vorliegt, die nicht berechnet werden kann. Das betrifft vor allem Tarife mit einer Berufsunfähigkeits- oder Hinterbliebenenrente.
Eine Altersrente kann in diesen Fällen durch die Angebotsberechnung am Ende der Beratung ermittelt werden.
Weshalb weicht die im Schnellrechner ermittelte Rente manchmal von der Rente der Angebotsberechnung ab?
Wurde ein Gruppenvertrag und eine Personengruppe ausgewählt, rechnet der bAV-Schnellrechner mit den Vorgaben die aus dem Gruppenvertrag und der Personengruppe kommen grundsätzlich exakt.
Manche firmenspezifischen Besonderheiten (z.B. Rentengarantiezeit, Berufsgruppe) stehen dem Schnellrechner nicht zur Verfügung. Hier wird mit Standardvorgaben gerechnet. Dadurch kann die ermittelte Rente (in der Regel geringfügig) abweichen.
Wird kein Gruppenvertrag und Personengruppe ausgewählt rechnet der bAV-Schnellrechner mit Standardvorgaben, die von der Angebotsberechnung abweichen kann.
Eine exakte, verbindliche Berechnung ist in jedem Fall nur über die Angebotsberechnung möglich.
Kann der Lohnzettel auch ausgedruckt werden?
Ja. Beim Aufruf des Lohnzettels einfach den Button zum Drucken anklicken.
Das gilt gleichermaßen auch für die Simulationen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im SAP- oder DATEV-Format.
Was passiert, wenn ich Links im Beratungsprozess aufrufe?
Auch der Produktsteckbrief zur Direktversicherung ist über einen Link eingebunden.
Nach Klick auf den Link öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser, in welchem die Internetseite mit dem Link, oder im Beispiel des Formulars, das Druckstück angezeigt wird.
Wenn Sie mit der Beratung an der Stelle fertig sind, können Sie das Fenster mit dem Link oder Dokument einfach schließen und mit der Beratung durch Klick auf „nächster Schritt“ fortfahren.