Ihre Ansprechpartner
Freischaltung
Freischaltung
Mit der Einführung des sog. FirmenAdministrators (FirmenAdmin) gibt es zwei Freischaltungsanträge zur Freischaltung von Nutzern und Verträgen:
- Freischaltungsantrag für den FirmenAdmin und weiterer Personen
- Freischaltungsantrag für Vermittler. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Vermittler sich auch direkt über den Vermittler-Zugang im Portal einloggen können und automatisch Zugriff auf ihre Bestandsverträge erhalten (weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite).
In dieser Präsentation erfahren Sie, wann Sie welchen Freischaltungsantrag für eine Freischaltung verwenden müssen. Weitere Informationen zum FirmenAdmin und dem damit verbundenen Freischaltungsprozess erhalten Sie in der Rubrik „FirmenAdmin“ (insbesondere im Webinar).
Basissschulung zur Freischaltung
In dieser Schulung geben wir Ihnen einen Überblick über das Thema Freischaltung.
Ablauf einer Freischaltung über den Freischaltungsantrag
- Unter https://www.firmenonline.de/freischaltung.html wird der passende Freischaltungsantrag befüllt. Am Ende des Prozesses muss der Freischaltungsantrag von einer zeichnungsberechtigten Person1 unterschrieben werden. Die Unterschrift kann digital erfolgen. Möglich ist:
- Einfache elektronische Signatur (eingescannte Signatur),
- Fortgeschrittene Signatur (biometrisch) oder
- Qualifizierte Signatur durch Drittanbieter (Adobe Sign/ DocuSign). - Der unterschriebene Antrag wird per E-Mail an kontakt@firmenonline.de oder per Post an die (im Freischaltungsantrag) aufgedruckte Adresse versendet. Nach Eingang und erfolgreicher Prüfung des Freischaltungsantrags im Service Center und im Betriebsgebiet werden die Zugangsdaten an die Nutzer per E-Mail mit einem Link zur Passwortvergabe verschickt. Parallel zur Zugangskennung erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Link zur Passwort-Vergabe.
- Nach Erhalt der Zugangsdaten kann sich der Nutzer sich in FirmenOnline einloggen. Achtung: Beim Login in das Portal ist es möglich, dass noch nicht alle angegebenen Gruppenverträge sichtbar sind. Das bedeutet, dass die fehlenden Gruppenverträge und Personengruppen noch im Betriebsgebiet angelegt werden müssen oder noch in Prüfung sind.
- Sobald der eingereichte Freischaltungsantrag vollständig bearbeitet wurde, erhalten alle angegebenen Nutzer eine Abschlussmail
1) Eine "Zeichnungsberechtigte Person" (Vorstand / Geschäftsführung / Prokurist / Mindestanforderung „i.V.“) ist für die im Freischaltungsantrag genannten Firmen (Versicherungsnehmer) beauftragt und bevollmächtigt, Erklärungen im Namen und mit Wirkung gegenüber dem Versicherungsunternehmen abzugeben.
Besonderer Hinweis zur Ergänzungsvereinbarung für Makler
Sofern eine Maklervollmacht vorliegt, kann der Freischaltungsantrag für Vermittler auch vom Maklerhaus unterzeichnet werden. Bitte reichen Sie hierfür sowohl den Freischaltungsantrag für Vermittler als auch die Ergänzungsvereinbarung für Makler im Service Center ein (an kontakt@firmenonline.de).
Bitte beachten Sie, dass über die Maklervollmacht ausschließlich Mitarbeiter des Maklerhauses freigeschaltet werden können.
Eine Freischaltung von firmeneigenen Mitarbeitern oder anderen Dienstleistern (z.B. Steuerberater) des Firmenkunden darf nur durch den Firmenkunden beantragt werden.
FirmenAdmin
Mit der Einführung des sogenannten FirmenAdministrators (FirmenAdmin) können firmeninterne Mitarbeiter direkt im Portal freigeschaltet und die Vertragsrechte von Nutzern verwaltet werden – und das ganz einfach und volldigital im Admin-Bereich des Arbeitgeber-Portals. Detailliertere Informationen zum FirmenAdmin und zur Nutzung im Arbeitgeber-Portal erhalten Sie in dieser Präsentation.
Webinar: Einführung des FirmenAdmins
In diesem Webinar zur Einführung des FirmenAdmins erfahren Sie mehr über das Konzept des FirmenAdmins. Außerdem wird über eine ausführliche Live-Demo aufgezeigt, welche Möglichkeiten der Administrations-Bereich im Arbeitgeber-Portal bietet und wie der aktuelle Freischaltungsprozess aussieht.
(Hinweis: Die Vorstellung des FirmenAdmins im Webinar beginnt bei ca. 10:40 min.)
Berechtigungen
Wer kann für FirmenOnline berechtigt werden?
Mögliche Berechtigte sind z. B. HR-Mitarbeiter bzw. Personaler, Vermittler, Steuerberater oder Allianz-Spezialisten.
Wie erfolgt die Vergabe und Löschung von Berechtigungen?
Berechtigungen auf Flotten-, bAV- und bKV-Verträge für den Firmenkunden und die Vermittler werden im Rahmen der digitalen Freischaltung unter https://www.firmenonline.de/freischaltung.html vergeben. Vermittler mit persönlichem Allianz-Benutzerschlüssel können sich auch über den Vermittler-Zugang im Portal einloggen. Eine Freischaltung des Zugangs und der Bestandsverträge ist in diesem Falle nicht erforderlich.
Wenn im Nachgang weitere firmeninterne Mitarbeiter freigeschaltet werden sollen, können diese im Admin-Bereich durch den FirmenAdmin oder einen Admin freigeschaltet werden.
Im Admin-Bereich können Berechtigungen auch geändert oder gelöscht werden.
Folgende Berechtigungen stehen zur Verfügung:
- Bestand lesen (Flotten-, bAV- und bKV-Verträge)
- Bestand ändern (bAV- und bKV-Verträge)
- Berechnen (nur für bAV-Verträge möglich)
- Mitarbeiter anmelden (bAV- und bKV-Verträge)
- Abrechnung lesen (Flotten-, bAV- und bKV-Verträge)
- Dokumentendownload (Flotten-, bAV-, bKV-Verträge)
Häufige Fragen
Freischaltung/Einrichtung
Grundsätzlich können alle ABS-Kollektivverträge und Firmeneinheiten beginnend mit z.B. „AS-XXXXXX…“ freigeschaltet werden.
Sobald wir den Freischaltungsantrag bearbeitet haben, erhalten Sie Ihre persönliche Zugangskennung per E-Mail mit einem Link zur Passwortvergabe. Zusätzlich erhalten Sie eine Mail zur Passwort-Vergabe. Mit dem vergebenen Passwort sowie der Zugangskennung können Sie sich in FirmenOnline anmelden.
Weitere Flottenverträge können über einen Freischaltungsantrag freigeschaltet werden. Die bereits freigeschalteten Verträge müssen nicht erneut im Antrag angegeben werden.
Der Freischaltungsprozess erfolgt in unterschiedlichen Einheiten der Allianz und ist abhängig von der Bearbeitungszeit der einzelnen Einheiten – auch von der Einrichtung des zugrundeliegenden Rahmenvertrages. Jeder Freischaltungsantrag ist mit einer eigenen Antrags-ID gekennzeichnet und als separater Vorgang zu sehen.
Der Vermittler muss kein zweites Mal zum Kunden. Er kann bereits im Vorfeld den digitalen Freischaltungsantrag unter https://www.firmenonline.de/freischaltung.html ausfüllen. Darin besteht die Möglichkeit, einen neuen Rahmenvertrag anzugeben, zu dem die Rahmenvertragsnummer noch nicht bekannt ist. Zusätzlich wird im Antrag für den Rahmenvertrag unter Schritt 3 „FirmenOnline“ die erzeugte Antrags-ID angegebenen. Die Antrags-ID finden Sie im Freischaltungsantrag. Beide Dokumente können anschließend über das LSZ an das Betriebsgebiet weitergeleitet werden.
FirmenAdmin
Den Admin-Bereich finden Sie im Arbeitgeber-Portal unter der Account-Verwaltung oben rechts in der Navigationsleiste. Klicken Sie dort auf das Personen-Icon, über das Sie zur Account-Verwaltung gelangen:
Der Admin-Bereich setzt sich aus den Bereichen „Nutzer & Verträge“ und „Letzte Änderungen“ zusammen.
In einem Freischaltungsantrag kann immer nur ein FirmenAdmin angegeben werden. Allerdings könnte es mehrere FirmenAdmins zu einer Firma geben, wenn mehr als ein Freischaltungsantrag mit unterschiedlichen FirmenAdmins zu einer Firma eingereicht werden.
Ein FirmenAdmin kann nur ein Mitarbeiter aus einer Firma (z.B. Mitarbeiter in der Personalabteilung) sein.
Nein. Die Rolle des FirmenAdmins ist nur für firmeneigene Mitarbeiter der Firma vorgesehen.
Nein. Der FirmenAdmin kann die Verwaltung der Nutzer auch selbstständig im Portal durchführen. Sofern die verwaltende Aufgabe zur Nutzeranlage und -verwaltung nicht vom FirmenAdmin selbst ausgeführt werden soll, können ein oder mehrere Nutzer zum Admin benannt werden. Eine Begrenzung gibt es nicht.
Aus rechtlichen Gründen ist es aktuell nicht möglich, dass ein Vermittler weitere Nutzer direkt im Portal freischalten kann. er FirmenAdmin oder ein Admin aus der Firma kann weitere firmeneigene Mitarbeiter im Portal freischalten.
Nein, bestehende Nutzer (unabhängig ob es sich hierbei um einen Vermittler oder eine firmeninterne Person handelt) müssen nicht neu freigeschaltet werden um FirmenOnline wie bisher nutzen zu können. Die Rechte an den bisher freigeschalteten Verträgen gehen nicht verloren.
Ein neuer FirmenAdmin muss aktuell über einen Freischaltungsantrag freigeschaltet werden. Zusätzlich muss der vorherige FirmenAdmin-Account deaktiviert werden. Bitte informieren Sie uns per E-Mail (kontakt@firmenonline.de) über den bisher bestehenden FirmenAdmin, damit wir diesen aus FirmenOnline entfernen können.
Ja. Der FirmenAdmin muss über einen Freischaltungsantrag freigeschaltet werden.
Vermittler können nicht direkt im Admin-Bereich freigeschaltet werden. Zur Freischaltung ist ein separater Freischaltungsantrag für Vermittler ( https://www.firmenonline.de/freischaltung-vermittler.html) erforderlich.
Der Vermittler als Admin erhält alle Vertragsrechte (Bestand lesen, Bestand ändern, Berechnen, Mitarbeiter anmelden, Abrechnung lesen) zur Verwaltung der freigeschalteten Verträge bereits über den Freischaltungsantrag.
Die Freischaltung weiterer Vermittler muss über den gesonderten Freischaltungsantrag für Vermittler (https://www.firmenonline.de/freischaltung-vermittler.html) erfolgen.
Der Vermittler als Admin kann den Admin-Bereich einsehen. Er kann sehen, welche Nutzer mit welchen Rechten („Bestand lesen, Bestand ändern, Berechnen, Mitarbeiter anmelden, Abrechnung lesen“) auf Verträge Zugriff haben. Eine Änderung der Vertragsrechte oder das direkte Freischalten weiterer Nutzer ist für den Vermittler als Admin jedoch aktuell nicht möglich.
Bei der Freischaltung von Vermittlern muss aus Sicherheitsgründen eine zusätzliche manuelle Prüfung erfolgen, ob die Verträge überhaupt in den Bestand des Vermittlers fallen.
Die Vertragsrechte eines Vermittlers können nicht vergeben oder entzogen werden. Sofern weitere Vertragsrechte an einen Vermittler vergeben werden sollen muss dies über den Freischaltungsantrag für Vermittler (https://www.firmenonline.de/freischaltung-vermittler.html) erfolgen.
Wenn der Gruppenvertrag noch nicht für FirmenOnline freigeschaltet wurde, erfolgt die Freischaltung des Vertrages über einen Freischaltungsantrag. In diesem Freischaltungsantrag kann dann der bestehende FirmenAdmin angegeben werden, für den der Vertrag freigeschaltet werden soll.
Berechtigungen/ Löschungen/ Account-Verwaltung
Der Nutzer kann seinen Zugang selbst über die Account-Verwaltung löschen. Ein FirmenAdmin oder Admin kann über die Account-Verwaltung auch andere Accounts löschen.
Nein. Ein neuer Account muss zunächst freigeschaltet werden.
In der Account-Verwaltung können unter dem Reiter „Eigene Vertragsrechte“ die Berechtigungen zu den Verträgen eingesehen werden:
In der Account-Verwaltung können unter dem Reiter „Gruppenverträge & Rechte“ die Berechtigungen zu den Verträgen eingesehen werden.