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Verträge weiterer Versicherer
Vertragsimport für Verträge weiterer Versicherer
Spezialschulung zu den Services für Verträge weiterer Versicherer
In dieser Schulung geben wir Ihnen eine Überblick über die Services für die Verträge weiterer Versicherer.
Die Funktion „Vertragsimport“ steht zur Einführung bereits freigeschalteten Nutzern in FirmenOnline zur Beantragung zur Verfügung. Besteht noch kein Zugang zu FirmenOnline, muss dieser wie üblich vorab eingerichtet werden.
Was die neue Funktion „Vertragsimport“ bietet:
- Basisdaten-Uploadfunktion für Verträge weiterer Versicherer.
- Ansicht von Verträgen weiterer Anbieter in der Bestandsübersicht – alles auf einen Blick.
- Aktualisierung durch erneuten Upload.
Wie die neue Funktion freigeschaltet wird, sehen Sie in diesem Video.
Der Vertragsimport kann über einen neuen Button im Menüpunkt „Bestandsübersicht“ beantragt werden. Benötigt wird ein Datenschutzvertrag und die Freischaltung der berechtigten Personen. Beide Dokumente werden nach Eingabe weniger Daten im Portal erzeugt und müssen dann – wie auch der Freischaltantrag - ausgedruckt, unterschrieben, abgestempelt und per Mail (kontakt@firmenonline.de) oder Papier (Allianz Deutschland AG, FirmenOnline, 10900 Berlin) an FirmenOnline geschickt werden.
Der Datenschutzvertrag muss mit dem Versicherungsnehmer (Arbeitgeber) der Verträge bei weiteren Versicherern geschlossen werden.
Nutzer der Funktion „Vertragsimport“ erhalten nach der Freischaltung eine sogenannte Vertragsgruppe. Diese Vertragsgruppe bildet den Rahmen für alle Verträge weiterer Versicherer - ähnlich wie bei einem Gruppenvertrag. Nur so können diese Verträge in der Bestandsübersicht angezeigt und Berechtigungen für deren Verwaltung vergeben werden. Unter der Vertragsgruppe können dann die Vertragsdaten weiterer Versicherer in die Bestandsübersicht importiert werden.
Bei der Beantragung legt der Arbeitgeber fest, wer die Funktion Vertragsimport nutzen kann. Hierbei kann unterschieden werden, wer Daten importieren und wer diese nur einsehen kann. Wie für alle anderen Funktionalitäten auch, kann der Arbeitgeber auch den Vermittler für diese Funktion berechtigen.
Folgende Berechtigungen sind in der Vertragsgruppe möglich:
- Lesen: Mit dieser Berechtigung können importierte Vertragsdaten eingesehen werden.
- Ändern: Mit dem Recht „Daten ändern“ steht zusätzlich die Funktion „Verträge importieren“ zur Verfügung.
Wie der Vertragsimport funktioniert, sehen Sie in diesem Erklärvideo.
Nach erfolgreicher Freischaltung steht in der Bestandsübersicht ein neuer Button „Verträge weiterer Versicherer“ mit der Aktion „Verträge importieren" zur Verfügung. Der Vertragsimport erfolgt dabei ganz einfach mit Hilfe einer Excel-Vorlage, die der Arbeitgeber befüllen muss. Der einfachste Weg dafür ist die Erstellung eins Abzugs aus dem Personalabrechnungssystem mit allen Mitarbeitern, die eine betriebliche Altersvorsorge bei einem weiteren Versicherer haben. Diese Informationen können dann in die Excel-Vorlage übernommen und dann importiert werden.
Für die Aktualisierung der Vertragsdaten ist es erforderlich, dass die bereits importierte Excel-Datei durch eine aktualisierte Excel-Datei ersetzt wird. Dies kann wiederum über die Funktion „Verträge importieren“ vorgenommen werden.
Ausführliche Erläuterungen finden Sie im Schulungsfoliensatz.
FirmenOnline Services
- Vertragsänderungen für Verträge weiterer Versicherer mit wenigen Klicks
- Automatische Ergänzung und Aktualisierung der importierten Daten
- Verwaltung des kompletten bAV-Bestandes über eine Plattform Bessere Identifikation von Neugeschäftsmöglichkeiten durch die bAV-Gesamtsicht des Unternehmens
- Wettbewerbsvorteile
- Schriftwechsel zum Versicherer läuft über Caldera, wird digitalisiert und zum Download bereit gestellt
Zielgruppe: Die FirmenOnline Services für VwV können von bereits freigeschalteten Nutzern im Portal direkt beantragt werden. Um die Services nutzen zu können, muss zwingend auch die erste Stufe „Vertragsimport“ aktiviert und genutzt werden.
Ausführliche Informationen finden Sie im
- Vermittler- und Vermarktungsfoliensatz sowie im Spezialistenfoliensatz und
- in den Podcasts mit Axel-Robert Müller Folge 1 und Folge 2.
Wie wird die neue Funktion gebucht und freigeschaltet?
Der Arbeitgeber importiert die Verträge weiterer Versicherer per Excel eigenständig und kostenfrei in die FirmenOnline Bestandsübersicht (Vertragsimport).
Erläuterungen finden Sie in diesem Erklärvideo.
Nach dem Vertragsimport finden Sie dann die Aktion „FirmenOnline Services verwalten“ in der Bestandsübersicht, über die Sie das Buchungsportal aufrufen können.
Im Buchungsportal, das ausschließlich über FirmenOnline erreicht werden kann, werden alle relevanten Buchungsdaten erfasst und die erforderlichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und unserem Kooperationspartner, der Caldera Service GmbH, vollständig digital getroffen. Muster zu den Vereinbarungen finden Sie hier:
- Dienstleistungsvertrag
- Auftragsdatenverarbeitung
- Nutzungsbedingungen
- Datenschutzbedingungen
- Preismodell
Den Vertrags- und Datenservice dürfen wir als Allianz Leben nicht selbst übernehmen. Daher wird die Caldera Service GmbH eingesetzt.
Wichtiger Hinweis: Die Buchung kann nur von einer zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens vorgenommen werden.
Wie funktioniert der Vertrags- und Datenservice und welche Kosten entstehen?
Die Caldera Service GmbH übernimmt und überwacht die Umsetzung der Änderungsaufträge des Nutzers. Zusätzlich reichert sie die Vertragsdaten um weitere Informationen an, die sie bei den anderen Versicherern anfragt. (z.B. garantierten Leistungen, Tarife etc.).
Die Vergütung beträgt pauschal 2,50 EUR pro Vertrag und Monat zzgl. MwSt und wird von der Caldera Service GmbH in Rechnung gestellt. Die Vergütung fällt ausschließlich für Verträge weiterer Versicherer an, Allianz Verträge bleiben natürlich kostenfrei. Die Vereinbarung ist monatlich kündbar. Eine Pausierung ist möglich: im gewünschten Zeitraum fallen dann keine Kosten an und die Funktionalität wird inaktiv gestellt.
Häufige Fragen
1. Vertragsimport
Bei der Funktion „Vertragsimport“ handelt sich um eine Auftragsverarbeitung, deswegen ist einerseits der Abschluss eines Datenschutzvertrags und andererseits die Vergabe gesonderter Berechtigungen erforderlich.
Die Freischaltung erfolgt ganz einfach in wenigen Schritten. Klicken Sie einfach unter dem Button „Verträge weiterer Versicherer“ in der Bestandsübersicht auf die Aktion „zur Beantragung“. Sie werden dann automatisch zur Freischaltungsseite weitergeleitet. Ihre Accountdaten sind dabei bereits vorausgefüllt und wir benötigen nur wenige zusätzliche Angaben von Ihnen. Wenn alle Angaben erfasst sind, können Sie den Antrag erzeugen. Senden Sie uns diesen dann unterzeichnet und gestempelt per Post an die angegebene Adresse oder eingescannt per E-Mail an kontakt@firmenonline.de zu.
Sobald uns alle Unterlagen für die Beantragung vorliegen, erstellen wir für Sie eine sogenannte „Vertragsgruppe“ für die Verträge weiterer Versicherer. Über diese Vertragsgruppe können Sie die Vertragsdaten in die FirmenOnline Bestandsübersicht importieren. Die Funktion „Verträge importieren“ steht allen Personen, die für den Import unter dieser Vertragsgruppe berechtigt sind, zur Verfügung.
Mit der Funktion Vertragsimport können Sie personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter importieren - auch von Mitarbeitern, die mit der Allianz in keinem Vertragsverhältnis stehen. Sie beauftragen uns als Systembetreiber mit der Anzeige der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten ist hierfür ein Datenschutzvertrag erforderlich.
Im Zuge der Beantragung legen Sie fest, wer die Funktion Vertragsimport nutzen kann. Hierbei können Sie unterscheiden, wer Daten importieren und wer diese nur einsehen kann
Zugangsberechtigten Personen mit dem Recht "Daten ändern" steht die Funktion "Verträge importieren" zur Verfügung. Bitte beachten Sie auch, dass Änderungen, die an den Inhalten der Vertragsgruppe vorgenommen werden, von allen Personen eingesehen werden können, die auf die Vertragsgruppe Zugriff haben.
Zugangsberechtigte Personen, die für die Vertragsgruppe das Recht „Daten lesen“ besitzen, können Inhalte der jeweiligen Vertragsgruppe sehen, aber nicht ändern.
Für die Anzeige von Verträgen weiterer Versicherer in FirmenOnline benötigen wir ein eindeutiges Merkmal, unter dem all diese Verträge zusammengefasst werden. Die Vertragsgruppe stellt dieses Merkmal dar, damit Sie Verträge weiterer Versicherer gesammelt importieren können. Zudem wird für jede Vertragsgruppe festgelegt, wer den Vertragsimport vornehmen und wer die importierten Vertragsdaten einsehen darf.
Nein, es ist nicht erforderlich eine Vertragsgruppe je Versicherer anzulegen. Sie können alle Verträge, auch unterschiedlicher Versicherer, in dieselbe Vertragsgruppe importieren.
Nachdem die Funktion erfolgreich freigeschaltet und die Vertragsgruppe eingerichtet wurde, steht Ihnen in der Bestandsübersicht unter der Auswahl „Verträge weiterer Versicherer“ die Aktion „Verträge importieren“ zur Verfügung. Über diese Aktion können Sie den Vertragsimport starten. Für den Vertragsimport benötigen wir eine Excel-Datei mit folgenden Pflichtangaben zu den einzelnen Personen: Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Versicherer, Vertragspartner und Beitrag.
Zusätzlich können Sie noch weitere optionale Daten wie Personalnummer, Diensteintritt, Beginn, Ablaufdatum, Finanzierungsart, Förderungsart usw. angeben. Eine Vorlagendatei stellen wir Ihnen dabei zur Verfügung. Die Datei können Sie befüllen, indem Sie alle Mitarbeiter über einen Abzug aus Ihrem Personalabrechnungssystem identifizieren, die eine betriebliche Altersvorsorge bei weiteren Versicherern besitzen. Diese Informationen können Sie in das Vorlagen-Excel übernehmen und dann importieren.
Überprüfen Sie die Fehlermeldung und korrigieren Sie ggf. die Vertragsdaten aus Ihrer Excel-Datei. Bestenfalls nutzen Sie die zur Verfügung gestellte Excel-Vorlage.
Unseren Support erreichen Sie unter 0800 474 0112.
Eine automatische Aktualisierung der importieren Daten erfolgt nicht. Für die Anpassung der Vertragsdaten ist es erforderlich, dass Sie die bereits importierte Excel-Datei mit einer neuen angepassten Excel-Datei ersetzen. Dies können Sie über die Funktion „Verträge importieren“ vornehmen.
Alternativ können Sie FirmenOnline Services buchen, welche den Datenservice enthält, mit dem eine Aktualisierung und Erweiterung der Daten erfolgt. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt „2. FirmenOnline Services“.
2. FirmenOnline Services
FirmenOnline Services beinhaltet den Vertragsservice, mit welchem Sie zu den über den Vertragsimport importierten Verträgen Änderungen wie z.B. Adress- oder Namensänderungen auslösen können. Sollten Sie im Aktionsmenü nicht die passende Änderung finden, nutzen Sie einfach den sonstigen Auftrag.
Des Weiteren beinhaltet FirmenOnline Services den Datenservice. Hierbei werden die über den Vertragsimport importierten Daten automatisch erweitert und aktualisiert. Dies sind u.a. Informationen zu garantierten Leistungen, Tarifen, Beitragszahlung etc.
Das Angebot von FirmenOnline Service erfolgt gemeinsam mit unserem Kooperationspartner der Caldera Service GmbH. Im Rahmen der Buchung von FirmenOnline Services wird ein Dienstleistungs- und Datenschutzvertrag zwischen dem in der jeweiligen Vertragsgruppe hinterlegten Vertragspartner und der Caldera Service GmbH abgeschlossen.
Auf dieser Grundlage, sowie dem bereits abgeschlossenen Datenschutzvertrag und den FirmenOnline Nutzungsbedingungen, wird nach erfolgreicher Buchung von FirmenOnline Services die Caldera Service GmbH als Ihr Dienstleister, mittels der von Ihnen über den Vertragsimport zur Verfügung gestellten Daten, auf den jeweiligen Versicherer zugehen und dort die aktuellen Vertragsdaten anfordern. Sobald vom Versicherer aktuelle Daten vorliegen, werden diese von der Caldera Service GmbH zurück an FirmenOnline übermittelt und Ihnen dort in der Bestands- und Detailansicht angezeigt. (Datenservices). Der Umfang und Aktualisierungszyklus der Daten ist vom jeweiligen Versicherer abhängig.
Ebenfalls werden die Aufträge, die Sie zu den über den Vertragsimport importierten Verträgen weiterer Versicherer abschicken, ebenfalls über die Caldera Services GmbH abgewickelt und nachgehalten (Vertragsservices).
Zum besseren Verständnis finden Sie hier ein Prozessdiagramm:
Um FirmenOnline Services nutzen zu können, ist zunächst zwingend die Freischaltung für den Vertragsimport und ein erster Import erforderlich. Ist dies bereits erfolgt, können Sie FirmenOnline Services je Vertragsgruppe ganz einfach direkt online buchen.
Die Buchung muss je Vertragsgruppe einzeln erfolgen. Dabei wird zwischen dem in der jeweiligen Vertragsgruppe hinterlegten Vertragspartner und der Caldera Service GmbH ein Dienstleistungs- und Datenschutzvertrag geschlossen. Dementsprechend kann die Buchung nur durch den Vertragspartner durchgeführt werden.
Sofern Sie für die in der Vertragsgruppe genannten Firma zeichnungsberechtigt sind (z.B. Prokura) und das Recht „Daten ändern“ auf die Vertragsgruppe haben, können Sie die Buchung direkt selbst online durchführen. Falls Sie nicht selbst zeichnungsberechtigt sind, können Sie die Buchung online starten und dann im Rahmen des Buchungsprozesses eine zeichnungsberechtigte Person der Firma angeben, die dann die Buchung bestätigen kann.
Bitte beachten Sie, dass mit der Buchung auch der Dienstleistungs- und Datenschutzvertrag abgeschlossen wird. In Ihrer Funktion als Versicherungsvermittler oder Versicherungsmakler können Sie nicht als zeichnungsberechtigte Person für die Firma auftreten. Es ist immer eine zeichnungsberechtigte Person der in der Vertragsgruppe hinterlegten Firma erforderlich.
Es fallen Kosten in Höhe von 2,50 EUR netto je Einzelvertrag und Monat an. Die Gesamtkosten sind also abhängig von Ihrem über den Vertragsimport importierten Bestand.
Die monatlichen Rechnungen werden per E-Mail an die vom Vertragspartner angegebene Adresse geschickt. Ihre Rechnungen können Sie aber auch jederzeit auf der Buchungsseite der Caldera Service GmbH einsehen.
Sie können FirmenOnline Services ganz einfach über die Buchungsseite der Caldera Service GmbH pausieren. Das Vertragsverhältnis mit der Caldera Service GmbH besteht dann weiterhin und eine Reaktivierung kann sehr einfach stattfinden. Ihre bereits einmal über den Datenservice aktualisierten und erweiterten Daten stehen dann sofort wieder zur Verfügung.
FirmenOnline Services ist monatlich kündbar. Die Kündigung für FirmenOnline Services richten Sie bitte schriftlich an die:
Caldera Service GmbH
Borsteler Chaussee 55
22453 Hamburg
Tel.: +49 40 228 170 925
Bitte beachten Sie, dass damit auch der abgeschlossene Dienstleistungs- und Datenschutzvertrag gekündigt wird. Damit werden auch alle über den Datenservice aktualisierten und erweiterten Daten gelöscht. Im Vergleich zum Pausieren, müssen diese Daten bei einer erneuten Buchung erst wieder neu beim Versicherer angefordert werden.