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Funktionalitäten für bKV-Verträge
Allgemeine Informationen
Erfahren Sie hier, welche Funktionen das Arbeitgeber-Portal für bKV-Verträge bietet.
Die nachfolgende Schulung gibt einen Überblick zu den Besonderheiten in FirmenOnline bei bKV-Verträgen.
Funktionalitäten für bKV-Verträge
Die Neuanmeldung von Mitarbeitenden ist über eine Einzel- oder Listenanmeldung möglich und wird in der Regel voll maschinell in die Verwaltungsplattformen der Allianz eingespielt.
Eine Anmeldung kann bis zu 6 Monate im Voraus oder rückwirkend zum 1. des Vorvormonats erfolgen.
Einzelanmeldung
Mit der Einzelanmeldung können Sie einzelne Mitarbeitende neu anmelden.
Listenanmeldung
Mit der Listenanmeldung können Sie einzelne oder eine größere Anzahl von Mitarbeitenden neu anmelden. Tragen Sie dazu alle Neuanmeldungen einfach in eine Excel-Datei ein und laden Sie die ausgefüllte Liste in FirmenOnline hoch. Eine aktuelle Vorlage zum Herunterladen finden Sie im Arbeitgeber-Portal im Bereich Listenanmeldung.
FirmenOnline prüft die Excel-Datei auf Konsistenz und verarbeitet alle Neuanmeldungen als einzelne Datensätze automatisch. Die weitere Bearbeitung ist analog einer Einzelanmeldung. Beim Import werden die Datensätze geprüft. Datensätze, bei denen ein Problem festgestellt wird, werden mit dem entsprechenden Prüfergebnis angezeigt.
Über das Arbeitgeber-Portal von FirmenOnline können Bestandsänderungen bei bestehenden Mitarbeitenden direkt beauftragt werden. So lassen sich z. B. Beitragsbefreiungen, Ruhendstellungen oder Abmeldungen schnell und einfach erledigen.
Außerdem werden bereits beauftragte Änderungen zu Gruppen- oder Einzelverträgen dargestellt. Für maximale Transparenz kann auch der aktuelle Status eingesehen werden.
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der aktuell angebotenen Funktionen zu den Gruppen- und Einzelversicherungsverträgen:
- Bestandsübersicht
- Such- und Filterfunktion im Bestand
- Konfigurations- und Exportmöglichkeit der Bestandsübersicht
- Detailansicht für Einzelverträge
- Abmeldung
- Ruhendstellung / Beitragsbefreiung
- Aktivierung
- Personalnummernänderung (Einzel- oder Listenänderung)
- Personendatenänderung
- Sonstiger Auftrag
Ergänzende Informationen zu Bestandsänderungen am Einzelvertrag
Abmeldung: Wenn ein Mitarbeitender aus dem Gruppenvertrag ausscheidet (z. B. durch den Rentenbeginn), kann er schnell und bequem abgemeldet werden.
Ruhendstellung: Eine Beitragsbefreiung oder Ruhendstellung ist im Gruppenvertrag nicht vereinbart? Dann kann die Ruhendstellung des Einzelvertrags beauftragt werden.
Beitragsbefreiung: Im bKV-Vertrag ist die Option Beitragsbefreiung enthalten? Dann können einzelne Mitarbeitende z. B. bei Elternzeit oder Sabbatical ganz einfach beitragsfrei gemeldet werden.
Aktivierung: Soll die Beitragsbefreiung oder Ruhendstellung beendet werden, kann der Vertrag mühelos zum gewählten Datum wieder aktiviert werden.
Personalnummernänderung (Einzel- oder Listenänderung): Über eine Einzel- oder Listenänderung können Personalnummern ganz einfach angepasst oder korrigiert werden. Für die Listenänderung ist eine entsprechende Vorlage in FirmenOnline hinterlegt.
Personendatenänderung: Eine Änderung der Personendaten, wie z. B. eine Namens- oder Adressänderung, kann als Einzeländerung über eine eigene Eingabemaske vorgenommen werden. Die aktuell hinterlegten Personendaten eines Einzelversicherungsvertrags werden für die Änderung vorab angezeigt.
Sonstiger Auftrag: Gibt es weitere Aufträge, wie ein Wechsel der Tarifierungsgruppe (z. B. aufgrund längerer Betriebszugehörigkeit) oder andere Anliegen? Dann können diese einfach über die Funktion „Sonstiger Auftrag“ beauftragt werden.
Ergänzende Informationen zu Bestandsänderungen am Gruppenvertrag
Adressänderung: Hat sich die Adresse des Firmenkunden geändert? Über FirmenOnline kann die neue Adresse ganz einfach mitgeteilt werden.
Namensänderung / Änderung der Rechtsform: Auch Namens- oder Rechtsformänderungen eines Unternehmens können schnell beauftragt werden.
Änderung des Gruppenvertrags: Anpassungen des Gruppenvertrags lassen sich ebenfalls einfach über FirmenOnline beauftragen. Beispielsweise die Hinzunahme eines weiteren bKV-Tarifs oder eine Änderung der Tarifierungsgruppen.
Änderung der Zahlungsdaten: Die Kontoverbindung Ihres Firmenkunden hat sich geändert? Auch eine Änderung der Zahlungsdaten kann ganz einfach beauftragt werden.
Sonstiger Auftrag: Gibt es weitere Änderungsaufträge, die noch nicht aufgeführt wurden? Diese können Sie über die Funktion „Sonstiger Auftrag“ weiterleiten.
Bei der Dunkelverarbeitung handelt es sich um einen Service, der nicht Bestandteil von FirmenOnline ist, sondern direkt in den Backend-Systemen (Versicherungsdatenbank bzw. ABS) umgesetzt werden muss. Ein Vorgang kann nur dann dunkel verarbeitet werden, wenn ein automatisierter Verarbeitungsprozess in der Datenbank vorhanden ist und keine Besonderheiten vorliegen, die händisch von der vertragsführenden Stelle bearbeitet werden müssen.
Folgende Services können in der Versicherungsdatenbank in Dunkelverarbeitung erledigt werden:
- Anmeldung
- Abmeldung
Alle anderen Vorgänge können derzeit noch nicht in Dunkelverarbeitung erfolgen. In diesen Fällen werden die getätigten Eingaben entsprechend strukturiert und korrekt kategorisiert und per Mail zur weiteren Bearbeitung an die vertragsführenden Stellen weitergeleitet.
Im Vergleich zu einer formlosen Mitteilung durch den Arbeitgeber oder Vermittler an das Betriebsgebiet, ist die Meldung über FirmenOnline trotzdem der schnellere Weg, weil
- über das Ausfüllen der Schablonen die zu diesem Zeitpunkt notwendigen Daten vollständig erfasst werden können und damit Verzögerungen durch Rückfragen vermieden werden
- und der Vorgang aufgrund der korrekten Kategorisierung direkt an die richtige Stelle im Betrieb geroutet werden kann.
Mit der Migration auf ABS sollen sukzessive auch alle Bestandsservices als Dunkelverarbeitungsservices zur Verfügung gestellt werden.
Papier einsparen und die Dokumente Ihrer bKV schnell und ohne großen Aufwand digital erhalten? Mit dem Postfach in FirmenOnline ist dies möglich.
FAQ
Wichtige Hinweise zur digitalen bKV-Verwaltung
Das Mindestalter für versicherte Personen ist 16 Jahre, damit z. B. auch Auszubildende erfasst werden können.
Für Mitarbeitende in entgeltfreien Zeiten (Arbeitsunfähigkeit, Sabbatical, Elternzeit und Familienpflegezeit) bietet die bKV der Allianz verschiedene Lösungen an.
Beitragsbefreiung (Hinweis: Tarife mit Beitragsbefreiung sind am Ende mit einem „B“ gekennzeichnet): Wählt der Vertragspartner die bKV mit Beitragsbefreiung, kann er Mitarbeitende, die kein Gehalt beziehen, auf Beitragsbefreiung umstellen. Während der entgeltfreien Zeit werden keine Beiträge gezahlt, aber Leistungen erstattet.
Ruhendstellung: Schließt der Vertragspartner die bKV ohne Beitragsbefreiung ab, kann er sich entscheiden, ob er Mitarbeitende, die kein Gehalt beziehen, einfach weiterhin in der bKV versichern will oder ob er sie als "ruhend" (Ruhendversicherung, z. B. aufgrund Elternzeit) meldet. Während der entgeltfreien Zeit werden keine Beiträge gezahlt, aber auch keine Leistungen erstattet.
Soll die Beitragsbefreiung oder Ruhendstellung beendet werden, kann der Vertrag ganz einfach zum gewünschten Datum wieder aktiviert werden.
Berechnung von Angeboten erfolgt über den Allianz Kranken Firmennrechner.
Erstellung bzw. Beantragung von Gruppenversicherungsverträge erfolgt über bKV Online.
Die Erstanmeldung sowie Folgemeldung von Mitarbeitenden erfolgt über bKV Online.
Haben Sie das Passwort vergessen, kann in der Anmeldemaske auf firmenonline.de ein neues Passwort angefordert werden. Der Anwender erhält dann eine Mail mit einem Link, über welchen er ein neues Passwort vergeben kann.
Zentraler Ansprechpartner für Service-Anfragen zu FirmenOnline:
- Rufnummer : 0800 4740 112
- E-Mail: kontakt@firmenonline.de
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