Spezialschulung zu den Services für Verträge weiterer Versicherer

In dieser Schulung geben wir Ihnen eine Überblick über die Services für die Verträge weiterer Versicherer.

Aufzeichnung der Schulung

Die Funktion „Vertragsimport“ steht bereits freigeschalteten Nutzern in FirmenOnline zur Beantragung zur Verfügung. Besteht noch kein Zugang zu FirmenOnline, muss dieser wie üblich vorab eingerichtet werden.

Die Freischaltung von Verträgen weiterer Versicherer kann „zeitgleich“ mit der Freischaltung eines neuen Firmenkunden erfolgen. Nach dem Herunterladen des Antrags als PDF beim Freischaltantrag für Firmenkunden erscheint ein neuer Button: „Verträge weiterer Versicherer freischalten“.

Der Freischaltantrag für VwV ist bereits vorgefüllt mit den Daten aus dem Freischaltantrag für Firmenkunden und muss lediglich um die Angaben zum Datenschutzvertrag ergänzt werden.

Bitte reichen Sie die beiden Freischaltanträge als getrennte PDF-Anhänge ein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Mail wegen zu großem Datenhang nicht zugestellt werden kann.

Was die neue Funktion „Vertragsimport“ bietet:

  • Basisdaten-Uploadfunktion für Verträge weiterer Versicherer. 
  • Ansicht von Verträgen weiterer Anbieter in der Bestandsübersicht – alles auf einen Blick. 
  • Aktualisierung durch erneuten Upload.

Wie die neue Funktion freigeschaltet wird, sehen Sie in diesem Video.

Der Vertragsimport kann über einen neuen Button im Menüpunkt „Bestandsübersicht“ beantragt werden. Benötigt wird ein Datenschutzvertrag und die Freischaltung der berechtigten Personen. Beide Dokumente werden nach Eingabe weniger Daten im Portal erzeugt und müssen dann – wie auch der Freischaltantrag -  ausgedruckt, unterschrieben, abgestempelt und per Mail ( kontakt@firmenonline.de) oder Papier (Allianz Deutschland AG, FirmenOnline, 10900 Berlin) an FirmenOnline geschickt werden. 

Der Datenschutzvertrag muss mit dem Versicherungsnehmer (Arbeitgeber) der Verträge bei weiteren Versicherern geschlossen werden.
 
Nutzer der Funktion „Vertragsimport“ erhalten nach der Freischaltung eine sogenannte Vertragsgruppe. Diese Vertragsgruppe bildet den Rahmen für alle Verträge weiterer Versicherer -  ähnlich wie bei einem Gruppenvertrag. Nur so  können diese Verträge in der Bestandsübersicht angezeigt und Berechtigungen für deren Verwaltung vergeben werden. Unter der Vertragsgruppe können dann  die Vertragsdaten weiterer Versicherer in die Bestandsübersicht importiert werden.
 
Bei  der Beantragung legt der Arbeitgeber fest, wer die Funktion Vertragsimport nutzen kann. Hierbei kann unterschieden werden, wer Daten importieren und wer diese nur einsehen kann. Wie für alle anderen Funktionalitäten auch, kann der Arbeitgeber auch den Vermittler für diese Funktion berechtigen.
 
Folgende Berechtigungen sind in der Vertragsgruppe möglich:

  • Lesen: Mit dieser Berechtigung können importierte Vertragsdaten eingesehen werden. 
  • Ändern: Mit dem Recht „Daten ändern“ steht zusätzlich die Funktion „Verträge importieren“ zur Verfügung.

Wie der Vertragsimport funktioniert, sehen Sie in diesem Erklärvideo.

Nach erfolgreicher Freischaltung steht in der Bestandsübersicht ein neuer Button „Verträge weiterer Versicherer“ mit der Aktion „Verträge importieren" zur Verfügung. Der Vertragsimport erfolgt dabei ganz einfach mit Hilfe einer Excel-Vorlage, die der Arbeitgeber befüllen muss.  Der einfachste Weg dafür ist die Erstellung  eins Abzugs aus dem Personalabrechnungssystem mit allen Mitarbeitern, die eine betriebliche Altersvorsorge bei einem weiteren Versicherer haben. Diese Informationen können dann in die Excel-Vorlage übernommen und dann importiert werden.

Für die Aktualisierung der Vertragsdaten ist es erforderlich, dass die bereits importierte Excel-Datei durch eine aktualisierte Excel-Datei ersetzt wird. Dies kann wiederum über die Funktion „Verträge importieren“ vorgenommen werden.

  • Vertragsänderungen für Verträge weiterer Versicherer mit wenigen Klicks 
  • Automatische Ergänzung und Aktualisierung der importierten Daten 
  • Verwaltung des kompletten bAV-Bestandes über eine Plattform Bessere Identifikation von Neugeschäftsmöglichkeiten durch die bAV-Gesamtsicht des Unternehmens 
  • Wettbewerbsvorteile 
  • Schriftwechsel zum Versicherer läuft über Caldera, wird digitalisiert und zum Download bereit gestellt

Zielgruppe: Die FirmenOnline Services für VwV können von bereits freigeschalteten Nutzern im Portal direkt beantragt werden. Um die Services nutzen zu können, muss zwingend auch die erste Stufe „Vertragsimport“ aktiviert und genutzt werden.

Ausführliche Informationen finden Sie im

Wie wird die neue Funktion gebucht und freigeschaltet?

Der Arbeitgeber importiert die Verträge weiterer Versicherer per Excel eigenständig und kostenfrei in die FirmenOnline Bestandsübersicht (Vertragsimport).  

Erläuterungen finden Sie in diesem Erklärvideo.
 
Nach dem Vertragsimport finden Sie dann die Aktion „FirmenOnline Services verwalten“ in der Bestandsübersicht, über die Sie das Buchungsportal aufrufen können.

Im Buchungsportal, das ausschließlich über FirmenOnline erreicht werden kann, werden alle relevanten Buchungsdaten erfasst und die erforderlichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und unserem Kooperationspartner, der Caldera Service GmbH, vollständig digital getroffen. Muster zu den Vereinbarungen finden Sie hier: 

Den Vertrags- und Datenservice dürfen wir als Allianz Leben nicht selbst übernehmen. Daher wird die Caldera Service GmbH eingesetzt.

Wichtiger Hinweis: Die Buchung kann nur von einer zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens vorgenommen werden.

Wie funktioniert der Vertrags- und Datenservice und welche Kosten entstehen?

Die Caldera Service GmbH übernimmt und überwacht die Umsetzung der Änderungsaufträge des Nutzers. Zusätzlich reichert sie die Vertragsdaten um weitere Informationen an, die sie bei den anderen Versicherern anfragt. (z.B. garantierten Leistungen, Tarife etc.).

Die Vergütung beträgt pauschal 2,00 EUR pro Vertrag und Monat zzgl. MwSt und wird von der Caldera Service GmbH in Rechnung gestellt. Die Vergütung fällt ausschließlich für Verträge weiterer Versicherer an, Allianz Verträge bleiben natürlich kostenfrei. Die Vereinbarung ist monatlich kündbar. Eine Pausierung ist möglich: im gewünschten Zeitraum fallen dann keine Kosten an und die Funktionalität wird inaktiv gestellt.

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2. FirmenOnline Services